Selbstorganisation (TaschenGuide)

Dinge und die unwesentlichen Dinge als solche identifizieren. Zweitens gilt es, Ihre Zeit für die wesentlichen Dinge zu nutzen und so wenig Zeit wie möglich mit unwesentlichen Dingen zuzubringen.
    Die folgenden Instrumente werden Ihnen in vielen Situationen helfen sich zu organisieren und damit zu höherer Wirksamkeit gegenüber sich selbst, Ihren Vorgesetzten, Kollegen und, falls Sie eine Führungsfunktion haben, gegenüber Ihren Mitarbeitern zu kommen.
    Die Vorteile konsequenten Zeitmanagements
Konzentration auf das Wesentliche
Reduzierung von Verzettelung
Unterscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Vorgängen
Entscheidung über Prioritätensetzung und Delegation
Ausschaltung von Vergesslichkeit
Rationalisierung durch Aufgabenbündelung
Abbau und Handhabung von Störungen und Unterbrechungen
Abbau von Stress und Nervenverschleiß
Gelassenheit bei unvorhergesehenen Ereignissen
Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung
Planung des bevorstehenden Tages
Ordnung des Tagesablaufes
Überblick und Klarheit über die Tagesanforderungen
Bessere Einstimmung auf den nächsten Arbeitstag
Verbesserung der Selbstkontrolle
Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten („Goldene Stunde“)
Erfolgserlebnisse am Tagesende
Erreichung der Tagesziele
Höhere Zufriedenheit und Motivation
Steigerung der Leistungsfähigkeit

Leistungsfresser erkennen und eliminieren
    Die beste Organisation nützt nichts, wenn die Leistungsfresser nicht unter Kontrolle sind. Wir nennen sie Leistungsfresser, weil die Zeit unabhängig und unbeeinflussbar ist. Was Ihnen an Leistung genommen wird, lässt sich danach nicht wieder hinzufügen. Doch können wir Leistungsfresser mit Verhaltensänderungen in den Griff bekommen.
    Leistungsfresser sind meistens Personen oder Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, uns unglaublich auf die Nerven gehen und uns am Ende mit wenigen Ergebnissen frustriert zurücklassen. Sie können Leistungsfresser jedoch leicht ausschalten, indem Sie einen Selbsttest durchführen.
Er hilft Ihnen, unangenehme Störfaktoren zu erkennen. Sie lassen es dann nicht mehr zu, dass diese Störer Sie unterbrechen oder Ihre Arbeit blockieren.
Sie ärgern sich nicht immer wieder über dasselbe Problem.
    Wie gehen Sie vor?
    Damit Sie die Leistungsfresser eliminieren können, müssen Sie zuerst eine Selbstanalyse durchführen. Sie fragen sich dabei offen und ehrlich, für welche Aufgaben oder Personen Sie viel Zeit und Nerven investieren, ohne dabei irgendetwas Produktives herauszuholen.
    Nutzen Sie dafür den folgenden Selbsttest.
    Der Selbsttest ermittelt Ihre großen Leistungsfresser. Kreuzen Sie die 3 Leistungsfresser an, die bei Ihnen am einfachsten zu eliminieren sind. Was werden Sie tun um diese zu eliminieren?
    Selbsttest: Leistungsfresser
Ermittlung der Leistungsfresser
trifft zu
Zeitplanung und Arbeitsmethodik
Eigene unklare Zielsetzung
Keine oder nur wenig Tagesplanung
Versuch, zu viel auf einmal zu tun
Keine Aktivitätenliste
Spontane Prioritäten
Persönlicher Arbeitsstil
Überhäufter Schreibtisch
Defizitäre Ablage (Struktur/Inhalt)
Viel Papierkram und Lesen
Viele Aktennotizen
Selber viel Detail-/Faktenwissen wollen
Störungen durch andere
Häufige telefonische Unterbrechungen
Spontane, unangemeldete Besucher
Langwierige, ergebnislose Besprechungen
Ablenkung, Lärm
Privater Schwatz
Persönliche Schwachstellen
Hast, Ungeduld
Geringe Selbstmotivation
Eigene Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
Fehlende Selbstdisziplin
Aufschieberitis, Unentschlossenheit
Innerbetriebliche Zusammenarbeit
Mangelnde Koordination/Teamwork
Zu wenig Delegation
Unvollständige, verspätete Information
Zu viel und unpräzise Kommunikation
Wartezeiten (z. B. bei Terminen)
    Wenn Sie sich jetzt die Checkliste ansehen, dann werden Sie feststellen, dass Sie sich bei bestimmten Personen oder Tätigkeiten viel Leistung (= Arbeitszeit) von anderen oder von sich selbst „fressen“ oder „stehlen“ lassen. Verhindern Sie dies, indem Sie Ihre Zeit nach Ihren Bedürfnissen und Zielen planen und sich Zeit nicht „wegnehmen“ lassen. Lassen Sie die Leistungsfresser aus Ihrem Leben verschwinden, indem Sie sie identifizieren und eliminieren. Das Leben wird sonst noch hektischer! Es ist Ihre einzige Zeit! Sie erhalten Ihre Zeit nicht noch einmal in Ihrem Leben!
    Leistungskurve mit und ohne Unterbrechungen
    Jede Unterbrechung während der Bearbeitung einer Aufgabe verringert Ihre Leistung und kostet Sie Geld. Nachdem die Unterbrechung vorbei ist, müssen Sie sich