Lizenz zur Zufriedenheit

Wunsch in Richtung einer selbstständigen Tätigkeit geht. Tatsächlich möchte sie selbst im Bereich Coaching und Kommunikationstraining aktiv werden. Ich werde beauftragt, sie über einen längeren Zeitraum auf dem Weg in Richtung Selbstständigkeit zu begleiten.
    Wir erstellen gemeinsam einen Dreijahresplan, an dessen Ende die erfolgreiche Selbstständigkeit stehen soll. Erfolg bedeutet für Brigitte, eine ähnliche Summe wie in ihrem jetzigen Job zu verdienen, bei mehr persönlicher Freiheit und Leidenschaft für ihre Aufgaben. Finanziell abgesichert ist sie im Fall des Falles über ihren Mann. Wir denken vom Ende her, definieren nach und nach mögliche Produkte, Zielgruppen und Marketingaktivitäten. Von da arbeiten wir rückwärts und sammeln jene Kompetenzen, die Brigitte bereits für die zukünftige Aufgabe mitbringt; und auch solche, die sie sich in den nächsten 24 Monaten bis zum Markteintritt erarbeiten möchte. Wir identifizieren u. a. zwei anspruchsvolle Fortbildungen (eine Coaching- und eine Trainer-Ausbildung), die sie in diesem Zeitraum absolvieren möchte.
    Nach knapp einem Jahr kommt sie sehr aufgelöst zu einer Sitzung und berichtet, dass sie kaum Zeit fände für die gebuchten Fortbildungen, vor allem nicht für das aufwendige Literaturstudium und die Übungsgruppen zwischen den Ausbildungswochenenden. Wir reden über ihre vielen Verpflichtungen und kommen zu dem Ergebnis, dass sie Schwierigkeiten hat, abseits des Berufslebens Prioritäten zu setzen. Das, was in ihrem bisherigen Job zu den Hauptaufgaben gehört (Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und die Zeit ihres Chefs zu allokieren), gelingt ihr im Privatleben nur unzureichend. Deshalb male ich ihr die Wichtigkeit-Dringlichkeit-Matrix, die auch als Eisenhower-Matrix 267 bekannt geworden ist, auf ein Blatt Papier. Mithilfe dieses Werkzeugs sortieren wir alle ihre Aktivitäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, insbesondere mit Blick auf ihr angestrebtes Ziel, die Selbstständigkeit. Im Endeffekt beschließt Brigitte, ihr Vorstandsamt in einem der Vereine niederzulegen. Sie delegiert zusätzliche Aufgaben an zwei Damen aus ihrem Team im Vorstandsbüro und kann so an zwei Tagen in der Woche bereits um 15:30 Uhr das Büro verlassen. Zur Unterstützung bei der Betreuung ihrer kranken Mutter wird eine mobile Altenpflege engagiert. Auch wenn sich Brigitte noch schwer mit dem Gedanken anfreunden kann, erwägt sie mittlerweile, ihre Mutter in einem Heim unterzubringen, sollte sich ihr Zustand weiter verschlechtern.
    Übung
    Zufriedenheitswerkzeug: Die 4-D-Matrix
    Einführung
    Vielen Menschen geht es so wie Brigitte: Sie sind überhäuft mit Verpflichtungen und wünschen sich daher, ihr Tag hätte 36 oder mehr Stunden. Es bleibt ihnen zu wenig Zeit für die wichtigen Dinge. Was dabei nicht berücksichtigt wird: Viele (aber nicht alle) dieser Verpflichtungen sind wir einmal freiwillig eingegangen. Trotzdem können wir uns irgendwann – meist aus Gewohnheit und insofern aus geistiger Trägheit – gar nicht mehr vorstellen, uns von einigen Angelegenheiten wieder zu trennen.
    Einem breiten Publikum wurde dieses Werkzeug vor allem durch die Bücher von Stephen Covey und / oder David Allen bekannt. Ich selbst habe die Matrix jedoch in meinem ersten Job nach der Universität während eines Seminars in London kennengelernt. Daher stelle ich hier eine englische Variante vor, die gegenüber der deutschen den Vorteil besserer Einprägsamkeit bietet. Sie heißt dann – gemäß der Bezeichnungen ihrer vier Felder – 4-D-Matrix.
    Sinn und Zweck
    Die 4-D-Matrix kann einerseits, z. B. am Arbeitsplatz, als klassisches Zeitmanagement-Instrument eingesetzt werden. Sie hilft dann, den täglichen Arbeitsanfall (vor allem die sprichwörtliche E-Mail-Flut) in den Griff zu bekommen, um derart Zeit freizuschaufeln für wichtigere Angelegenheiten. Sie kann aber auch – auf der Meta-Ebene – als Werkzeug dienen, um eine Übersicht über Ihre Lebensthemen an sich zu bekommen.
    Was Sie dafür benötigen
    Schreibzeug und Papier. Für die Nutzung als Zeitmanagement-Instrument: Ihren Terminplaner, falls vorhanden und gepflegt; ggfs. Ihren E-Mail-Posteingang.
    Was Sie besonders beachten sollten
    Mir ist aufgefallen, dass einige Menschen den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit nicht erkennen können. Sollte Ihnen das ebenfalls unklar sein, können die folgenden Fragen helfen:
    Dringlichkeit: Wie viel Zeit bleibt, bis die Aufgabe abzuschließen ist? Je kürzer der