Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Aufgabe leicht. Danke!
Es ärgert mich, wenn niemand sich an die Spielregeln hält. Wie soll ich Sie unterstützen, wenn das so weitergeht?
    Die Teilnehmer verhalten sich störend
    Bisher haben wir Ihnen Situationen vorgestellt, die sich relativ leicht durch geschicktes Fragen meistern lassen. Nicht selten ist aber das allgemeine Verhalten eines Einzelnen oder der gesamten Gruppe so, dass die Arbeitsatmosphäre massiv gestört wird. Dann ist eine entsprechend deutliche Reaktion des Moderators nötig. Solche Störungen sind z. B.:
den Raum verlassen,
mit anderen tuscheln,
lesen,
schlafen,
ständig vom Thema ablenken,
den Moderator oder Teilnehmer angreifen,
wiederholt irrelevante Fragen stellen.
    Es gibt verschiedene Stufen der Reaktion auf störendes Verhalten. Eine sehr „sanfte“ Reaktionsmöglichkeit ist das bewusste Ignorieren störenden Verhaltens. Das störende Verhalten verschwindet vielleicht von selbst wieder.
    Falls das Ignorieren nicht zum Erfolg führt, sollte man klar machen, dass man sich gestört fühlt. Dabei reicht es oft aus, körpersprachliche Signale auszusenden. Eine wirkungsvolle Kombination sieht so aus: Rede unterbrechen, den oder die „Störer“ kommentarlos anlächeln und ruhig warten, bis die Störung, z. B. ein Nebengespräch, beendet ist. Dann die Rede wieder aufnehmen und einfach weitermachen.
    Wenn auch das die Situation nicht klärt, ist es an der Zeit, deutlich und gezielt Rückmeldung zu geben. Konkret heißt das:
Die Störung klar ansprechen.
Genau sagen, was stört.
Genau sagen, welche Folgen Sie für Moderator oder Gruppe sehen.
Situation klären.
Bitte oder Wunsch äußern, Angebot oder Vorschlag machen.
Klare Vereinbarung treffen.
Weitermachen.
    Beispiele
    1
Störung ansprechen:
„Ich habe im Moment ein Problem.“
2
Sagen, was stört:
„Herr Friedrich und Frau Werth, seit einer Minute sind Sie in ein intensives Gespräch vertieft.“
3
Sagen, welche Folgen Sie sehen:
„Das beeinträchtigt mich in meiner Konzentration, und Sie fallen für die Gruppe aus.“
4
Situation klären:
„Was beschäftigt Sie so sehr – ist es für unsere Arbeit wichtig?“
5
Bitte oder Wunsch äußern oder Angebot machen:
„Bitte unterbrechen Sie Ihr Gespräch und machen Sie wieder mit.“
6
Vereinbarung treffen:
„Sind Sie damit einverstanden?“
7
Weitermachen:
„Danke. Zurück zur Frage nach den Problemursachen …“
    Wenn es zu keinem Einverständnis kommt, bleibt die Sitzung unterbrochen, bis eine Lösung gefunden wurde. Wenn der Moderator die Arbeitssitzung unterbricht und eine Störung klar anspricht, muss auch eine Lösung dafür gefunden werden, bevor die Arbeit weitergeht. Sonst besteht zum einen die Gefahr, dass der Eindruck entsteht, massive Störungen würden toleriert. Zum anderen tauchen ungelöste Schwierigkeiten erfahrungsgemäß früher oder später wieder auf.

Die Moderation nachbereiten
    Keine Besprechung und kein Workshop sollte ohne professionelle Nachbereitung abgeschlossen werden. Dazu gehört vor allem, die Ergebnisse schwarz auf weiß festzuhalten. Eine weitere wichtige Aufgabe der Nachbereitung ist eine kritische Auswertung der Arbeitssitzung. In diesem Kapitel erfahren Sie
wie Sie Resultate in Form eines Protokolls sichern
wie Sie von der Gruppe Feedback einholen und so Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und umsetzen

Die Ergebnisse im Protokoll festhalten
    Wesentliche Aufgabe des Moderators in der Phase der Nachbereitung ist es, die Ergebnisse der Arbeitssitzung festzuhalten und möglichst zügig den Beteiligten und Betroffenen zukommen zu lassen. Dazu wird ein Protokoll angefertigt.
    Wichtig
    Vor der Verteilung sollte der Moderator die Protokolle überprüfen und „absegnen“ lassen, z. B. von zwei vorher bestimmten Teilnehmern. Dadurch vermeidet man Missverständnisse und Fehler.
    Folgende Fragen zur Verteilung des Protokolls sollten Sie klären:
Wer sollte ein Protokoll erhalten?
Warum braucht er es?
Bis wann liegt das Protokoll vor?
Wo wird das Protokoll abgelegt?
Wer hat Zugriff auf die Ablage?
    Protokolle können sehr verschieden aussehen und mehr oder weniger aufwendig erstellt sein. Welche Protokollform wann die beste ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab: von der Homogenität der Gruppe, von Art und Inhalt des Auftrags oder von der Komplexität der Ergebnisse. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Protokollformen vor.
Pinwandprotokoll, Flipchartprotokoll, Tafelprotokoll
    Das Pinwand-, Flipchart- bzw. Tafelprotokoll ist die einfachste