Selbstorganisation (TaschenGuide)

irgendwo (Behörde, Arzt) vorgelassen werden;
bis der PC gestartet ist oder
bis das Auto gewaschen ist.
Legen Sie die Termine fest. Berücksichtigen Sie alle bisherigen Ausführungen. Tragen Sie in Ihrem Zeitplan zuerst die festen Verpflichtungen, anschließend die wichtigen, aber zeitlich nicht gebundenen Tätigkeiten und schließlich die übrigen Aufgaben ein.
Überprüfen Sie, ob Sie an alles gedacht haben.
Stimmen Sie Ihren Zeitplan mit allen an Ihrem Aufgabengebiet Beteiligten ab.
Schaffen Sie Sprechzeiten. Viele Gespräche können dann besser kanalisiert werden.
Viele „Büromenschen“ erledigen ihre beste Arbeit vor dem eigentlichen Dienstanfang oder nach Dienstschluss. Viele Tätigkeiten werden im Laufe des Tages durch andere Menschen oder Sachzwänge (!) unterbrochen. Es kommt zum Sägezahneffekt. Er kostet bis zu 28 % der Arbeitsleistung: Durch Unterbrechungen wird die Leistungsfähigkeit immer wieder für die gerade zu bearbeitende Aufgabe herabgesetzt. Man braucht Zeit, um wieder in die Arbeit hineinzukommen. Es gibt dazu mehrere Lösungswege:
Schaffen Sie sich stille Stunden während des Tages, in denen Sie ungestört wichtige A-Arbeiten erledigen können.
Schaffen Sie sich solche Zeiten, in denen Sie für andere Zeit haben (Telefon, Anfragen, kurze Besprechungen): grünes Zeitsignal.
Schaffen Sie sich solche Zeiten, in denen Sie nicht erreicht werden können und dürfen: rotes Signal. Richten Sie auch Ihre Terminplanung auf diese Zeiten aus.
Die stillen Stunden müssen Sie auf eine Zeit des Tages legen, in der Sie sowieso schon relativ wenig gestört werden! Meistens ist dies kurz nach der Mittagspause, am frühen Morgen oder abends. Das kann aber individuell verschieden sein.
Versuchen Sie die ewigen Störer oder Leistungsfresser abzuhängen, indem Sie das Telefon während der störungsfreien Zeit abstellen. Sie können sich auch mit dem Anrufer kurz auf einen Rückruf einigen. Sie können ansonsten evtl. Ihr Büro abschließen oder einen anderen Schreibtisch suchen, bis man sich an Ihre „neue Mode“ gewöhnt hat.
Hängen Sie ein Schild an die Tür, wenn Sie nicht gestört werden wollen, z. B. „Bitte nicht vor 10.30 Uhr stören! Danke“, „Sprechstunde von 10–11. Danke“.
Legen Sie Listen an für alles, was Ihre Planung betrifft. Sie behalten so einen Überblick über das zu Erledigende und über die möglichen Störfaktoren darin. Sie können einen TAGESPLAN, eine STÖRLISTE, MONATSLISTE, TELEFONLISTE, PRIORITÄTENLISTE und eine TERMINLISTE anfertigen.
Gönnen Sie sich Pausen. Sie dienen der Erholung und geben wieder Kraft.
Gönnen Sie sich jeden Tag etwas, das Ihnen Freude macht.
Überlegen Sie, wie Sie auch in Ihrer Firma zeitraubende Aktivitäten verringern können.
Bündeln Sie Detailaufgaben. Wenn Sie eine kleine Aufgabe erhalten, schreiben Sie sie sofort auf. Gruppieren Sie sie, wie Sie wollen.
Wenn Sie dann mehrere Aufgaben gebündelt haben und in Ihrem Zeitplan einmal ein Loch entsteht, dann erledigen Sie die kleinen und kleinsten Aufgaben in einem Block (C).
Streichen Sie erledigte Kleinstaufgaben.
Denken Sie über die Tätigkeiten nach, die Sie verrichten. Jede Tätigkeit ist gewissermaßen manipuliert. Gerade Gewohnheiten hindern am Nachdenken und kreativen Schaffen.
Hängen Sie die Liste auf!

Wie Sie effektiv mit anderen zusammenarbeiten
    Die Interaktion mit anderen Menschen ist prädestiniert dazu, unsere Selbstorganisation durcheinanderzubringen. Wenn Sie die entsprechenden Techniken beherrschen, können Sie wirksam gegensteuern.
    In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie
in Gesprächen schneller Ergebnisse erzielen,
mit Telefonkonferenzen und E-Mails umgehen,
Präsentationen transparent gestalten und ohne Lampenfieber überstehen,
Vorträge mit visuellen Hilfsmitteln bereichern.

Bereiten Sie Gespräche vor!
    Wie häufig sitzen wir stundenlang in Besprechungen und fragen uns schließlich: Was hat uns diese Marathonsitzung eigentlich gebracht? Wer sich selbst zu managen gelernt hat, kann solchen unproduktiven Gesprächen jedoch gut vorbeugen. Die Tipps für die Besprechungsvorbereitung, die wir Ihnen im Folgenden geben, eignen sich für jedes Gespräch oder jede Verhandlung, seien sie informeller oder formeller Art. Auch bei der Vorbereitung von Gesprächen arbeiten Sie mit Zielformulierungen.
    Warum sind Ziele für Gespräche wichtig?
    In jeder Gesprächssituation gibt es Ziele, die Sie auf jeden Fall erreichen müssen: Wir nennen sie „Mussziele“. Darüber hinaus gibt es