Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

höchstpersönlich.
91 Prozent sind grundsätzlich für alle Fragen im Büro verfügbar.
73 Prozent sprechen Termine selbst ab.
70 Prozent beantworten Anrufe direkt.
62 Prozent bereiten Vorträge allein vor.
34 Prozent lesen Geschäftskorrespondenz exklusiv.
17 Prozent lösen Computerprobleme in Eigenregie – oder versuchen es.
15 Prozent buchen Reisen ohne die Hilfe einer Sekretärin.
    (Quelle: UPS Europe Business Monitor)
So helfen Sie, Zeit zu sparen
    Jetzt kennen Sie bereits acht Vorgänge, bei deren Erledigung Sie Ihren Chef wirksam entlasten können. Es gibt aber weitere Möglichkeiten, Ihrem Vorgesetzten beim Zeitsparen zu helfen:
Schild an die Tür: Wenn Ihr Chef in Ruhe arbeiten möchte, hängen Sie ein rotes Schild mit weißem Balken an die Tür: Istder Zugang auf diese Weise blockiert, wissen alle Besucher, dass jetzt nicht gestört werden darf.
Besucher abfangen: Lassen Sie niemanden ohne Termin zu Ihrem Chef vor.
Besucher selber besuchen: Gespräche, die Ihr Chef kurz halten möchte, führt er im Büro des Gesprächspartners. Warum? Es ist leichter zu gehen, als jemanden hinauszukomplimentieren.
Terminfreie Zeiten reservieren: Blocken Sie für Ihren Chef mindestens einen Vor- oder Nachmittag pro Woche ohne Termine. Diese Stunden gehören ihm!
Kürzere Termine vereinbaren: Wird für einen Termin eine volle Stunde veranschlagt, nimmt der Besucher diese garantiert in Anspruch. Vergeben Sie von vornherein nur Termine von 15, maximal 30 Minuten Dauer.

    Weitere Chefentlastungs-Tipps finden Sie in diesem Buch unter den Einträgen «E-Mail-Verkehr», «Telefonate», «Terminvereinbarung» und «Fünf Minuten am Morgen».
So erleichtern Sie Ihrem Chef das Kooperieren
    Viele Chefs, das hat die oben zitierte Umfrage ergeben, arbeiten eigenbrötlerisch vor sich hin und sind wenig kooperationsbereit. Manche geben Unterlagen gar nicht heraus, andere nur freitags kurz vor Dienstschluss – und dann am liebsten stapelweise. Dabei würden sie sich selbst einen stressvermeidenden Gefallen tun, wenn sie alle Vorgänge rechtzeitig in Umlauf brächten. Manchmal bedarf es dazu nur eines kleinen Anschubs: Stellen Sie einen Behälter mit der deutlichen Beschriftung «Ablage» ins Chefzimmer. Platzieren Sie den Korb aber nicht auf seinem Schreibtisch, da liegt schon genug herum! Suchen Sie sich einen Ort aus, den Ihr Chef erreichen kann, ohne extra aufzustehen. Das erleichtert es ihm, alle Unterlagen, die er nicht mehr braucht, dort für Sie abzulegen. Sollte diese Methode nicht funktionieren, bringen Sie Haftzettel auf den Unterlagen an, die Sie ihm hineinreichen – mit Hinweisen wie «Bitte zurück» oder «Bitte zurück in Ablage». So wird der Schreibtisch Ihres Chefs leerer, er muss Unterlagen nicht mehrfach in die Hand nehmen, und die Vorgänge werden rascher bearbeitet.
Sechs Fragewörter, die Sie unterstützen
    Geben Sie Ihrem Chef keine Informationen über eine Angelegenheit, bevor Sie nicht ausführliche Details zu sechs Fragen gesammelt haben:
Wer?
Was?
Wann?
Wo?
Warum?
Wie?
    Jede Information, die Sie erreicht – und die Sie anschließend an Ihren Chef leiten –, bereiten Sie nach diesem Muster auf. Haben Sie erst einmal eine Routine darin entwickelt, erfährt Ihr Chef zuverlässig, rasch und gründlich alles, was er über einen Vorgang wissen muss, bevor er selbst sich damit befasst.

Delegieren
    Es gibt viele Dinge, die man selber erledigen muss.
Zum Beispiel alle die, die man nicht delegieren kann.
    Nadine Gramling, US-Managerin
    Warum tun wir uns so schwer damit, Aufgaben zu delegieren? Viele fürchten, dass alles, was sie nicht selbst erledigen, fehlerhaft ausgeführt wird. Hinzu kommt die Angst, als unfähig, faul oder nicht belastbar abgestempelt zu werden, nur weil man eine Arbeit abgibt. Delegieren ist die Kunst, Aufgaben zur rechten Zeit an die richtigen Leute weiterzugeben. Erst dadurch beweisen Sie Weitblick und Kompetenz: Für Ihre Firma oder Ihre Abteilung kommt es schließlich darauf an, dass die Aufgaben erledigt werden.
Welche Aufgaben können Sie abgeben?
    Legen Sie fest, welche Aufgaben Sie delegieren wollen. Die entscheidende Frage lautet: Welche Arbeit kann ein Kollege effizienter erledigen als Sie? Aufgaben, die sich zum Delegieren eignen, sind
Routineaufgaben,
Spezialfragen, die nicht in Ihren Kernbereich fallen,
Tätigkeiten, die nicht zu Ihren persönlichen Stärken gehören,
vorbereitende Arbeitsschritte.
    Machen Sie sich zu jedem delegierten Vorgang Notizen: An wen haben Sie welche