Projektmanagement & Business Coaching

Weitere Verhaltensweisen und Lösungsansätze bei Problemen im Team werden
im Kapitel 9.2 unter Business Coaching dargestellt.

5.3 Testen Sie Ihre Fortschritte
    Jetzt können Sie wieder Ihr Wissen mit Hilfe der Fragen
überprüfen.
    Fragen zum 5. Kapitel. Welche Aussagen sind richtig oder
falsch?
    1 Projekte werden prinzipiell von Vorgesetzten eingeleitet.
    2 Jeder kann Projektleiter sein.
    3 Der Projektleiter ist für die Durchführung des Projektes
verantwortlich.
    4 Der Initiator eines Projektes hat normalerweise von allen
wichtigen Aspekten des Projektes feste Vorstellungen.
    5 Das Projektteam muss vor Beginn das Projekt klar
definieren.
    6 Projektmanagement unterscheidet sich kaum von anderen
Management- Anwendungen.
    7 Die zeitliche Beschränkung von Projekten stellt an den
Projektleiter besondere Herausforderungen.

6 Projektdurchführung
6.1 Aktivitäten in der Durchführungsphase
    Während der Projektdurchführungsphase koordiniert der Projektleiter alle Einzelschritte des Projektes. Dies umfasst sowohl die Verantwortungsbereiche, die
schon oben bei der Vorstellung der Position des Projektleiters angesprochen
wurden, als auch die speziellen Führungsaufgaben im Projektalltag
    - Kontrolle der Arbeitsabläufe, um deren planmäßigen Abschluss
zu bewirken,
    - für Feedback an die Mitarbeiter sorgen,
    - Verhandlungen durchführen, um Material, Ausrüstung und
Dienstleistungen bereitstellen zu können,
    - die Lösung von Konflikten innerhalb des Projektteams und
Verhandlungen zwischen dem Projektteam und Außenstehenden.
    Diese Schlüsselaufgaben erfordern unterschiedliche
Fähigkeiten des Projektleiters. In diesem Kapitel und in Kapitel 9 werden
einige Techniken und Hilfsmittel vorgestellt, die dem Projektleiterbei der
Durchführung des Projektes helfen.
    Die Kontrolle ist die wichtigste Tätigkeit während der
Durchführung des Projektes. Das wichtigste Hilfsmittel für diesen Kontrollvorgang
ist der Projektplan, zum Beispiel als Gantt- Chart. In ihm werden die drei
Projektparameter, die Einzelschritte mit Spezifikationen, der Zeitplan, der
Budget entwickelt. Das sind die Maßstäbe, an denen der Projektfortschritt und somit die Leistung gemessen wird.

6.2 Kontrolle der Arbeitsabläufe
    Die Kontrolle der Arbeitsabläufe besteht aus drei Schritten:
    - Maßstäbe setzen,
    - Leistung überwachen,
    - Korrekturmaßnahmen ergreifen.
6.2.1 Maßstäbe setzen
    Die Maßstäbe für das Projekt werden in den ausführlichen
Projektspezifikationen gesetzt, die in der Planungsphase erstellt werden. Der
Projektleiter behält diese Spezifikationen stets im Auge und gewährleistet, dass
die Mitarbeiter dies ebenfalls tun.
    Denn, falls das Projekt von der ursprünglichen Spezifikation
abweicht, ist der prognostizierte Erfolg der Machbarkeitsstudie nicht mehr gewährleistet. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt oder das Projektresultat dann den
Leistungskriterien nicht entsprechen könnte, ist sehr hoch.
    Um festzustellen, ob den in den Spezifikationen festgelegten
Maßstäben für Qualität, Zeit und Kosten auch wirklich entsprochen wird, und
auch um die Kontrolle über den Projektablauf allgemein zu erleichtern, stehen
dem Projektleiter eine Reihe von Hilfsmitteln zur Verfügung. Das Verhältnis
zwischen dem Zeitplan und dem eigentlichen Ablauf des Projektes kann anhand der
in der Planungsphase entstandenen GANTT- Charts und PERT- Diagramme verfolgt werden.
    Im Folgenden werden vier weitere Darstellungsmöglichkeiten
beschrieben, die für die Projektkontrolle nützlich sind:
    - Kontrollpunkt- Erkennungscharts
    - Projektkontrollcharts
    - Milestone- Charts
    - Budgetkontrollcharts
    Kontrollpunkt- Erkennungschart
    Eine hilfreiche Technik für die Projektkontrolle ist das
gezielte Notieren eventueller Fehlermöglichkeiten, die jeweils bei den drei
Projektparametern eintreten könnten. Der Projektleiter und das Projektteam überlegen sich, wann und wie sie erfahren werden, dass etwas nicht so, wie vorgesehen
läuft. Dann können sie sich einen Plan machen, wie der Fehler zu beheben ist,
wenn er tatsächlich eintritt. Dadurch sind sie auf unangenehme Überraschungen
vorbereitet und können schneller auf die Probleme reagieren. Ein Kontrollpunkt-
Erkennungschart fasst diese Informationen übersichtlich zusammen (Tabelle 6.1).
Die Auflistung wird schon in der Angebotsphase begonnen und kontinuierlich im Projektverlauf
ergänzt.
    Tabelle 6.1: Beispiel für ein Kontrollpunkt-
Erkennungschart

    Ein weiteres nützliches