Selbstorganisation (TaschenGuide)

niemandem außer dem Empfänger geöffnet wird.
    10 Verwenden Sie die Regel-Funktionen
Abwesenheitsbenachrichtigung: „Bin nicht im Büro.“ Diese Benachrichtigung können Sie auch erweitern mit folgenden Informationen darüber, bis wann Sie abwesend sind und was in dieser Zeit mit Ihren E-Mails passiert (werden unregelmäßig gelesen, werden nicht gelesen, …, wer Sie zwischenzeitlich vertritt, wie Sie sonst zu erreichen sind. Diese Antworten helfen in mehreren Aspekten: Der Sender löst die Aufgabe anderweitig oder er fällt selbst eine Entscheidung.
Weiterleitungen: E-Mails von bestimmten Empfängern oder mit bestimmtem Betreff werden automatisch weitergeleitet.
Ablageregel: z. B. können alle Mails von einem bestimmten Empfänger bei Eingang automatisch in einen Unterordner geleitet werden. Der Posteingangskorb bleibt dadurch übersichtlicher.
    11 Bleiben Sie streng beim Geschäftlichen
    Trennen Sie geschäftliche von privater E-Mail-Korrespondenz. Ihre Privatsphäre ist im Geschäft nie geschützt und macht Sie angreifbar.
    12 Seien Sie höflich und rücksichtsvoll
    Die Kommunikation mit E-Mails wird oft informell gesehen und damit in der Wirkung unterschätzt. Denken Sie immer daran, dass Ihre E-Mails an wichtige Personen gehen: Chef, Kunden, potenzielle Kunden, Kollegen.
Seien Sie höflich und antworten Sie fristgerecht.
Eine Signatur in der E-Mail ist wichtig, damit die Empfänger mit Ihnen Kontakt aufnehmen können, sie macht einen professionellen Eindruck und identifiziert eindeutig Ihre Firma.
Vor dem Versenden sehr großer Anhänge sollten Sie den Empfänger informieren oder Sie komprimieren die Dateien.
Geschäftliche E-Mails sollen weder zu Liebesbriefen noch Wuttiraden werden.
    13 Halten Sie den Computer von Viren und Würmern
    Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer virenfrei ist, um Beziehungen nicht unnötig zu gefährden (siehe z. B. Virenschutzprogramme unter www.chip.de oder www.pc-welt.de).
    14 Seien Sie sich bewusst, was „An“, „Cc“ und „Bcc“ bedeuten
„Bcc“ signalisiert möglicherweise Vertrauensbruch.
Gilt die Abmachung, dass nur „An“ bearbeitet werden, werden „Cc“ nicht mal gelesen.
    15 Verwenden Sie auch privat seriöse E-Mail-Adressen
    Was denken Sie, wenn Sie die Adresse [email protected] bei Absendern lesen?
    16 Setzen Sie bewusst und konsequent Filter ein
Lehnen Sie die automatische Zusendung von Newslettern ab oder bestellen Sie sie ab.
Setzen Sie SPAM-Filter ein und blockieren Sie die Absender von unerwünschten Nachrichten konsequent.
    17 Schließen Sie Mails höflich und professionell ab
    Der letzte Eindruck bleibt.

Handy und Smartphones zu Hause und im Beruf
    Ziel des Mobiltelefons/Smartphones ist die bessere Erreichbarkeit. Für ein aktives Selbstmanagement und zur Belastungsreduktion braucht es allerdings im privaten wie im beruflichen Einsatz einige Verhaltensregeln. Diese erscheinen vereinzelt trivial, dennoch ist in der Praxis Ärger häufig angesagt – aber aktiv die Dinge zu ändern, scheint anspruchsvoll. Wer den Umgang für sich selber nicht strukturiert, hat mit der modernen Technik neben dem Telefon als potenziellem Leistungsfresser plötzlich noch E-Mail, SMS usw. Im Folgenden zeigen wir deshalb einige kritische Aspekte im Umgang mit den Geräten auf und geben Empfehlungen.
    Wie erreichbar muss ich sein?
    In der Regel müssen Sie nicht immer, sondern nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sein, weil es sonst stressig wird und Beziehungen im Privatleben gefährdet. Dabei hilft es,
fixe Anrufzeiten (von … bis), also nur eine gewisse Anzahl an Stunden am Tag erreichbar zu sein und
auch am Wochenende nur im Notfall oder ein- bis zweimaliger Check des Anrufeingangs zu bestimmten Zeiten.
    Do's und Don'ts von Handy/Smartphone
Die Geräte haben im Schlafzimmer nichts zu suchen.
Sie sind nachts auf lautlos oder ausgeschaltet.
Aktive Betriebszeiten für Arbeitstage und Wochenenden/ Ferien einhalten, z. B. Arbeitsbeginn bis Arbeitsende oder 7 Uhr bis 20 Uhr.
Es gibt klare Vereinbarungen mit dem Partner.
Die Geräte bleiben bei privaten Terminen (Essen, Kino usw.) zu Hause.
Sie sind Hilfsmittel und nicht Nabelschnur zur Welt.
    Muss ich jeden Anruf, jede SMS oder E-Mail sofort annehmen?
    Nein, es sei denn Sie wollen immer und jederzeit Everybody's Darling sein.
    Wie oft rufe ich Nachrichten ab?
Alle 2 oder 4 Stunden
Einmal am Tag
Immer um 12 Uhr und 17 Uhr
    Wann schalte ich die Anrufweiterleitung ein?
Während wichtiger Besprechungen.
Bei Abwesenheit und