Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

Ihrer Kolleginnen verteilen. Die werden sich für die Mehrarbeit bedanken! Die Lösung ist in einem solchen Fall eine Zeitarbeitsfirma. Es sollte nicht irgendein Anbieter sein, sondern einer, der in Ihrer Nähe ist und für die Qualität seiner Arbeitskräfte bürgen kann. Daher sollten Sie nur solchen Firmen einen Auftrag erteilen, die dem Bundesverband für Zeitarbeit angeschlossen sind. Über diese seriöse Dachorganisation finden Sie via Suchfunktion die für Sie infrage kommenden Anbieter in Ihrer Region. Die Internetseite des Bundesverbands für Zeitarbeit hat die Adresse www.bza.de .
    In der Schweiz sind Sie beim Schweizer Verband der Personaldienstleister an der richtigen Adresse. Seine Internetadresse lautet www.swiss-staffing.ch . In Österreich vereint der Verband Zeitarbeit und Arbeitsvermittlung die seriösen Anbieter unter einem Dach. Sie finden ihn im Internet unter www.vza.at .
Darauf ist bei der Suche einer Zeitarbeitskraft zu achten
    Wie gehen Sie auf der Suche nach einer Zeitarbeitskraft als Vertretung für Ihre Sekretariatsaufgaben vor? Hier empfehlen sich folgende Schritte, nachdem Sie die für Ihr Land zuständige Dachorganisation kontaktiert und erste Angebote eingeholt haben:
Vergleichen Sie die Preise. Lassen Sie sich von mindestens drei unterschiedlichen Zeitarbeitsfirmen Angebote machen. Beachten Sie jedoch, dass billiger nicht in jedem Fall auch besser bedeutet.
Erstellen Sie ein schriftliches Anforderungsprofil für die gesuchte Mitarbeiterin. Unterbreiten Sie dies der Firma Ihres Vertrauens. So haben Sie bei Unstimmigkeiten eine Diskussionsgrundlage.
Bestellen Sie zwei bis drei geeignete Bewerberinnen telefonisch ein, um sie anschließend persönlich zu begutachten.
Weisen Sie die Zeitarbeiterin, für die Sie sich entschieden haben,gründlich ein. Vergessen Sie nicht, ihr das Benutzerhandbuch zu überlassen!
Sorgen Sie für einen Ansprechpartner, an den sich Ihre Stellvertreterin bei Bedarf wenden kann. Sollte diese Person keine Weisungsbefugnis haben, müssen Sie für Zweifelsfälle noch einen Entscheider benennen.

    Nach der Einarbeitungsphase kann Ihr Unternehmen noch handeln: Falls Ihre Vertretung keine gute Arbeit leistet, bitten Sie deren Firma – es darf auch eine von der Konkurrenz sein – um Ersatz.
    Denken Sie, dass Sie, wenn Sie jetzt in Urlaub fahren, ruhig schlafen können? Dann haben Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit gut vorbereitet und auch bei der Wahl Ihrer Stellvertretung vermutlich eine gute Wahl getroffen!

Aktenplan
    Es fehlt am Plan, wenn zu viele Pläne da sind.
    Publilius Syrus, antiker römischer Dramendichter
    Ordnung ist ein Durcheinander, an das man sich gewöhnt hat. Trifft dieser Satz auf die Ablage in Ihrem Büro zu? Oder rücken Sie dem Chaos erfolgreich zu Leibe, indem Sie Ihre Unterlagen nach logischen Überlegungen gruppieren und in Aktenordnern und Schreibtischfächern kunstgerecht verstauen? Doch selbst diese ausgeklügelte Systematik funktioniert nicht immer: Was tun Sie beispielsweise, wenn sich Ihre Dokumente weder rein alphabetisch noch numerisch zuordnen lassen?
Geben Sie widerspenstigen Unterlagen keine Chance
    Einen sicheren Weg, wie Sie sperrige Unterlagen ohne langes Herumstöbern wiederfinden, weist Ihnen ein Aktenplan. Der dokumentiert, wo was deponiert wird, und hilft Ihnen weiter, wenn
die Dokumente sich weder rein alphabetisch noch numerisch logisch so zuordnen lassen, dass sie leicht auffindbar sind,
Dokumente nach mehreren Kriterien ablegbar sind,
mehrere Mitarbeiter auf eine Ablage zugreifen müssen,
eine zentrale Ablage mehrere Abteilungen oder gar das ganze Unternehmen bedient.
    Sie bekommen fertig gestaltete Muster-Aktenpläne, die sich in den meisten Unternehmen einsetzen lassen, bei Ihrem Branchenverband, als kostenlosen Download im Internet oder bei Firmen wie Leitz ( www.leitz.com ), die Standard-Aktenpläne anbieten.
Informieren Sie alle Beteiligten
    Legen Sie für Ihren Aktenplan und alle weiteren Ablageregeln ein Organisationshandbuch an. Bewahren Sie alles an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort auf – und legen Sie zusätzlich an jedem Ablageort ein Exemplar aus. Wichtig: Alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, sollten sich an dieses System halten. Am besten, Sie informieren die Betroffenen ausführlich über das neue System – etwa indem Sie einen kleinen Workshop abhalten. Erklären Sie dort anhand von schwierig einzuordnenden Mustervorgängen, wo diese abgelegt werden müssen. Und legen Sie fest, dass Änderungen