Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

dieser Offene-Posten-Buchhaltung hängt im Wesentlichen von der Art und Größe des Unternehmens ab und bleibt dem Steuerpflichtigen überlassen. Damit die Offene-Posten-Buchhaltung aber als ordnungsgemäß anerkannt werden kann, müssen nach den Anweisungen der Finanzverwaltung (vgl. den gemeinsamen Ländererlass v. 10.06.1963, BStBl. II 1963, 93 f.) die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
    "(...)
Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der Zeitfolge nach aufgezeichnet werden. Dieser Aufzeichnungspflicht ist hinsichtlich der ein- und ausgehenden Rechnung genügt, wenn
eine Durchschrift der Rechnungen der Zeitfolge nach abgelegt wird,
die Rechnungsbeträge nach Tagen addiert und – bei doppelter Buchführung – die Tagessummen in das Debitoren- bzw. Kreditoren-Sachkonto und die zugehörigen Gegenkonten übernommen werden und
die Additionsstreifen oder sonstigen Zusammenstellungen der Rechnungsbeträge mit den Rechnungsdurchschriften 10 Jahre aufbewahrt werden (diese Unterlagen haben Grundbuchfunktion).
    Die Buchstaben b) und c) gelten sinngemäß für die Behandlung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge.
Eine zweite Rechnungsdurchschrift ist bis zum Ausgleich des Rechnungsbetrages nach einem bestimmten Ordnungsprinzip aufzubewahren (Offene-Posten). Das jeweils gewählte Ordnungsprinzip muss gewährleisten, dass die Forderungen und Schulden gegenüber den einzelnen Geschäftsfreunden jederzeit festgestellt werden können. Als Ordnungsprinzip kommt eine Aufbewahrung z. B. nach den Kunden- oder Lieferantennamen, Ortsnamen, Vertreter- oder Inkassobezirken oder Fälligkeitstagen in Betracht. Der Ausgleich des Rechnungsbetrags ist auf den Rechnungsdurchschriften unter Angabe etwaiger Zahlungsabzüge zu vermerken. Nach Ausgleich des Rechnungsbetrags sind die Rechnungsdurchschriften nach einem Ordnungsprinzip i. S. d. Sätze 1 und 2 dieser Ziffer abzulegen und als Bestandteil der Buchführung 10 Jahre lang aufzubewahren. Ein Verzeichnis über die abgelegten Rechnungsdurchschriften ist nicht erforderlich.
Die Summe der vorhandenen offenen Posten ist bei doppelter Buchführung in angemessenen Zeitabständen mit dem Saldo des Debitoren- bzw. Kreditoren-Sachkontos abzustimmen. Der Zeitpunkt der Abstimmung und ihr Ergebnis sind festzuhalten.
Die Sammlung der Rechnungsdurchschriften nach Ziffer 1 genügt für den dadurch erfassten Wareneingang und Warenausgang zugleich den Anforderungen der §§ 143, 144 AO.
    (...) Ob eine Offene-Posten-Buchhaltung den oben bezeichneten Voraussetzungen entspricht und danach als ordnungsmäßig anzuerkennen ist, kann nur im Einzelfall geprüft werden. Eine Zustimmung des Finanzamts zur Offene-Posten-Buchhaltung ist nicht mehr erforderlich (...)."
    Zur Pflicht, täglich die Rechnungsbeträge zu addieren (vgl. vorgenannte Ziff. 1b), ist im Zusammenhang mit dem Einsatz elektronischer Datenverarbeitungsanlagen Folgendes anzumerken: In begründeten Einzelfällen können dieRechnungsbeträge anstatt täglich auch in längeren Zeitintervallen addiert werden – höchstens jedoch bis zu einem Monat. Allerdings gilt dies nur dann, wenn trotz des erweiterten Zeitraums die Prüfung der Aufzeichnungen und der Rückgriff auf die Rechnungen ohne große Schwierigkeit und in angemessener Frist möglich ist. Die Erfassungsperiode wird allerdings regelmäßig umso kürzer sein, je mehr Rechnungen anfallen.
    Die Personenkonten werden, wie bereits ausgeführt, aus zwei Gründen gesondert geführt:
    Zum einen, damit Sie genau wissen, wie viel Sie dem einzelnen Lieferanten schulden. Mahnt dieser eine Zahlung an, müssen Sie prüfen können, ob dessen Mahnung berechtigt ist. Sie müssen also jede einzelne Verbindlichkeit überwachen. Zu diesem Zweck führen Sie für jeden Lieferanten ein eigenes Konto, auf dem Sie Ihre Verbindlichkeiten gegenüber diesem Lieferanten von ihrer Entstehung bis zur Begleichung aufzeichnen.
    Auf der anderen Seite müssen Sie aber auch wissen, wie viel Ihnen jeder einzelne der Kunden schuldet oder ob der jeweilige Kunde auch die vereinbarte Zahlungsfrist einhält. Zahlt er nicht rechtzeitig, müssen Sie ihn mahnen. Eventuell müssen Sie die Forderung einklagen und beitreiben. Zieht der Kunde Skonto ab, werden Sie prüfen, ob das gerechtfertigt ist. Sie müssen also jede einzelne Forderung überwachen. Zu diesem Zweck führen Sie auch für jeden Kunden, mit dem Sie laufend unbare Geschäfte ausführen, ein besonderes Konto ein, auf dem Sie Ihre Forderungen gegen diesen Kunden von