Selbstorganisation (TaschenGuide)

einzuhalten.
Ich rechne mit Sprachverzögerungen, wenn Teilnehmer mit dem Mobiltelefon oder aus dem Ausland anrufen.
Am Schluss folgen eine Zusammenfassung der Ergebnisse und eine Besprechung der noch offenen Punkte.

Umgang mit E-Mails zu Hause und im Beruf
    E-Mail steht als Kommunikationswerkzeug seit mehr als einem Jahrzehnt zur Verfügung. Trotzdem bestehen nach wie vor große Defizite, E-Mails effektiv zu nutzen. Im Folgenden zeigen wir Hilfen und Tipps wie Sie die Aufgabe E-Mails bearbeiten professionell angehen können und was Sie beim Formulieren von E-Mails beachten sollten.
    Was ist beim Einsatz von E-Mails als Aufgabe zu beachten?
    1 Ablage und Speichern
Um die Übersichtlichkeit zu bewahren ist es wichtig, dass nur die unbearbeiteten und evtl. noch auf Antwort bzw. Erledigung wartenden Mails im Posteingang sind.
Legen Sie für sich eine für Sie klare Ablagestruktur fest und zwar für den Posteingang und für alle Dateien in der Anlage.
Empfehlenswert ist, nur ein Ablagesystem zu nutzen (z. B. im „Eigene Dateien“ in der MS-Welt). Alle Anlagen werden dorthin verschoben
Aufgaben und Kontakte werden in den im Mailprogramm dafür vorgesehenen Ordnern abgelegt.
    2 Bearbeiten Sie den Posteingang zu fixen Terminen
Manche rufen über hundertmal pro Tag die E-Mail-Funktion auf. Insbesondere wenn neue E-Mails als visuelles Signal (z. T. mit Ton) angezeigt werden. Wenn Sie nicht als Dienstleister jede E-Mail sofort beantworten müssen, empfiehlt es sich, diese Eingangsmeldungen abzustellen. Sie gehören zu den häufigsten Leistungsfressern.
Vielfach reicht es, die E-Mails ca. dreimal am Tag, zu fixen Terminen, abzurufen. Sie sollten dabei sofort die Gelegenheit haben den Posteingang zu bearbeiten und damit den nächsten Schritt zu machen, um eine Mail nicht viele Male anzuschauen und dann doch nicht zu bearbeiten.
Machen Sie aus Mails und daraus entstehenden Aufgaben Termine. Sie können dazu die Mail anklicken, festhalten, in den Kalender ziehen und dort eine gewisse Zeit zum Erledigen der Aufgabe reservieren.
    3 Fällen Sie Entscheidungen
Nach dem Lesen der E-Mail beantworten, löschen, ablegen, weiterleiten oder terminieren Sie diese.
Verwenden Sie die „Löschen/Delete“-Taste als Hauptwerkzeug. Nicht jede Mail muss gespeichert werden, insbesondere diejenigen nicht, die Sie in cc bekommen haben.
    4 Fassen Sie sich kurz
Lange E-Mails werden in der Bearbeitung vom Empfänger aufgeschoben und erwecken Ärger.
Verschiedene Themen = verschiedene E-Mails. Das erhöht die Chance der Bearbeitung und verringert das Risiko des Vergessens.
KISS: „Keep it short and simple“ oder „Keep it simple, stupid!“ (Halt' es einfach, Dummkopf!)
    5 Telefonieren Sie
    Wenn Sie sehen, dass das E-Mail schon aus mehr als z. B. drei Submails besteht (Ping-Pong E-Mails) telefonieren Sie oder gehen Sie zur betreffenden Person.
    6 Schreiben Sie im „Betreff“ klar, was Sie wollen oder nennen Sie das Thema
Z. B. „Bitte überprüfen Sie die Zahlen“. Oder: „nächster Termin am kommenden Montag.“
Eine eindeutige Angabe in der Betreff-Zeile erleichtert es dem Empfänger zu wissen, was Sie wollen.
Es wird zudem verhindert, dass Ihre E-Mail als Spam aussortiert wird, wie z. B. bei „Hallo“, „Info“.
Klare Betreffzeilen erleichtern das Finden der E-Mail via Suchfunktion.
Senden Sie keine Nachricht mit „RE: RE: Fwd: Re“
    7 Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung
    Grammatik und Rechtschreibung werden oft vernachlässigt. Sie erleichtern jedoch die Bearbeitung der E-Mail und halten den respektvollen Umgang damit aufrecht.
    8 Erst denken, dann senden
    Wenn Sie spontan und aus dem Bauch heraus handeln, werden Emotionen, Temperament und der Ton (das Wie) zum Thema – der Inhalt (das Was) verschwindet dahinter.
Sobald eine E-Mail gesendet wurde ist sie für immer weg. Sie können Sie i. d. R. nicht mehr zurückholen – allerdings sollten Sie diese Programmfunktion kennen.
Alle, welche die E-Mail erhalten (Kunden, Kollegen, Chef), sind davon betroffen, werden sie lesen und reagieren müssen.
    9 Achtung: Es gibt keine wirklich privaten E-Mails
    Wenn Sie eine E-Mail senden, geht diese durch zahlreiche Netzwerke, bevor sie Ihren Empfänger erreicht.
Mails lassen Kopien auf Servern zurück, auf die zugegriffen werden kann.
Außerdem kann Ihre E-Mail vom Empfänger an Dritte weitergegeben werden.
E-Mails lassen sich digital verschlüsseln. Das gewährleistet, dass die Nachricht unterwegs nicht verändert wurde und sie von