Selbstorganisation (TaschenGuide)

gemacht haben. Priorität bedeutet, dass etwas Vorrang hat. In der Regel setzen wir Prioritäten in drei Stufen: A, B und C. Erledigen wir erst die Aufgaben mit A-Priorität, erreichen wir hier das beste Ergebnis, die größte Leistung, den größten Erfolg.
    Machen Sie sich Folgendes klar:
Mit ca. 15 % Ihres Einsatzes an Zeit erreichen Sie etwa 65 %, d. h. zwei Drittel Ihrer Ergebnisse. Dies sind Ihre A-Aufgaben.
Mit weiteren ca. 20 % Ihres Einsatzes an täglicher Arbeitszeit erreichen Sie gerade noch 20 % Ihrer Leistung. Beim Bearbeiten einer B-Priorität erhalten Sie gerade das als Output, was Sie an Anstrengung hineinstecken.
Wenn Sie C-Prioritäten erledigen, erhalten Sie nur einen Bruchteil an Ergebnissen. Allerdings bringen Sie 65 % Ihrer Zeit damit zu, gerade noch 15 % Ihrer Ergebnisse zu erzielen (C-Aufgaben).
    Wichtig
    Nutzen Sie Ihre Zeit optimal für A-, B- und C-Aufgaben. Dann erreichen Sie ein hundertprozentiges Ergebnis. Verbringen Sie aber auf keinen Fall den größten Teil Ihrer Zeit mit C-Aufgaben. Dann kommen Sie nie auf hundert Prozent Leistung!
    Wie setze ich Prioritäten?
    Ordnen Sie alle verrichteten Aufgaben Ihres Arbeitsprotokolls nach der Reihenfolge des Wertes, d. h. ihrer Wichtigkeit (nicht aber ihrer Dringlichkeit):
    1 A-Aufgaben vorrangig behandeln!
    Die oberen 15 % der Aufgaben sind die A-Aufgaben, d. h. es sind jene Aufgaben, denen Sie täglich auch etwa 15 % Ihrer Zeit geben sollten. Die Aufgaben haben in der Planung der Zeit absoluten Vorrang. Sie erzielen mit diesen eine hohe Effizienz (ca. 65 % Ihrer Leistung).
    2 B-Aufgaben auch delegieren!
    Die mittleren Aufgaben, die B-Aufgaben, machen 20 % der bearbeiteten Aufgaben aus. Bei den B-Aufgaben bedenkenSie, welche Sie selber bearbeiten und welche delegiert werden können. Sie dürfen keineswegs aufgrund von B-Aufgaben die A-Aufgaben vernachlässigen. Für die B-Aufgaben sollten Sie ca. 20 % der Arbeitszeit einplanen.
    3 C-Aufgaben sind Routine
    Die restliche Arbeitszeit (65 %) planen Sie für die Erledigung der täglichen Routineaufgaben ein. Auch diese Zeit müssen Sie versuchen einzuhalten, denn sie dient der Abwicklung von Detailgeschäften. Je mehr C-Aufgaben Sie aufschieben können, desto besser! Sie erledigen sich unter Umständen von selbst. Denken Sie immer daran: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit.
    4 Prioritäten erkennen mit der ABC-Analyse
    ABC-Analyse
15 % der Aufgaben sind A-Aufgaben, bewirken 65 % an Ertrag und brauchen ca. 15 % der eigenen Zeit
20 % der Aufgaben sind B-Aufgaben, bewirken 20 % an Ertrag und brauchen ca. 20 % der eigenen Zeit
65 % der Aufgaben sind C-Aufgaben, bewirken 15 % an Ertrag und brauchen ca. 65 % der eigenen Zeit
    Die ABC-Analyse zeigt, dass Sie immer einen kleinen Teil des Tages für wichtige Aufgaben reservieren müssen, sonst verzetteln Sie sich im operativen Durcheinander.

Stille Stunde
    Was ist das?
    Die stille Stunde (Goldene Zeit, Ich-Zeit) ist die Zeit – wie der Name schon sagt – mit der Dauer von einer Stunde, die Sie sich nehmen, um strategische und anspruchsvolle Aufgaben anzugehen. In dieser Zeit lassen Sie sich nicht stören.
    Welchen Nutzen bringt sie?
Aufgaben, die sorgfältig und in Ruhe bearbeitet werden müssen, können in der stillen Stunde angegangen werden.
Sie haben sich Zeit reserviert, um sich z. B. erste Gedanken über Ziele für das nächste Jahr zu machen.
Sie haben Gelegenheit, sich beispielsweise ein möglichst objektives Bild über … zu machen.
Sie können diese Zeit nutzen, um sich Ihre Meinung bezüglich einer Sache, die Sie mit sich herumtragen und Sie immer wieder Zeit und Energie kostet, zu bilden.
Sie arbeiten konzentrierter, schneller und fehlerfreier.
    Wie gehen Sie vor?
Reservieren Sie sich konsequent mindestens einmal pro Woche (bestenfalls täglich) eine stille Stunde.
Damit Sie auch wirklich nicht gestört werden, planen Sie diese Zeit idealerweise am Anfang oder am Ende einer Arbeitsphase ein oder wenn Sie am wenigsten gestört werden.
Wir empfehlen, an die frische Luft zu gehen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben. Frische Luft ist ein ideales Umfeld für die Bearbeitung von schwierigem Gedankenmaterial.

Planen Sie den Tag mit ALPEN!
    Eines der wichtigsten Instrumente für effektives Arbeiten ist der Tagesplan. Ein realistischer Tagesplan enthält grundsätzlich nur das, was Sie an diesem Tag erledigen wollen, müssen und vor allem auch können! Je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, umso mehr