Projektmanagement & Business Coaching

Qualitätstest
    Qualitätstests werden meist in den Projektspezifikationen
zur Qualitätssicherung festgelegt. Typische Tests sind zum Beispiel
Belastungsprüfungen bei mechanischen Bauteilen und Werkstoffen.
6.2.2.4 Die Prüfung
    Die Prüfungen können während eines Projektes, und nachdem es
beendet wurde, durchgeführt werden. Übliche Bereiche für Prüfungen sind die Buchhaltung,
die Einkaufs- und Sicherheitspraktiken, Wartungsvorgänge oder
Auszahlungsbefugnisse. Die Prüfer müssen auf dem jeweiligen Gebiet Experten
sein und von außen kommen, also nicht dem Projektteam angehören. Nach der gründlichen Prüfung wird ein Prüfungsbericht verfasst, der detailliert das Ergebnis
beschreibt und alles aufzeigt, was von etablierten Richtlinien, genehmigten
Handlungsweisen oder vernünftigen Geschäftspraktiken abweicht.
6.2.3 Korrekturmaßnahmen ergreifen
    Während des Projektfortschritts und der Leistungsüberwachung
wird es immer Zeitpunkte geben, an denen das Projekt hinter dem Plan
zurückbleibt. Das erfordert im Allgemeinen immer Korrekturmaßnahmen, aber der Projektleiter sollte sich auch davor hüten, zu schnell einzugreifen. Manche Mängel korrigieren sich von
selbst. Manchmal wird das Projekt hinter dem Plan her hinken, manchmal wird es
schneller fortschreiten als erwartet, aber es wird schließlich "im
Plan" abgeschlossen sein. Es wäre unrealistisch, immer einen gleichmäßigen
Fortschritt nach Plan zu erwarten.
    Wenn die Qualität nicht den Spezifikationen entspricht, wird die Arbeit üblicherweise wiederholt, bzw. nachgebessert werden. Aber auch in diesen Fällen
sollte nicht zu voreilig entschieden werden. Vielleicht entspricht die Arbeit
dann doch den Anforderungen, wenn sie eingehender geprüft wird. Es sollte dabei
genau überprüft werden, wie groß die tatsächliche Abweichung ist, und ob sie eine ernstzunehmende Auswirkung auf das Projekt haben könnte. Wenn dann etwas wiederholt
oder nachgebessert wird, ist das eine Einzelentscheidung und nicht ein
automatischer Vorgang.
    Wenn das Projekt tatsächlich dem Plan nachzulaufen beginnt,
gibt es mehrere Möglichkeiten, damit umzugehen.
    Zuallererst wird überprüft, ob die in der restlichen Zeit
verbleibende Arbeit schneller gemacht werden kann und somit die Zeit eingeholt
werden kann.
    Wenn das nicht mehr möglich ist, können den Mitarbeitern
zusätzliche Anreize angeboten werden, die restliche Arbeit doch noch schneller
zu erledigen. Solche Zulagen sind durch einen direkten Vergleich mit dem
potentiellen Verlust bei verspätetem Abschluss zu rechtfertigen.
    Falls das auch nicht möglich oder wirkungsvoll erscheint,
kann durch die Erhöhung der Ressourcen die Arbeitsleistung vergrößert werden,
zum Beispiel durch Überstunden oder den Einsatz weiterer Arbeitskräfte. Das
kostet zwar mehr, kann aber Verluste, bzw. Vertragsstrafen durch Terminüberschreitungen
(Pönale, etc.) verhindern.
    Wenn das Projekt das Budget zu überschreiten beginnt, muss
auch überlegt werden, wie bei den noch anstehenden Arbeiten Einsparungen
gemacht werden können. Andernfalls muss der Projektumfang eingeschränkt werden,
oder es muss um mehr Mittel mit dem Kunden verhandelt werden.
    Im Folgenden sind einige solcher Maßnahmen aufgeführt und
erläutert.
    Maßnahmenkatalog für Korrekturmaßnahmen
    Neu Verhandeln
    Besprechen einer Möglichkeit für eine Fristenverlängerung oder
eine Budgeterhöhung mit dem Kunden.
    Aufholen
    Wenn bei angeschlossenen Einzelschritten Zeit verlorenging,
muss das Budget und der Zeitplan für die restlichen Arbeiten kontrolliert
werden. Vielleicht sind dort Einsparungen möglich, um die Kosten- und
Zeitvorgaben doch noch einzuhalten.
    Eingrenzung des Projektumfangs
    Es können unwichtige Projektschritte (Wunschliste) gestrichen
werden, um Kosten zu reduzieren und Zeit einzusparen.
    Ressourcen erhöhen
    Es können mehr Mitarbeiter und Maschinen für das Projekt
eingesetzt werden, um einen wichtigen Termin zu halten. Die Kosten dafür müssen
der Wichtigkeit, bzw. dem Nutzen gegenübergestellt werden.
    Ersatz suchen
    Wenn etwas nicht zur Verfügung steht oder teurer als erwartet
ist, kann ein Ersatz durch vergleichbare Materialien oder Geräte Einsparungen
bringen oder die Arbeit erst ermöglichen.
    Alternative Quellen
    Kann ein Lieferant nicht im vorgegebenen Zeit- oder
Kostenrahmen liefern, sollte sofort ein Ersatz für seinen Lieferumfang gesucht
werden. Die vom Lieferanten angebotene Alternative kann aber auch einmal
akzeptiert