Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

der Rechnungsstellungsprozess effizient organisiert, kann der Zeitraum bis zum Zahlungseingang verkürzt werden. Demzufolge sollten Sie, sobald dievereinbarte Leistung erbracht wurde, dem Kunden die Forderung unverzüglich in Rechnung stellen. Eine verspätete Rechnungsstellung (Fakturierung) beeinträchtigt nicht nur die Liquidität, sie wird von manchen Kunden auch nicht gerne gesehen.
    Besonders wichtig ist es, eindeutige Zahlungsbedingungen zu formulieren, sofern sie nicht bereits in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder im Vertrag festgelegt sind, insbesondere hinsichtlich der Fälligkeit der Forderung. Hier empfiehlt sich immer, ein Fixdatum anzugeben. Zumindest sollte die Zahlungsfrist bestimmbar sein, z. B. „fällig 10 Tage nach Rechnungserhalt“.
    Dies hat den Vorteil, dass der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug gerät, wenn er nicht bezahlt (§§ 286ff., 323 BGB).
    Demzufolge sollte die Rechnungsbearbeitung bereits bei Lieferfreigabe angestoßen werden. Häufig erfolgt dies automatisch systemgesteuert. Selbstverständlich sollte die Rechnung für den Kunden klar verständlich sein, und es sollte aus ihr hervorgehen, für welche Leistung welche Zahlung zu erfolgen hat. Der Versand der Rechnung kann entweder per Post, Telefax oder elektronisch erfolgen. Der elektronische Versand (E-Rechnung) bietet den Vorteil, dass er schneller und günstiger (auch umweltfreundlicher) ist.
    Zu einer korrekten Rechnung gehört aber auch, dass die Rechnung detaillierte Angaben enthält: Eine Rechnung oder auch Faktura ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Lieferung oder eine sonstige Leistung enthalten muss. Sie sollte insbesondere Angaben über die Leistung (Art, Menge, Leistungszeitpunkt, Preis), die Zahlungsmodalitäten (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung), den Aussteller (Firma, Adresse, Steuernummer bzw. USt-ID-Nummer) sowie eine Kunden- und eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
    Eine Gutschrift unterscheidet sich von einer Rechnung dadurch, dass nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger über die Leistung abrechnet (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG). Der Leistungsempfänger kann mit der Ausstellung einer Gutschrift auch einen Dritten beauftragen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfänger abrechnet (§ 14 Abs. 2 S. 4 UStG).
    Die am Leistungsaustausch Beteiligten können frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der in § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 UStG bezeichnete Leistungsempfänger abrechnet. Die Vereinbarung hierüber muss vor der Abrechnung getroffen sein und kann sich aus Verträgen oder sonstigen Geschäftsunterlagen ergeben. Sie ist an keine besondere Form gebunden undkann auch mündlich getroffen werden. Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Gutschrift ist aber, dass sie dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist und dieser dem ihm zugeleiteten Dokument nicht widerspricht (§ 14 Abs. 2 S. 3 UStG). Mit dem Widerspruch verliert die Gutschrift die Wirkung als Rechnung. Im Übrigen muss die Gutschrift die Rechnungspflichtangaben enthalten.
    Die in Verbindung mit einer Rechnung geltende zivil- und umsatzsteuerrechtliche Rechtslage wurde bereits im Kapitel „Rechnungsstellung“ ausführlich dargestellt. Die folgenden Abschnitte beschäftigen sich mit den umsatzsteuerlichen Aspekten.
    Im Umsatzsteuerrecht ist die Rechnung der wichtigste Nachweis, um sowohl für den leistenden Unternehmer wie auch für den Leistungsempfänger die wesentlichen Daten für einen Umsatz zu dokumentieren.
    Für den Leistungsempfänger ist eine ordnungsgemäße Rechnung die Voraussetzung dafür, dass er die dort aufgeführte Umsatzsteuer auch tatsächlich als Vorsteuer nach § 15 UStG abziehen kann. Erfüllt eine Rechnung auch nur eines der gesetzlichen Kriterien nicht, kann der Leistungsempfänger die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen.
    Weist ein Unternehmer in einer Rechnung einen zu hohen Steuerbetrag aus, schuldet er diesen Steuerbetrag auch – der Leistungsempfänger kann aber nur den gesetzlich geschuldeten Steuerbetrag für den Umsatz als Vorsteuer abziehen. Sowohl der leistende Unternehmer, insbesondere aber auch der Leistungsempfänger müssen deshalb jede Rechnung auf inhaltliche Richtigkeit überprüfen, um finanziellen Schaden abzuwenden.
    In den Online Arbeitshilfen finden Sie Musterrechnungen und eine Checkliste, mit wichtigen Angaben zur korrekten Rechnungserstellung.
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