Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

eigentliche Aufgabe eines Unternehmens ist die Leistungserstellung bzw. die Dienstleistung und nicht die Finanzierung der Kunden durch bestehende Außenstände.
    Diese Aufgabe übernehmen daher besondere Dienstleistungsunternehmen, die Factoringgesellschaften oder -banken. Die Forderungen werden an die Factoringgesellschaft verkauft , die dann diese zu einem bestimmten Prozentsatz bevorschusst. Hierfür erhält das Factoringunternehmen eine Gebühr. Gegen eine zusätzliche Gebühr übernimmt die Factoringgesellschaft auch das Ausfallrisiko und bietet weitere Dienstleistungen an wie Rechnungsstellung, Mahn- und Inkassowesen, Bonitätsprüfung etc.
    Factoring hat sehr viele Vorteile (siehe Kapitel „Forderungsverkauf“), die Nachteile sollten aber nicht unerwähnt bleiben:
    Die Möglichkeit, Forderungen einfach verkaufen zu können und im Gegenzug einen Großteil des Geldes direkt nach dem Verkauf ausbezahlt zu bekommen, kann u. U. dazu verleiten, sich nicht mehr mit eventuell vorhandenen strukturellen Problemen, bspw. mit Problemen der Unternehmensfinanzierung, zu beschäftigen. Auch kauft i. d. R. das Factoringinstitut nicht alle Forderungen. Forderungen an Kunden mit schlechter Bonität werden häufig nicht oder nur zu geringen Teilen übernommen.
    Darüber hinaus bekommt man bspw. als ein die Forderungen verkaufendes Unternehmen rund 1/5 der Summe erst nach erfolgtem Geldeingang ausbezahlt. Hinzu kommen die Gebühren, die das Factoringinstitut erhebt.
    Zudem kann ein Unternehmen Imageschäden erleiden, die dadurch entstehen, dass das Factoringinstitut schon bei geringfügiger Überschreitung der Zahlungsziele die Forderungen bei den Kunden nachdrücklich geltend macht. Denn schließlich ist der Factoringkunde nach wie vor Ihr Geschäftspartner und nicht der des Instituts. Zu Irritationen kann es zudem führen, wenn Kunden erfahren, dass nicht mehr ihr Geschäftspartner, sondern ein Dritter plötzlich Ansprechpartner in Rechnungsangelegenheiten ist.
    Da der Einsatz von Factoring grundsätzlich langfristig angelegt sein sollte, ist es empfehlenswert, sich intensiv über die Vor- und Nachteile des Factorings zu informieren und am Markt zu prüfen, welches Factoringinstitut Ihnen am ehesten zusagt. Hierbei spielen Konditionen und Modalitäten der Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Versuchen Sie auch, Kontakte zu Referenzkunden aufzubauen, um an deren Erfahrungen teilzuhaben.
    Factoring eignet sich bei den meisten Unternehmen dafür, ihre Liquidität nachhaltig zu verbessern . Mit Factoring können Sie eine wirksame Maßnahme ergreifen, um eine Balance zwischen raschem Zahlungseingang und der Verfügbarkeit liquider Mittel zu erreichen. Bestimmte Größenordnungen sollten aber eingehalten werden, damit Factoring für Ihr Unternehmen erfolgsbestimmend ist. So sind teilweise Mindestvolumina notwendig, damit Factoring fürKunden erst möglich wird. Auch im Hinblick auf die Kostenseite sollten Mindestvolumina erreicht werden, damit sich das Factoring rechnet. Sprechen Sie das Factoringinstitut hierauf an.
    Durch Factoring wird die Bilanz verkürzt und die Eigenkapitalquote erhöht. Auch kann durch den Abbau von Dauerschulden durch Tilgung mit Liquiditätsrückflüssen die Gewerbesteuer reduziert werden. Nicht zuletzt hat deshalb der Verkauf von Forderungen grundsätzlich auch positive Auswirkungen auf das Ratingverfahren bei der Hausbank. Auch vor diesem Hintergrund sollten Sie den Einsatz von Factoring in Ihre Überlegungen mit einbeziehen.
    Debitorenüberwachung
    Eine wesentliche Aufgabe im Rahmen der Debitorenbuchhaltung ist die Kontrolle der offenen Posten. Dies geschieht durch die Debitorenüberwachung (Schuldnerüberwachung). Dazu gehört auch, zu überwachen, ob die Zahlungskonditionen eingehalten werden.
    Der Debitorenbuchhalter sollte aus dem Zahlungsverhalten der Kunden Anhaltspunkte gewinnen, aus denen er auf deren wirtschaftliche Situation schließen kann. Anhaltende Zahlungsverzögerungen und die Zahlung zu niedriger Beträge durch ungerechtfertigten Skontoabzug können ebenso Anzeichen für eine Liquiditätsverschlechterung des Kunden sein wie der Widerruf einer bestehenden Einzugsermächtigung oder die Vornahme von Rücklastschriften.
    Debitorenbuchhalter müssen Erkenntnisse über eine verschlechterte wirtschaftliche Situation des Kunden umgehend den Entscheidungsträgern in Vertrieb, Qualitätsprüfung und Mahnwesen zukommen lassen. Auch die Kontrolle, ob die kundenindividuellen Kreditlimits