Projektmanagement & Business Coaching

Hilfsmittel ist das
Projektkontrollchart, das einen raschen Überblick über Budget- und Zeitplanabweichungen
erlaubt. Die geplanten Termine und Kosten werden den tatsächlichen gegenübergestellt.
Die Abweichungen für jeden Einzelschritt und für das Gesamtprojekt werden so
deutlich.
    Um ein Projektkontrollchart vorzubereiten, führt man alle
Einzelschritte aus dem GANTT- Chart auf. Dann verwendet man den Zeitplan und
das Budget, indem man jedem Einzelschritt die geplante Dauer und die erwarteten
Kosten zuordnet.
    Nach der Beendigung eines Einzelschritts werden dann die
tatsächlichen Daten eingetragen. Die Abweichungen werden errechnet und addiert
(Tabelle 6.2). Die Einzelschrittdauern mit * liegen nicht auf dem kritischen
Pfad und könnten daher aus der Summe genommen werden.
    Diese Technik kann auf jedem PC in MS Project® oder einfach
als Listenformular umgesetzt werden. Damit können dann auch die
Fortschrittsberichte erzeugt werden.
    Tabelle 6.2: Fallbeispiel Hallenbaumaßnahme,
Projektkontrollchart in T€; Einzelschrittdauern mit * liegen nicht auf dem kritischen
Pfad

Milestone- Chart
    Ein Milestone- Chart (Meilenstein- Chart) gibt ein grobes
Bild des Zeitplans und der Kontrolldaten des Projektes. Es zeigt die
Schlüsselereignisse (Meilensteine oder Milestones), die von Außenstehenden klar
erkennbar sind oder die Zustimmung brauchen, bevor das Projekt weiterlaufen
kann. In MS Project® kann ein Milestone- Chart durch eine einfache Filterfunktion
erstellt werden.
    Im Allgemeinen gibt es im Projekt nur wenige Meilensteine.
Wegen des Übersichtscharakters ist ein Milestone- Chart während der
Planungsphase, in der mehr Informationen benötigt werden, nicht sehr hilfreich.
Wenn das Projekt aber zur Durchführung gelangt, ist es sehr nützlich, da es
eine prägnante Zusammenfassung des Projektfortschritts liefert (Tabelle 6.3).
    Tabelle 6.3: Fallbeispiel: Hallenbaumaßnahme,
Milestone- Chart

Budgetkontrollchart
    Budgetkontrollcharts gibt es in zwei Varianten. Die erste
ist dem Projektkontrollchart sehr ähnlich. Sie vergleicht das Budget mit den
tatsächlich entstandenen Kosten der Einzelschritte des Projektes. Die andere Variante
ist ein Diagramm, das die geplanten Kosten den tatsächlich entstandenen Kosten
gegenüberstellt. Dazu werden entweder Balken oder Linien benutzt.
    Die Balkendiagramme stellen die geplanten Kosten den
tatsächlich entstandenen Kosten für jeden Einzelschritt gegenüber, während ein
Liniendiagramm die geplanten und die tatsächlich entstandenen Kosten für das
gesamte Projekt kumulativ erstellt.

    Bild 6.1: Fallbeispiel: Hallenbaumaßnahme;
Budgetkontrollchart; rot budgetierte, blau tatsächliche Kosten

    Bild 6.2: Fallbeispiel: Hallenbaumaßnahme;
Budgetkontrollchart; rot budgetierte, blau tatsächliche Kosten
    Kleine Abweichungen, wie sie in Bild 6.1 und Bild 6.2 zu
sehen sind, sind völlig normal. Erst bei großen Abweichungen wird der erfahrene
Projektleiter einschreiten und Maßnahmen ergreifen.
6.2.2 Leistung überwachen
    Das Herz des Kontrollvorgangs liegt in der Überwachung der laufenden Arbeiten. So erfährt der Projektleiter, was tatsächlich getan wurde
und wie der Projektfortschritt mit dem Plan übereinstimmt. Dadurch erfährt man,
ob eine Korrektur notwendig ist. Übliche Überwachungsmaßnahmen sind
    - Inspektionen,
    - Fortschrittsbesprechungen,
    - Qualitätstests und
    - Prüfungen.
    Um effektiv kontrollieren zu können, wird mehr als eine Informationsquelle
benötigt. Zusätzlich zu schriftlichen Aufzeichnungen halten den Projektleiter
eine Mischung aus Inspektionen, Fortschrittsbesprechungen, Qualitätstests und
Prüfungen auf dem Laufenden.
6.2.2.1 Die Inspektion
    Die Inspektion ist die häufigste Überwachungsmaßnahme bei
Projekten. Sie werden von Inspektoren und dem Projektleiter durchgeführt. Die
Arbeitsabläufe werden beobachtet, während sie auf der Baustelle oder in der
Produktionsstätte durchgeführt werden. Die Inspektion ist ein sehr
wirkungsvoller Weg, um zu erfahren,
    - ob die Projektspezifikationen eingehalten werden,
    - ob unnötige Verschwendung stattfindet oder
    - ob gefährliche Arbeitsbedingungen herrschen.
    Inspektionen werden im Allgemeinen unangemeldet und
unvorhersehbar durchgeführt, können aber auch offen und direkt sein. Es können
Fragen an die durchführenden Mitarbeiter gestellt werden, die dem Projektleiter häufig wichtige Schlussfolgerungen ermöglichen.
6.2.2.2 Die Fortschrittsbesprechung
    Fortschrittsbesprechungen