Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

Ablage
    Yes, I have a
system that’s all my own
And it can’t be explained and it can’t be shown
I file by number, I file by letter
I file by ways that are ten times better
I file by subject, I file by date
I file by city, I file by state
    Elizabeth Ann Christman, amerikanische Schriftstellerin
    In ihrem Song of A Successful Secretary lüftete die amerikanische Schriftstellerin Eliszabeth Ann Christman bereits 1939 das Geheimnis von erfolgreichen Sekretärinnen: Es ist die Ablage, die sie unentbehrlich macht. Ob Miss Christman noch heute mit ihrem Organisations- und Ordnungssystem punkten könnte? Längst ist das Büro ein Teamarbeitsplatz geworden, an dem niemand das Monopol auf Durchblick für sich allein beanspruchen darf.
So ist Ihre Ablage übersichtlich
    In Ihrem Büro organisieren Sie die Ablage so, dass nicht nur Sie alles wieder finden. Im Fall Ihrer Abwesenheit müssen auch Ihre Vertretung, Ihr Chef und Ihre Mitarbeiter mit Ihrem System zu Rande kommen. In sieben Schritten kriegen Sie das hin:
Von allen Informationen, die Sie in Umlauf geben, behalten Sie das Original. Das gehört in Ihre Ablage! Die Kopie geben Sie weiter – versehen mit dem Stempel «Kann nach Kenntnisnahme vernichtet werden». Kopien, die Sie erhalten, wandern in den Papierkorb: Der Versender in Ihrem Unternehmen kann Ihnen jederzeit eine neue zur Verfügung stellen.
Schreiben Sie keine zweiseitigen Briefe. Formulieren Sie Ihreeigenen Texte so kurz und klar wie möglich! Das spart Papier und Zeit und schafft eine Win-Win-Situation: für Ihre Ablage und für den Empfänger.
Drucken Sie keine E-Mails aus. Sollte es doch einmal erforderlich sein, werfen Sie diese nach Bearbeitung weg. Sie haben ja noch eine elektronische Version.
Beseitigen Sie regelmäßig Altlasten. Achten Sie auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und vernichten Sie nicht mehr benötigte Unterlagen.
Legen Sie einen Aktenplan (siehe «Aktenplan») mit einer Stichwortliste an. Darin sollten alle abgelegten Informationen über eine Liste mit Suchbegriffen zu finden sein.
Dazu ein Tipp: Listen Sie mehrere Suchbegriffe auf, damit Sie auf jeden Fall fündig werden! Diese Liste mit den Verweisen zu den Ordnungsbegriffen und die Standortübersicht sollten Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern und Ihrer Vertretung jederzeit zugänglich sein! Idealerweise haben Sie die Liste im PC angelegt, damit sie erweiterbar bleibt. Zusätzlich hängt sie ausgedruckt in jedem Schrank.
Wählen Sie farbige Mappen und Ordnerrückseiten. Die lassen sich auf Anhieb zuordnen. Beispiel: Rot für Rechnungen, Grün für Projekte, Gelb für Korrespondenz.
Arbeiten Sie zusätzlich mit Symbolen: Das Logo Ihrer Hausbank klebt auf dem entsprechenden Ordner. Auf die Mappe mit Immobilien-Unterlagen malen Sie ein Haus. Ein Foto des Chefs kennzeichnet seinen Privatordner.
Machen Sie jährlich einen Registratur-Check
    Unterziehen Sie Ihre Ablage von Zeit zu Zeit einer Überprüfung. Am besten, Sie machen jedes Jahr einen gründlichen Registratur-Check. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit, ob
die Registratur in übersichtliche Abschnitte gegliedert ist;
die einzelnen Akten deutlich und gut lesbar beschriftet sind;
an jedem Ordner außen gut lesbar steht, wann er vernichtetwerden darf;
jeweils ein Vorgang zusammengefasst und an einer Stelle zu finden ist;
nach welchen Kriterien (ABC, sachlich, Stichwörter) gegliedert wird;
wirklich alle Vorgänge zentral abgelegt wurden oder werden;
es einen bindenden, bei Bedarf aktualisierten Ablageplan gibt;
gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen beachtet werden;
alle Vorschriften jedem Mitarbeiter bekannt sind;
deren Einhaltung überprüft wird;
Ordner, Hefte und Mappen nicht überquellen, sondern so gefüllt sind, dass man in ihnen etwas nachschlagen kann;
auch die Registraturmöbel in gutem Zustand sind.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Ihr System ein
    Wenn mehrere Mitarbeiter Zugang zu Ihrer Ablage haben, verschwindet schnell einmal ein wichtiges Dokument – nach dem Sie dann stundenlang suchen! Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Unterlagen nur noch dann entnommen werden, nachdem sie
in einer dafür vorgesehenen Liste eingetragen worden sind und
für die Ausleihzeit durch ein Hinweisblatt in Signalfarbe ersetzt wurden.
    Tipp: Bringen Sie direkt am Standort neben dem Aktenplan eine Liste an. Hängen Sie einen Stift daneben. Ihre Liste sollte Platz für folgende Einträge schaffen:
Ordner Nr.: …
Entliehen von: …
Entliehen am: