Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

besprochen werden. Deshalb bleiben die Sitzungen dann für jene Projekte reserviert, an denen alle oder zumindest die meisten mitarbeiten, und jenen Problemstellungen vorbehalten, bei denen die Unterstützung und Hilfe projektfremder Mitarbeiter gewünscht wird.
informiert die Führungskraft über den Stand der Dinge.
verbessert den Informationsaustausch im Unternehmen. Die Mitarbeiter aller Abteilungen sind jederzeit über den aktuellen Stand der Projekte im Bilde.
ist ein ausgezeichnetes Kontrollinstrument für die Führungskraft. Macht ein Projekt keine Fortschritte, setzt sie sich unverzüglich mit der dafür verantwortlichen Projektgruppe in Verbindung, kann ermutigen, Hilfestellung geben oder auch Kritik üben. Der Flugplan verstärkt somit den Kontakt zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
ermuntert zu Kommentaren. Projektpiloten, deren Projekt erfolgreich gelandet ist, sollten nicht sofort ihre Karte entfernen. So können andere Mitarbeiter Glückwünsche darauf notieren wie „gut gemacht!“ oder „weiter so!“.

    Wie erstellt man einen Flugplan?
Besorgen Sie eine Korkplatte (1 m × 2 m), schreiben Sie „Flugplan“ als Überschrift darauf.
Legen Sie darunter fünf Spalten an. Von links nach rechts lauten die Überschriften für die Spalten: „Fertig zum Start“, „fliegt“, „Schwierigkeiten“, „SOS“, „sicher gelandet“.
Lassen Sie für die verschiedenen Projekte verschiedenfarbige Projektkarten anlegen. Stellen Sie ausreichend viele Karten rechts neben dem Flugplan zur Verfügung.
Hängen Sie den Flugplan gut sichtbar an einem Ort auf, der von den Mitarbeitern häufig frequentiert wird (z. B. neben dem Kaffeeautomaten, in der Kantine etc.).

    Flugplan
Fertig zum Start
fliegt
Schwierigkeiten
SOS
sicher gelandet
 
    Der Flugplan gibt den Ist-Zustand verschiedener, parallel laufender Projekte wieder.
    Projektkarten für den Flugplan
    Wie führt man den Flugplan
    Sobald Sie einen Mitarbeiter mit einem Projekt betraut haben, füllt er eine Projektkarte aus und heftet sie an die Stelle „fertig zum Start“. Hat der Mitarbeiter mit der Arbeit an dem Projekt begonnen, heftet er die Karte in die Spalte „fliegt“. Ist das Projekt abgeschlossen, bringt er die Karte in der letzten Spalte unter „sicher gelandet“ an.
    Tauchen jedoch Schwierigkeiten auf, so befestigt er sie unter „SOS“ und notiert auf einer weiteren Karte unter der Spalte „Schwierigkeiten“, um welche Probleme es sich handelt.

Zeit ist Geld
    Zeitmanagement spielt bei der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen eine entscheidende Rolle. Ihre Zeit und die Ihrer Mitarbeiter ist ein begrenztes Kapital, das Sie nur bei zielgerichteter, systematisch strukturierter Planung nicht verschwenden. Die Herausforderung besteht darin, plan- und vorhersehbare Dinge in Angriff zu nehmen und nicht kopflos alles dem Zufall zu überlassen. Denken Sie daran:
Zeit ist eine Ressource, die immer knapper wird.
Die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit ist ein Führungskapital. Sie können sie bei rationeller Einteilung dazu nutzen, konkrete Ergebnisse und kreative Fortschritte zu erabzuhalten.
Wer sinnvoll mit Besprechungszeit umgeht, gewinnt für sich und seine Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben.
Verschwendete Zeit geht zulasten Ihrer Freizeit, denn Sie müssen Liegengebliebenes nachholen.
    Wie manage ich kostbare Zeit?
    Hier einige Tipps, wie Sie mit der Besprechungszeit effizient umgehen. Nehmen Sie sich für den Anfang nicht alles auf einmal vor.
1 Störungszeiten umgehen
    Untersuchungen über die häufigsten Störungen am Arbeitsplatz zeigen, dass diese zwischen 10 und 12 sowie 14 und 17 Uhr liegen. Planen Sie Besprechungen so, dass Sie nicht gestört werden. Sie können sich die unruhigen Zeiten auch zunutze machen, indem Sie die Besprechungen so terminieren, dass sie Ihre effizienteste Arbeitszeit nicht übermäßig beanspruchen.
2 Natürliche Grenzen setzen
    Setzen Sie Besprechungen so an, dass sie ihre natürliche Grenze am Ende der allgemeinen Arbeitszeit finden. So halten Sie den Zeitaufwand unter Kontrolle. Manche Führungskräfte planen Besprechungen zu ganz bestimmten Terminen ihrer Mitarbeiter: etwa um 11.30 Uhr, weil Sie wissen, dass der Mitarbeiter anschließend zum Essen gehen will.
3 3-Minuten-Regel beachten
    Hängen Sie eine große Uhr auf. Kündigen Sie an, dass jeder Mitarbeiter nur drei Minuten Zeit hat, seine Meinung oder ein Referat vorzutragen. So hat nicht nur jeder Teilnehmer dieselbe Chance sich zu