Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

eingehalten werden, fällt in ihren Aufgabenbereich. Ein Überschreiten festgelegter Limite führt zu geeigneten Maßnahmen wie Liefersperren.
    Zusätzlich bieten Kennziffern Rückschlüsse über die Effizienz des Forderungsmanagements im eigenen Unternehmen. Eine Kennziffer, die sich im Unternehmensalltag immer stärker durchsetzt, ist das sogenannte DSO (Day Sales Outstanding). Mit dieser Kennziffer kann die Entwicklung der Außenstände für einen bestimmten Abrechnungszeitraum dargestellt werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel „Kennzahlen im Kontokorrent“.
    Sofern sich eine Verschlechterung der wirtschaftlichen Situation des Kunden abzeichnet, ist, wie bereits ausgeführt, umgehend eine Meldung von der Debitorenbuchhaltung an das Mahn- bzw. Inkassowesen erforderlich, damit Außenstände schnell eingebracht und die Kreditfinanzierungskosten für das Unternehmen minimiert werden.
    OPOS-Buchhaltung
    Erste Voraussetzung zum Abbau der Forderungen (Außenstände) ist die genaue Kenntnis über Art und Höhe der jeweiligen Debitoren-Einzelposten .
    Jeder Einzelposten ist, sortiert nach dem einzelnen Kunden, seiner Höhe und dem Entstehungstag, zu ermitteln. Diese Aufstellung kann durch weitere Daten ergänzt sein, z. B. Zahlungsziele, Sicherungsmittel usw. In kleineren Unternehmen wird diese Ermittlung vielfach noch manuell vorgenommen, immer häufiger jedoch – vor allem in mittleren und großen Unternehmen – mithilfe der Datenverarbeitung. Achten Sie bei der Auswahl von Finanzbuchführungsprogrammen darauf, dass die Möglichkeit, Debitoren auszuwerten (sowohl als Bildschirmauskunft wie als Listenausdruck), unbedingt vorhanden ist.
    Ist die Zusammensetzung der Debitoren bekannt, gilt es auf die Höhe und die Dauer der Kundenforderungen Einfluss zu nehmen .
    Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten: Beispielsweise ist die Vereinbarung der Zahlungsbedingungen durch Zahlung bei Auftragsvergabe oder Vorauszahlung bzw. Teilzahlungen im Voraus bereits eine Form der Einflussnahme. Wenn ein Zahlungsziel eingeräumt wird, entstehen hierfür Finanzierungskosten, die vom Unternehmen in den Angebotspreis einzurechnen sind.
    In der täglichen Praxis vieler Unternehmen wird dies aber nur selten ausreichend berücksichtigt. Der Kunde wird ein gegebenes Zahlungsziel ausschöpfen, es sei denn, man bietet ihm einen Anreiz zur vorzeitigen Zahlung. Dies geschieht regelmäßig durch die Gewährung von Skonti. Daher sollte das Unternehmen bei Auftragsverhandlungen statt Nachlässen immer Skonti anbieten. Allerdings sollte dann bei verspäteter Zahlung des Kunden der Skontoeinbehalt auch nicht akzeptiert werden.
    Beeinflussen können Sie die Höhe der Außenstände auch, indem eine Zahlung vor bzw. bei Übergabe der Leistung vereinbart wird. Sollte sich absprachewidrig die wirtschaftlichen Situation des Kunden durch dessen Zahlungsverhalten verschlechtern , haben Debitorenbuchhalter umgehend eine Meldung an das Mahn- bzw. Inkassowesen vorzunehmen, damit die Außenstände schnell eingebracht und die Kreditfinanzierungskosten für das Unternehmen minimiert werden.
    Mahnwesen
    Erste und wichtigste Voraussetzung eines optimal organisierten betrieblichen Mahnwesens ist die systematische Überwachung der Außenstände . Geeigneter Zeitpunkt für die Debitorenüberwachung, und zwar sowohl für die Überprüfung des Zahlungseingangs als auch um neue Mahnschreiben herauszuschicken, ist die Wochenmitte.
    Wird EDV eingesetzt, ist dies i. d. R. kein Problem. Hier muss allenfalls darauf geachtet werden, dass die verwendete Software Listen erstellt, in der überfällige Forderungen automatisch in einer Mahnvorschlagsliste ausgeben werden.
    Eine Mahnvorschlagsliste ist notwendig, damit vor Erstellung der einzelnen Mahnungen nochmals eine Kontrolle durchgeführt werden kann und unberechtigte Mahnungen auf jeden Fall unterbleiben. Man kann zwar auch bei automatischer Erstellung von Mahnungen vor dem Versand eine Kontrolle durchführen. Sinnvoller und sicherer ist jedoch, dass unberechtigte Mahnungen erst gar nicht erstellt werden.
    Das Mahn- bzw. Inkassowesen beschäftigt sich letztlich mit der Einbringung fälliger Forderungen , also der Umwandlung der Außenstände in Barliquidität und der Begrenzung der Forderungsausfälle. Das Mahn- bzw. Inkassowesen als solches lässt sich in das außergerichtliche Mahnen sowie das gerichtliche Mahnverfahren unterteilen (siehe Kapitel „Erfolgreiches Mahnen – außergerichtliches und