Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

B. durch Hinzufügung einer Buchungsanweisung, Kontierungsstempel/-vermerk), gilt für sie eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
    Praxis-Beispiel: Verlängerte Aufbewahrungspflicht
    Die X GmbH hat eine mit Buchungsanweisungen versehene Mängelrüge des Kunden Y noch am 28.12.00 verbucht. Hier liegt zwar ein empfangener Handelsbrief vor, der sechs Jahre aufzubewahren wäre. Da dieser aber mit einer Buchungsanweisung versehen wurde, wird er zum Buchungsbeleg und ist damit zehn Jahre aufzubewahren.
    Da die Aufbewahrungsfrist demzufolge nach zehn Jahren mit Ablauf des 31.12. endet, ist die im Geschäftsjahr 00 empfangene Mängelrüge bis zum Ablauf des 31.12.10 aufzubewahren und kann erst ab dem 01.01.11 vernichtet werden.
    Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beginnt , unabhängig davon, ob ein abweichendes Geschäftsjahr besteht, mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.
    Durch diese Regelung verlängert sich die Aufzeichnungsfrist für Unterlagen, die vor Jahresende entstanden sind, über die zehn bzw. sechs Jahre hinaus . Die Aufbewahrungsfrist endet nach 6 bzw. 10 Jahren mit Ablauf des 31.12.
    Praxis-Beispiel: Jahresabschluss
    Der Jahresabschluss für 2011 wird im Frühjahr 2012 aufgestellt und im Anschluss zeitnah festgestellt.
    Unter Berücksichtigung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist muss er bis Ende 2022 vorgehalten werden, da die letzte Eintragung und die Feststellung im Frühjahr 2012 stattfanden. Der Jahresabschluss darf erst ab dem 01.01.2023 vernichtet werden, da die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist nach 10 Jahren erst mit Ablauf des 31.12.2022 endet.
    Für die Aufbewahrung nach Steuerrecht gelten nach der AO grundsätzlich die gleichen Fristen wie für das Handelsrecht, sofern nicht in anderen Gesetzen kürzere Fristen zugelassen sind. Allerdings läuft nach § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
    Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht ist zu beachten, dass die Festsetzungsfrist (§ 169 AO) in vielen Fällen noch nicht abgelaufen ist, wenn die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist bereits kalendermäßig endet. In solchen Fällen könnten die Unterlagen zwar nach dem Handelsrecht vernichtet werden, sie müssen aber aus steuerrechtlichen Gründen trotzdem aufbewahrt werden. Steuerrechtlich gilt es zudem, eine An- und Ablaufhemmung (§§ 170, 171 AO) zu beachten.
    Der steuerpflichtige Kaufmann muss sich daher für jede einzelne Unterlage vergewissern, ob sie für steuerliche Sachverhalte, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, von Bedeutung ist. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen , können die Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden, ohne dass hieraus nachteilige Konsequenzen (weder handels- noch steuerrechtlich) resultieren. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf § 257 HGB bzw. § 147 AO. Sofern nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung geboten ist oder die Fristen anders berechnet werden, wie nach §§ 169 ff AO, gelten diese Fristen. Das ist unbedingt zu beachten, um Sanktionen zu vermeiden.
    Einrichten einer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
    Neben den Sachkonten werden in der Finanzbuchhaltung Personenkonten (Geschäftsfreundekonten) als Nebenbuch geführt.
    Diese Personenkonten weisen den jeweiligen Stand der Forderungen ( Debitoren ) gegenüber den einzelnen Kunden und der Verbindlichkeiten ( Kreditoren ) gegenüber den einzelnen Lieferanten aus. Besteht mit einzelnen Geschäftsfreunden ein laufender unbarer Geschäftsverkehr, so wird für jeden dieser Kunden und Lieferanten ein gesondertes Einzelkonto geführt (Debitoren- und Kreditorenbuchführung). Auf diese Weise ist der Kaufmann stets orientiert über den jeweiligen Stand seiner Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber den Geschäftsfreunden, mit denen er in laufender Geschäftsverbindung steht. Die für die einzelnen Geschäftsfreunde geführten Konten, die Personenkonten, werden im Kontokorrentbuch , auch Geschäftsfreundebuch genannt, zusammengefasst.
    Die Offene-Posten-Buchhaltung – auch OP- oder OPOS-Buchführung – ist die Kontokorrentbuchführung, bei der die Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) geführt werden.
    Die Ausgestaltung