Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Ist das Meeting notwendig?
    Bevor Sie eine Besprechung einberufen und Mitarbeiter von ihrer Arbeit fernhalten, sollten Sie sich eines fragen: Ist das Meeting überhaupt notwendig? Prüfen Sie immer erst die Voraussetzungen für eine Besprechung! Möglicherweise zeigt sich, dass Sie überflüssig ist und Probleme auf anderem Wege schneller zu lösen sind.
    Wie treffe ich die richtige Entscheidung?
    Anhand des folgenden Fragenkatalogs überprüfen Sie, ob die Besprechung das geeignete Instrument ist, Ihre Schwierigkeiten zu lösen.
    Wer sich als Besprechungsleiter immer wieder gewissenhaft die Frage nach der Notwendigkeit einer Besprechung stellt und ehrlich beantwortet,
verhindert, dass aus diesem Führungsinstrument ein Folterinstrument wird,
vermeidet Zeitverschwendung,
bezieht die Beteiligten in eine aktive Verbesserung der Besprechung ein,
fördert die Effizienz seiner eigenen Führungsinstrumente.
    Beantworten Sie sich folgende Fragen:
Rechtfertigen die anstehenden Aufgaben den Aufwand?
Sind die Probleme für die ausgewählte Hierarchiestufe relevant?
Betrifft das Problem alle Teilnehmer?
Könnte ein Einzelner das Problem durch einige gezielte Rückfragen alleine lösen?
Kann die einberufene Gruppe das anstehende Problem unvorbereitet lösen? Dabei gilt es zu bedenken: Eine fruchtbare Diskussion kann nur zwischen Mitarbeitern entstehen, die vorher, jeder für sich, das Problem sorgfältig durchdacht haben. Teamarbeit ist gut, die Kombination mehrerer unausgereifter und konfuser Vorstellungen bringt jedoch kein klares Ergebnis.
Ist die Besprechung überhaupt der vernünftigste Weg, Konflikte zu lösen? Welche Prozesse sind anzustreben, damit bei Konflikten ein Konsens erzielt wird?
steht genügend Zeit für eine strukturierte Besprechung zur Verfügung?
Können alle Beteiligten einen Nutzen aus der Besprechung ziehen?
Wäre eine schriftliche Information aller Teilnehmer rationeller?
Kann eine Gruppe das anstehende Probleme wirklich besser lösen als ein Einzelner oder ein sehr kleines Team?
Sind Sie bei der Lösung des Problems auf Spezialisten und verschiedene Fähigkeiten angewiesen?
Ist es für eine anstehende Entscheidung sehr wichtig, die Meinung anderer einzuholen?
Verbessert das Sammeln von vielen Ideen die Qualität der Entscheidung?
Ist es wichtig, dass die Entscheidung von vielen verstanden und getragen wird?
Sind die Teilnehmer selbstständig genug, notwendige Entscheidungen selbst zu fällen?
    Sind Sie, obwohl Sie alle Fragen beantwortet haben, noch immer im Zweifel? Dann empfehlen wir Ihnen, die Besprechung auf jeden Fall anzusetzen, wenn
eine Entscheidung die Urteilskraft mehrerer Personen erfordert und bloßes Abwägen oder ruhiges Überlegen nicht ausreicht um die Entscheidung zu fällen
das Sammeln von Ideen die Qualität der Entscheidung verbessern kann
die Akzeptanz der Entscheidung durch die Besprechungsteilnehmer von größter Bedeutung ist
vielschichtige Probleme verschiedenste Fähigkeiten oder sogar Spezialisten erfordern
die Ausführenden selbstständig genug sind notwendige Entscheidungen selbst zu fällen
Sie Ihre eigenen Annahmen für die Durchführung von Besprechungen überprüft haben
oder wenn? …
    Hier entscheiden Sie selbst!
    Wichtig
    Falls Mitarbeiter auf Sie zukommen und darum bitten eine Besprechung durchzuführen, so nehmen Sie diese Bitte grundsätzlich ernst. Als Führungskraft ist es wichtig zu wissen, wo Mitarbeitern der Schuh drückt.
    Was leistet ein Flugplan?
    Es gibt eine weitere Möglichkeit überflüssige Besprechungen zu eliminieren: den Flugplan. Bei diesem einfachen Kommunikationsmedium handelt es sich um eine große Korkplatte, auf der die Mitarbeiter über den Ist-Zustand verschiedener, parallel laufender Projekte und die dabei auftauchenden Probleme informieren. Der Flugplan
fördert schnelle und unbürokratische Problemlösungen im Team: Mitarbeiter sehen auf einen Blick, bei welchen Projekten im Unternehmen Probleme auftauchen und können sofort Hilfe leisten. Natürlich kann jemand vortäuschen, dass er sehr viel zu tun hat, um sich nicht um die Probleme anderer kümmern zu müssen. Aber wer sich ständig zurückhält, obwohl er durch den Flugplan über mögliche Schwierigkeiten der Kollegen informiert wird, fällt schnell auf und kann auf sein Verhalten angesprochen werden. Der Flugplan fördert also auch ein partnerschaftliches Geben und Nehmen.
hilft Besprechungszeit zu sparen. Es kann nicht in jeder Sitzung die gesamte Projektpalette aller Mitarbeiter