Lizenz zur Zufriedenheit

Zeitraum, desto größer die Dringlichkeit.
    Wichtigkeit: Welche negative Konsequenz tritt ein (bzw. welche positive Konsequenz tritt nicht ein), wenn die Aufgabe nicht erledigt wird? Je gravierender, desto größer die Wichtigkeit.
    Außerdem hier noch die Warnung vor einem klassischen Fehler: Manche Menschen haben die Tendenz, die durch Anwendung der Matrix gewonnene Zeit für „mehr desselben“ zu nutzen. Sie erledigen noch mehr „Arbeit auf der Arbeit“. Das ist zwar schön für Ihren Chef, aber nicht Sinn der Sache; insbesondere dann nicht, wenn jene Arbeit eigentlich nicht „das Wichtige“ ist.
    Was idealerweise dabei herauskommt
    Als Zeitmanagement-Instrument: eine Sortierung Ihrer Prioritäten und damit ein aufgeräumter Kalender incl. Postfach. Und ein System für die Priorisierung zukünftiger Aufgaben. 268 Als Instrument fürs strategische Selbstmanagement: eine Priorisierung Ihrer Lebensthemen.

    Abbildung 3: 4-D-Matrix

    Konkreter Ablauf
    Auf der X-Achse tragen Sie all Ihre Aufgaben / Lebensbereiche nach Wichtigkeit (engl. priority) sortiert ein; je wichtiger die Aufgabe, desto weiter rechts. Auf der Y-Achse tragen Sie all Ihre Aufgaben / Lebensbereiche nach Dringlichkeit (engl. urgency) ein; je dringlicher, desto weiter oben. Durch Halbierung der beiden Achsen ergeben sich vier Felder, die anzeigen, wie mit dem jeweiligen Inhalt zu verfahren ist.
    Wichtig, dringend (Do) = zügig selbst erledigen
    Beispiel alltägliches Zeitmanagement: Wenn Brigittes Chef sie mit einer wichtigen Aufgabe betraut, dessen Ergebnis er noch abends benötigt (z. B. eine Aufstellung wichtiger Daten für ein Treffen mit Kunden), so geht sie diese sofort selbst an.
    Beispiel strategisches Selbstmanagement: Wenn eines ihrer Kinder sich verletzt hat und ins Krankenhaus gebracht wurde, so wird sie natürlich alles stehen und liegen lassen, ins Krankenhaus fahren und sich um ihr Kind kümmern.
    Wichtig, nicht dringend (Decide) = Entscheiden, wann die Aufgabe selbst erledigt wird
    Beispiel alltägliches Zeitmanagement: Brigitte blockt bei wichtigen Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen (z. B. das Korrekturlesen einer wichtigen Präsentation ihres Chefs im nächsten Monat), sofort ein adäquates Zeitfenster im Kalender. Dieses Eintragen ist entscheidend, da die Zeit ansonsten später für das Tagesgeschäft verbraucht wird. Während der eigentlichen Arbeitsperiode geht sie in ein anderes, ruhigeres Büro.
    Beispiel strategisches Selbstmanagement 269 : Hier verfährt Brigitte nach dem gleichen Prinzip wie am Arbeitsplatz: Wann immer möglich, blockt sie sich Zeit im – mittlerweile etwas entrümpelten – privaten Kalender für das Literaturstudium und die Übungsgruppen zu ihren Ausbildungen. Außerdem vereinbart sie mit ihrem Mann, dass sie mindestens einmal im Jahr eine Woche allein in ein Hotel fährt, um sich ganz sich selbst und ihrer zukünftigen Entwicklung zu widmen.
    Nicht wichtig, aber dringend (Delegate) = Delegieren, zur Erledigung abgeben
    Beispiel alltägliches Zeitmanagement: Bei Aufgaben, die zeitkritisch, aber nicht sehr wichtig sind, greift Brigitte verstärkt auf das Prinzip Delegation zurück. Sie hat bestimmte Routineaufgaben dauerhaft an ihre Stellvertreterin abgegeben.
    Beispiel strategisches Selbstmanagement: Auch im privaten Umfeld hat sie gelernt, stärker auf die Unterstützung anderer Menschen zu bauen. So wird ihre Mutter neuerdings beim Waschen und bei den Mahlzeiten von einem Pflegedienst unterstützt. Wenn etwas Außergewöhnliches passiert, steht sie aber nach wie vor Gewehr bei Fuß.
    Nicht wichtig und auch nicht dringend (Dump) = Ersatzlos streichen
    Beispiel alltägliches Zeitmanagement: Brigitte hat sich aus einigen regelmäßigen Meetings in ihrer Firma herausgezogen, weil diese nach ihrer Erfahrung kaum zu wichtigen Ergebnissen führen. Sie informiert sich nur noch über die im Anschluss verschickten Protokolle. Außerdem hat sie sich angewöhnt, Mails von bestimmten Absendern, bei denen sie nur auf Cc gesetzt ist, gar nicht mehr zu lesen.
    Beispiel strategisches Selbstmanagement: Brigitte hat bei näherem Hinsehen erkannt, dass ihr die Vorstandsarbeit in einem der Vereine nicht (mehr) so viel bedeutet. Dementsprechend leicht fällt es ihr 270 , sich von dieser Aufgabe zu trennen. Die so gewonnene Zeit investiert sie stattdessen ins Literaturstudium für ihre Fortbildungen.
    Fallstudie 11 – Stefan: „Nur perfekt ist gut genug“
    Stefan, Anfang 30, ist ein schnittiger junger