Projektmanagement & Business Coaching

sind Gespräche zwischen dem
Projektleiter und den für die jeweiligen Einzelschritte verantwortlichen
Mitarbeitern. Sie können mit Gruppen oder Einzelpersonen, von Angesicht zu
Angesicht oder telefonisch geführt werden. Bei externen Projekten können sie
auch schriftlich eingereicht werden. Fortschrittsbesprechungen finden
normalerweise in regelmäßigen Abständen statt, zum Beispiel täglich,
wöchentlich, monatlich.
    Sie können aber auch einberufen werden, wenn ein
Leistungsproblem bemerkt wird oder wenn ein wichtiger Schritt im Projekt
beginnt oder abgeschlossen wurde. Vom Projektleiter oder dem für die Arbeit
verantwortlichen Mitarbeiter einberufene Gespräche ergänzen die geplanten
Fortschrittsbesprechungen.
Die Richtlinien für Fortschrittsbesprechungen
    Normalerweise stehen in den Fortschrittsbesprechungen drei
Themen auf der Tagesordnung:
    - der Vergleich des geplanten mit dem tatsächlichen
Fortschritt,
    - die Rückschau auf aufgetretene Probleme und deren
Bewältigung,
    - die Diskussion über anstehende Probleme und deren
Lösungsmöglichkeiten.
    Die verschiedenen Rollen des Projektleiters während einer
Fortschrittsbesprechung
    Die Aufgabe des Projektleiters ist während einer
Fortschrittsbesprechung, den Stand des Projektes zu erfahren und den weiteren
Verlauf zu beeinflussen, auch aktiv, wenn dies notwendig ist. Während der Besprechung
spielt der Projektleiter sehr unterschiedliche Rollen (Bild 6.3).
Der Zuhörer
    Der Projektleiter sollte sehr genau zuhören, wenn er über
Fortschritt, Abweichungen vom Plan, Probleme und vorgeschlagene Lösungen
informiert wird.
    Es ist nicht nur wichtig, was gesagt wird, es ist auch
wichtig, wie etwas gesagt wird! Ist der Mitarbeiter aufgeregt, frustriert,
entmutigt? Durch Fragen kann das Gesagte erläutert werden. Die Wiederholung des
Gesagten kann dem Zuhörer helfen, sich genauere Eindrücke und Gefühle
einerseits zu verschaffen, aber auch über das eigentliche Problem Klarheit zu
bekommen (Kapitel 9).

    Bild 6.3: Die Rollen des Projektleiters während der
Fortschrittsbesprechung
Der Mitwirkende
    Bei vielen Zwischenbesprechungen verläuft der Fortschritt
nach Plan. Es werden aber auch Probleme zu bewältigen sein. Wenn dies
erforderlich ist, sollte der Projektleiter zur Lösung aktiv beitragen, zum
Beispiel indem er das Projektteam auf weitere Lösungsmöglichkeiten hinweist.
Die Erfahrung und das Wissen des Projektleiters sind hier notwendig, um das
Projekt vorwärtszubringen.
Der Koordinator
    Eine wichtige Rolle des Projektleiters ist die des
Koordinators: die Einzelschritte des Projektes werden zu einem funktionierenden
Ganzen zusammengefasst. Was wird vernachlässigt? Wird irgendeine Arbeit doppelt
gemacht? Wie kann frei werdendes Personal eingesetzt werden?
Die Führungskraft
    Die wichtigste Rolle des Projektleiters ist die des
Anführers. Er muss die Bemühungen des Teams immer auf das Erreichen des
Projektziels ausgerichtet halten: den Abschluss des Projektes im Budget- und
Zeitrahmen, sowie der Einhaltung der Spezifikationen. Gute Leistungen müssen
anerkannt, schwache Leistungen korrigiert werden, Interesse und Motivation am
Projekt müssen hochgehalten werden.
    Schließlich gibt es in jeder Gruppe und in jedem Team eine
Eigendynamik. Die in Bild 6. 4 dargestellten Gruppencharaktere treten in jeder Gruppe auf.
    Glaubt man durch einen glücklichen Zufall einen unliebsamen
Charakter losgeworden zu sein, entpuppt sich ein anderes Gruppenmitglied, das dessen Rolle übernimmt.

    Bild 6.4: Die Gruppencharaktere 6.4
    Die einzige Möglichkeit ist, die verschiedenen Charaktere
positiv für das Team zu nutzen
    - Der Streitsüchtige (Nörgler): Sachlich und ruhig bleiben.
Die Gruppe veranlassen, seine Behauptungen. zu widerlegen.
    - Der Positive (Pingelige): Ergebnisse zusammenfassen
lassen.
    - Der Alleswisser (Drängler): Die Gruppe auffordern, zu
seinen Behauptungen Stellung zu nehmen.
    - Der Vielredner: Taktvoll unterbrechen, Redezeit festlegen.
    - Der Schüchterne: Leichte und direkte Fragen stellen. Sein
Selbstbewusstsein stärken.
    - Der Ablehnende: Seine Kenntnisse und Erfahrungen
anerkennen.
    - Der Dickfellige (Uninteressierte): Nach seiner Arbeit
fragen. Beispiele aus seinem Interessengebiet geben.
    - Der Erhabene (Das "große" Tier): Keine direkte
Kritik üben. Ja, aber- Technik einsetzen.
    - Der Ausfrager (Rechthaberische): Seine Fragen an die
Gruppe zurückgeben.
    - Der Teamgeist: Versuchen, ihn zu wecken.
6.2.2.3 Der