Die Macht der Disziplin

Aufgabe zur anderen springen und zu gar nichts kommen. Vage gute Absichten beruhigen Ihre Gedanken nicht. Wenn Sie einen Bericht bekommen, den Sie vor der nächsten Sitzung am Donnerstagmorgen lesen müssen, dann will Ihr Unbewusstes ganz genau wissen, was wann und wie als Nächstes zu tun ist. Aber wenn Sie einen Plan erstellen und den Bericht zum Beispiel in Ihrer Wiedervorlagemappefür Mittwoch einordnen, dann haben Sie diesen nächsten Schritt festgelegt und können sich entspannen. Sie haben immer noch 150 Dinge zu tun, aber der Affe schweigt und das Wasser ist still.
    Endlich alles erledigt
    Als David Allen in Drew Careys Büro ankam, fing er da an, wo er immer anfängt: der Ansammlung von »Zeug«. In seinem Buch definiert Allen »Zeug« als »alles, was Sie in Ihre psychische oder physische Welt gelassen haben, das sich nicht an seinem Platz befindet und für das Sie weder ein erwünschtes Ergebnis noch einen nächsten Schritt festgelegt haben«. Oder wie Carey sagt: »Der ganze Scheiß in meinem Büro.«
    Dann begann die zweite Phase des GTD-Systems, die Verarbeitung des Zeugs. Nun musste Carey entscheiden, was zu erledigen, zu delegieren, zu verschieben oder wegzuwerfen war. Was keine Handlung erforderte, konnte entweder weg oder ins Archiv. Was Handlung erforderte und zu einem umfangreicheren Projekt gehörte – etwa Careys Vorbereitungen für eine Wohltätigkeitsveranstaltung zu Ehren des südafrikanischen Bischofs Desmond Tutu –, wurde in Projektordnern im Computer oder im Aktenschrank zusammengefasst. Bei der Durchsicht der Papiere, unbeantworteten E-Mails und unerledigten Aufgaben in seinem Computer und seinem Kopf ordnete er sie Dutzenden persönlichen und unternehmerischen Projekten zu. Das ist typisch: Allens Klienten verfolgen in der Regel zwischen dreißig und hundert Projekte, jedes mit mehreren Aufgaben, deren Sichtung, Ordnung und Aufarbeitung jeweils einen oder zwei Tage in Anspruch nehmen. Nachdem Carey die Projekte identifiziert hatte, musste er für jedes einen konkreten nächsten Schritt benennen. Was war bei der Vorbereitung der Wohltätigkeitsveranstaltung als Nächstes zu tun? Während Carey sein Zeug durchackerte, saß Allen den ganzen Tag bei ihm im Büro.
    »Der hat echt dagesessen und mir dabei zugeschaut, wie ich meineE-Mails abgearbeitet habe«, erzählt Carey. »Immer, wenn ich ins Stocken gekommen bin, hat er mich gefragt: ›Was ist los?‹ Und wenn ich es ihm gesagt habe, hat er mir geantwortet: ›Tu dies.‹ Und das habe ich dann gemacht. Er war total entschieden. Nur ein paar Mal hat er gesagt: ›Du kannst dies oder das machen. Was willst du?‹« Allen brachte ihm bei, eigene Mappen für Anrufe und E-Mails anzulegen und unklare Projekte in eine »Irgendwann/Vielleicht«-Mappe zu stecken. Außerdem erklärte er ihm die Zwei-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten erfordert, dann schreiben Sie sie nicht auf eine Liste. Räumen Sie sie sofort aus dem Weg.
    »Wenn ich früher einen Stapel Papier gesehen und nicht gewusst habe, was das alles ist, dann habe ich Panik bekommen«, gesteht Carey. »An dem Tag, an dem nichts mehr in meinem Eingangsordner war – keine Anrufe, keine E-Mails, nichts, kein Blatt Papier –, hatte ich das Gefühl, dass eine Last von mir abgefallen ist. Ich hatte das Gefühl, ich komme gerade vom Meditieren aus der Wüste. Ich hatte keine Sorgen mehr. Ich war euphorisch.«
    Seither besucht ihn Allen nur noch einmal im Monat, und dank seiner Hilfe ist sein Schreibtisch aufgeräumt. Manchmal erlebt Carey zwar seine Rückschläge, etwa wenn er unterwegs war und sich das »Zeug« angesammelt hat. Aber er weiß jetzt, dass er es abarbeiten wird. Er kann ein Buch lesen oder einen Yogakurs besuchen, ohne sich schuldig fühlen zu müssen. Nachdem der Alltagskram erledigt ist, kann er sich um die wichtigen Dinge kümmern, etwa darum, seine Comedys zu schreiben. »Es gibt nichts Schlimmeres, als schreiben zu wollen, wenn das Telefon blinkt und Sie einen Stapel Briefe und E-Mails vor der Nase haben«, sagt er. »Das wird einfach nichts. Aber wenn Sie wissen, dass der andere Kram erledigt ist, können Sie sich konzentrieren. Dann sind Sie viel kreativer.« Genau das ist der Grund für den Erfolg von GTD in Unternehmen und im Alltag. Und das ist der Grund, warum Schauspieler, Künstler und andere kreative Menschen von Allens Ordnern und Mappen schwärmen.
    »Egal ob Sie Ihren Garten anlegen, ein Foto machen oder ein Buchschreiben wollen: Es