Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Protokollform. Dabei handelt es sich um eine genaue Abschrift oder Fotografie (eventuell mit einer Sofortbildkamera angefertigt) von Visualisierungen auf Pinwand, Flipchart oder Tafel. Diese Abschriften sind im Grunde keine vollwertigen Protokolle, sie sind aber übliche Bestandteile der folgenden Protokollformen.
Ergebnisprotokoll
    Im Ergebnisprotokoll werden nur die erarbeiteten Ergebnisse festgehalten. Der Weg, auf dem die Ergebnisse erarbeitet wurden, wird nicht protokolliert. Gut bewährt hat sich die Kombination aus Fragen (Themen, die behandelt wurden) und Antworten (Ergebnisse). Ergebnis kann und sollte auch ein Handlungsplan sein.
    Ein Ergebnisprotokoll reicht für die meisten Arbeitssitzungen aus. Man hält die wesentlichen Resultate fest, auf die die Gruppe sich geeinigt hat. Diese Grundidee wird durch das folgende Beispiel verdeutlicht:
    Beispiel
    Thema der Arbeitssitzung: Priorisierung von Projekten im Team
    Datum und Zeit: 23.11.20XX; 14:00–20:00 Uhr.
    Leitung der Arbeitssitzung: Frau Werner
    Protokollführer: Herr Maier
    1. Warum klappt unser Priorisierungsverfahren nicht?
    a. Verhalten im Team: unterschiedliche Kriterien und Ziele, Abstimmung findet nicht statt, …
    b. Zusammenspiel Team – Abteilungsleitung: ungenügender Informationsfluss, keine übergeordneten Abteilungsziele, …
    c. Umfeld des Teams: keine Planungskultur im Unternehmen, starke „politische“ Einflüsse, …
    d. Methode: zeitliche Dimension im Priorisierungssystem fehlt; Priorisierungskriterien sind zu kompliziert, …
    2. Welche Ursachen sind die wichtigsten?
    Abstimmung im Team findet nicht statt; ungenügender Informationsfluss zwischen Team und Abteilungsleitung; Lücken in der Methode
    3. Was tun wir, um die Priorisierung zu verbessern?
    Wer?
Hr. Sommer, Fr. Schmidt
Macht was?
Entscheidungsvorlage zur Verbesserung der Priorisierungsmethode
Mit wem?
AL Fr. Huber
Bis wann?
30.6.20XX
Kennzahlen für den Erfolg:
Zahl der klaren Priorisierungen/Zahl der unklaren Priorisierungen
Messmethode:
Monats- und Jahresbilanz durch Zählen
Ziel/Wozu?
Jedes Projekt soll eine eindeutige Prioritätenkennzeichnung erhalten
Wer checkt den Erfolg und gibt Rückmeldung an wen?
Hr. Sommer an Team und AL Fr. Huber
Ergebnisprotokoll mit Kommentar
    Ein Ergebnisprotokoll mit Kommentar ist ein erweitertes Ergebnisprotokoll, das zusätzliche Informationen enthält, wie z. B.:
Begründung und Erläuterung der Ergebnisse,
Lösungsalternativen, die in Erwägung gezogen aber verworfen wurden sowie die Begründung dafür,
Beschreibung des Weges, wie die Ergebnisse erarbeitet wurden,
Liste der Personen, die die jeweiligen Teilergebnisse mit erarbeitet haben.
    Die zusätzlichen Informationen sollte man z. B. in folgenden Situationen in das Protokoll aufnehmen:
Das Protokoll geht an Personen, die von den Ergebnissen betroffen sind, an der Arbeitssitzung aber nicht teilgenommen haben. Damit sie die Ergebnisse verstehen können, brauchen sie Hintergrundinformationen.
Man hat sich zwar für ein Vorgehen bzw. eine Lösung entschieden, möchte aber die anderen Lösungen, die man in der Sitzung erarbeitet hat, für den Fall festhalten, dass die vereinbarte Lösung doch nicht zu den erwünschten Resultaten führt. Dann kann man mit Hilfe des Protokolls die Überlegungen rekonstruieren, die zu anderen Lösungsmöglichkeiten erarbeitet wurden und muss nicht wieder von vorne anfangen.
Es ist wichtig zu dokumentieren, dass die Ergebnisse von Personen erarbeitet wurden, die das nötige Fachwissenmitbringen. Also nimmt man die Argumente für die beschlossene Lösung in das Protokoll mit auf und nennt die Personen bzw. Fachleute, die diese Argumente vertreten.
Ablaufprotokoll
    Das Ablaufprotokoll ist die aufwendigste und detaillierteste Protokollform. Es gibt zusätzlich zu den Grundinformationen alle wichtigen Teilschritte der Arbeitssitzung in zeitlicher Folge wieder. Man wird ein Ablaufprotokoll vor allem dann anfertigen,
wenn es um äußerst wichtige Themen ging,
wenn die Diskussion kontrovers geführt wurde,
wenn keine Konsensentscheidung gefunden werden konnte,
wenn abzusehen ist, dass der erarbeitete Beschluss Anlass zu weiteren Diskussionen sein wird.
    Für jeden Themenpunkt können folgende Zusatzinformationen in das Protokoll aufgenommen werden:
die Methode der Bearbeitung,
die vorgebrachten Argumente (eventuell mit Namen der Diskutanten),
Details zum Beschluss (einstimmig oder mehrheitlich; wer dafür und wer dagegen),
die ausführliche Begründung des