Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

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Rückgabe am: …

    Vermutlich dauert es ein wenig, bis sich alle Mitarbeiter an die Liste gewöhnt haben. Bleiben Sie hartnäckig und erinnern Sie Ihre Kollegen immer wieder daran, sich ein- und auszutragen.
So lagere ich meine Akten richtig
    Die Lagerung aller Dokumente bestimmen Sie nach dem Aspekt, wie häufig Sie diese benötigen. Unterscheiden Sie zwischen
Arbeitsakten: Das sind Dokumente, die Sie täglich oder wöchentlich brauchen. Bewahren Sie diese in Ihrer Schreibtischablage auf, also in direkter Reichweite am Schreibtisch.
Nachschlageakten: Darunter fallen Dokumente, die Sie nur ein- bis zweimal im Monat benötigen. Bewahren Sie diese an anderer Stelle im Büro auf.
Archivakten: Hierzu zählen Dokumente, die Sie vielleicht einmal im Jahr brauchen oder aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen. Bringen Sie diese im Keller unter oder an einem sonstigen Ort, wo sie niemanden stören – am besten in Kartons verpackt und nach Jahrgängen geordnet. So können Sie später alles leichter entsorgen!

    Eine gute Ablage zeichnet sich dadurch aus, wie einfach ihre Inhalte auch für andere zu finden sind: Sind Sie, die alles angelegt hat, mal nicht da, müssen sich Ihre Kollegen und Kolleginnen auch ohne Sie zurechtfinden. Von den Flüchen und Verwünschungen, die bei der vergeblichen Suche nach wichtigen Unterlagen ausgestoßen werden, kann manche Bürotapete ein Lied singen.

Abwesenheit
    Auch in Abwesenheit glänzen!
    Philosophie des Schweizer Softwareentwicklers emni GmbH
    Wie gut eine Arbeitskraft ist, merken Kollegen und Vorgesetzte erst, wenn sie nicht da ist. Haben Sie sich einmal gefragt, was geschieht, wenn Sie nicht da sind? Wie stellen Sie es an, dass Sie in Ihrer Abwesenheit von Vorgesetzten und Kollegen vermisst werden, Ihre Arbeit aber dennoch nicht liegen bleibt? Sie müssen Ihre Vertretung so gut einarbeiten, dass möglichst viele Ihrer Aufgaben reibungslos übernommen und exakt in der Weise erledigt werden, wie Sie es vorgeben.
Führen Sie auch in Ihrer Abwesenheit Regie
    Wenn Sie nicht da sind, müssen Sie von außen Regie führen. Tragen Sie Sorge, dass alles ohne Aufregung weiterläuft und die Person, die für Sie einspringt, sich rasch in Ihrer Ordnung zurechtfindet:
Organisieren Sie Ihre Ablage von vornherein so transparent wie möglich, damit auch Kollegen außerhalb Ihrer Abteilung schnell Zugriff auf die Dokumente haben.
Sorgen Sie dafür, dass alle Kontaktdaten, die für Ihr Sekretariat relevant sind, immer auf neuestem Stand und zugänglich sind.
Beschriften Sie Stempel, Ablagekörbe und Schlüssel so, dass die Systematik für andere durchschaubar und logisch ist.
Händigen Sie Ihrer Vertretung einen Aktenplan aus: Darin sind alle Dokumente aufgeführt, die sich weder rein alphabetisch noch numerisch logisch zuordnen lassen.
Bewahren Sie Gebrauchsanweisungen für technische Geräte aneinem festen Platz für alle zugänglich auf.
    Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie mit allen Aufgabenbereichen von A blage bis Z ahlungseingänge nicht im Verzug sind. Dann müssen Sie vor einer längeren Abwesenheit nicht unter großem Zeitdruck Ihre Vertretung einarbeiten!
Hinterlassen Sie Ihrer Stellvertretung eine Tätigkeitsliste
    Schriftliche Handreichungen helfen Ihrer Vertretung in jedem Fall weiter. Am besten, Sie erstellen ein kleines «Benutzerhandbuch». Darin listen Sie alle Tätigkeiten auf, die zu Ihrem Aufgabengebiet und Ihrem Abteilungsalltag gehören. Nach dieser Arbeitsplatzbeschreibung kann sich Ihre Vertretung richten.
Führen Sie alle komplexeren wiederkehrenden Aufgaben auf. Nummerieren Sie die einzelnen Tätigkeiten durch und verwenden Sie die Liste als Inhaltsverzeichnis für Ihr Handbuch.
Erstellen Sie für jede dieser Tätigkeiten einen kurzen Leitfaden. Erläutern Sie Schritt für Schritt, wie vorgegangen werden muss. Achten Sie darauf, jeweils die Länge einer DIN-A4-Seite pro Tätigkeit nicht zu überschreiten, damit die Aufstellung übersichtlich bleibt.
Geben Sie das «Handbuch» einer Kollegin zum Gegenlesen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Aufzeichnungen auch für Nicht-Insider verständlich sind.
Weihen Sie Ihren Chef ein und legen Sie Ihre Tätigkeitsliste gut sichtbar im Büro ab. Heften Sie einen Vermerk an, damit jene, die das Handbuch benutzen, es auch wieder an ihren Platz zurücklegen!
Wenn Sie längere Zeit nicht da sind …
    Falls Sie nicht nur ein paar Tage, sondern für längere Zeit abwesend sind, sollten Sie Ihre Aufgabenlast nicht auf die Schultern