Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Mutterunternehmen müssen ergänzend die für die Konzernrechnungslegung erforderlichen Unterlagen aufbewahren.
    Zu den aufbewahrungspflichtigen Inventurunterlagen gehören insbesondere auch Aufnahmelisten und Verzeichnisse (z. B. Anlagenverzeichnis, Saldenlisten für Debitoren und Kreditoren).
    Eröffnungsbilanzen sind nur zu Beginn des Handelsgewerbes bzw. zu Beginn der Buchführungspflicht aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt damit nicht für die Eröffnungsbilanz des jeweiligen Geschäftsjahrs, die gleichzeitig die Schlussbilanz des abgelaufenen Geschäftsjahres ist.
    Jahresabschlüsse , Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB und Lageberichte sind in der gesetzlich vorgeschriebenen Form, d. h. vom Kaufmann nach § 245 HGB unterzeichnet (und bei prüfungspflichtigen Unternehmen mit dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers versehen), aufzubewahren.
    Für den Konzernanhang und Konzernlagebericht gelten die vorgenannten Ausführungen zu den Jahresabschlüssen und Lageberichten entsprechend.
    Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die für das Verständnis eines sachverständigen Dritten erforderlich sind, werden in § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB separat genannt. Zu solchen Arbeitsanweisungen oder Organisationsunterlagen können etwa Kontenpläne, Verfahrensdokumentationen oder Unterlagen zum Risikofrüherkennungssystem zählen. Auch Aufzeichnungen, die für das Ableiten des Konzernanhangs erforderlich sind (z. B. Fortentwicklungen von Firmenwerten, stillen Reserven und Lasten), fallen unter die Vorschrift des § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB.
    Buchungsbelege sind alle Nachweise, die die einzelnen Geschäftsvorfälle widerspiegeln. Zu den Buchungsbelegen gehören sowohl Eigen- als auch Fremdbelege.
    Handelsbriefe sind Schriftstücke, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Handelsgeschäfts betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB), z. B. Offerten, Annahmen und Mängelrügen. Die Aufbewahrungspflicht empfangener Handelsbriefe richtet sich nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, die der abgesandten Handelsbriefe (Kopien) nach § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Über telefonische rechtsgeschäftliche Erklärungen gefertigte Notizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig. Zu den aufbewahrungspflichtigen Schriftstücken gehören auch Telefaxe oder elektronische Nachrichten.
    Zu den übrigen aufzubewahrenden Unterlagen gehören insbesondere Betriebsabrechnungsbögen, Lohnlisten, Darlehensunterlagen, Dauerauftragsunterlagen, Depotauszüge, Doppelbesteuerungsunterlagen, Einfuhrunterlagen, Exportunterlagen, Frachtunterlagen, Gehaltslisten, Gemeinkostenverteilungsschlüssel, Geschäftsbriefe, Geschenknachweise, Gewerbesteuerunterlagen, Gewährleistungsverpflichtungen, Kalkulationsunterlagen, Kaufverträge, Konnossemente, Kontoauszüge, Kostenstellenpläne, Kreditunterlagen, Lagerbuchführung, Leasingunterlagen, Lieferscheine, Lohnlisten, Lohnsteuerunterlagen, Mahnbescheide, Maklerschlussnoten, Materialabrechnungen, Mietunterlagen, Nachkalkulationen, Orderpapiere, Organschaftsabrechnungen, Pensionszahlungen, Postscheckbelege, Preislisten, Protokolle, Prozessakten, Quittungen, Reisekostenabrechnungen, Saldenbestätigungen, Schriftwechsel, Sozialpläne, Spendenbescheinigungen, Steuerunterlagen, Übereignungsverträge, Umsatzsteuervergütungen, Versicherungspolicen, Verträge, Warenabgabescheine, Wechsel, Zessionen und Zollbelege.
    Aufbewahrungsfristen
    Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 oder 6 Jahre (siehe folgende Übersicht und § 257 HGB). Im Gegensatz zum Steuerrecht kennt das Handelsrecht keine Ablaufhemmung der Aufbewahrungsfrist. Insofern endet die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich immer, wenn die Aufbewahrungsfrist kalendermäßig verstrichen ist.
    Übersicht: Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen
    Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für
Handelsbücher, auch Nebenbücher
Inventare/Inventurunterlagen, wie z. B. Saldenlisten für Debitoren und Kreditoren,
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschluss, Lagebericht,
Konzernabschluss, Konzernlagebericht,
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB,
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,
Buchungsbelege.
    Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, also etwa für
empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.
    Beachten Sie: Sofern Handelsbriefe oder andere, sechs Jahre aufzubewahrende Unterlagen, gleichzeitig als Buchungsbelege dienen (z.