Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

testet die Vollständigkeit der Antworten von Frage 9. Die Frage kann den Kleingruppen bei der Präsentation ihrer Ergebnisse aus Frage 9 gestellt werden.
    Nun haben Sie die Struktur der Arbeitsphase festgelegt und Sie haben sich überlegt, mit Hilfe welcher Moderationstechniken die einzelnen Schritte bearbeitet werden sollen. Wenn Sie jetzt noch für jeden Schritt den benötigten Zeitaufwand schätzen, haben Sie einen Zeit- und Arbeitsplan für die Arbeitsphase der Moderation.
Fallbeispiel 2: Die Zusammenarbeit klappt nicht
    Ein weiteres Beispiel soll Ihnen verdeutlichen, wie sehr der Aufbau der Sitzung und die Wahl der Moderationstechniken von der individuellen Situation abhängt.
    Im Team ist das Verhältnis untereinander und zum Abteilungsleiter sehr gespannt. Alle leiden unter dieser auch emotional stark belastenden Situation. Einige Teammitglieder schlagen vor, die Situation in einer moderierten Sitzung zu besprechen. Herr Sommer, der Teamleiter eines anderen Teams in der Firma, soll moderieren. Er genießt das Vertrauen aller Teammitglieder. Herr Sommer stellt das folgende Leitfragensystem zusammen und bestimmt die Moderationstechniken für die Arbeitsphase.
Wie lautet die Ausgangsfrage, zu der wir uns ein Bild machen sollen?
    Die gewünschte Bestandsaufnahme lautet: Welche Schwierigkeiten sehe ich im Team? Diese Frage spricht Herr Sommer mit dem Team ab und beginnt damit die Arbeitsphase.
Welche Schwierigkeiten gibt es?
    Für die Bestandsaufnahme der Schwierigkeiten im Team bieten sich eine Ideensammlung oder die Zielscheibe als Moderationstechniken zwar an – sind aber in dieser Situation nicht geeignet. Das Klima im Team ist viel zu schlecht. Herr Sommer wählt also die Kartenabfrage: Sie sichert den einzelnen Teammitgliedern Anonymität und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass tatsächlich die wirklichen Schwachstellen angesprochen werden.
Wie können wir die Schwierigkeiten einteilen und zusammenfassen?
    Die Antwort ergibt sich aus der Kartenabfrage. Ergebnis ist eine übersichtliche und gegliederte Bestandsaufnahme der „Problemlandschaft“ im Team.
Welche Schwierigkeiten sind für uns am wichtigsten?
    Herr Sommer wählt die Mehrpunktabfrage als Instrument, um die Probleme herauszufinden, die am meisten unter den Nägeln brennen. Damit sind die Probleme nun vollständig erfasst, gebündelt und gewichtet.
Wie geht es weiter? (Handlungsplan)
    Nun wird geklärt, wer was bis wann tun wird. Die Ergebnisse werden mit Hilfe des Handlungsplan-Schemas festgehalten und in das Protokoll übernommen.
    In unserem Fall hat sich das Team entschlossen, Herrn Sommer als Moderator an Bord zu holen, um die Schwierigkeiten, die nun bekannt sind, in einem zweitägigen Workshop intensiv zu bearbeiten. Der Handlungsplan enthält bereits die Schritte zur Planung und Vorbereitung des Workshops.
    Wichtig
    Die Beispiele haben es gezeigt: Es gibt kein Standardvorgehen und kein Patentrezept für die Strukturierung und Gestaltung der Arbeitsphase einer moderierten Sitzung. Jedes Leitfragensystem muss mit Hilfe der Informationen aus der Adressatenanalyse für die jeweilige Situation maßgeschneidert werden. Auch die Moderationstechniken sind auf die speziellen Gegebenheiten z. B. die Stimmung in der Gruppe, die Größe der Gruppe u. Ä. abzustimmen.

Die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen
    Eine kluge Frage ist die halbe Weisheit.
    (Francis Bacon)
    Ein guter Moderator ist immer auch ein guter Kommunikator. Zu den kommunikativen Fertigkeiten, die einen guten Moderator auszeichnen, ließe sich problemlos ein eigenes Buch schreiben. Hier beschränken wir uns auf die wichtigste: den richtigen und bewussten Umgang mit Fragen.
    Fragen ist die zentrale Kommunikationsform der Moderation. Durch zielgerichtetes Fragen trägt der Moderator erheblich zum Erfolg der Arbeitssitzung bei. Mit Hilfe kluger Fragen kann er
die nötigen Informationen in der Vorbereitungsphase einholen,
die Arbeitssitzung und die Arbeitsphase strukturieren,
die Umsetzung der Arbeitsphase unterstützen,
alle Teilnehmer einbeziehen und
schwierige Situationen meistern.
    Welche Frageart passt zu welcher Situation?
    Als Moderator sollten Sie die wichtigsten Fragearten kennen und mit ihnen umgehen lernen. Denn die verschiedenen Fragearten können gezielt für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden.
    Es gibt offene und geschlossene Fragen. Offene Fragen fordern ganze Sätze als Antwort, während man auf geschlossene Fragen mit einem einzigen Wort oder der knappen