Selbstorganisation (TaschenGuide)

aber auch negative Punkte, die es auf jeden Fall zu vermeiden gilt.
    Beispielsweise reagieren Sie oder Ihr Gesprächspartner auf bestimmte Zielvorstellungen empfindlich. Daher ist es wichtig, diese zu kennen und zu vermeiden. Die Vorbereitung auf ein Gespräch schließt folglich mit ein, dass wir uns auch mit der eigenen Position und der des Verhandlungspartners ernsthaft auseinander setzen.
    Wozu Gespräche vorbereiten?
    Die Gesprächsvorbereitung hat viele Vorteile:
Durch die Zielformulierung erschließen Sie sich wesentliche Informationen und Meinungen des Gesprächspartners.
Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche in einem Gespräch. Dadurch werden Sie weniger Opfer von Zufallsdiskussionen.
Sie werden nicht mit Argumenten konfrontiert, die Sie überraschen und dann Stress verursachen. Ihr Kopf bleibt frei.
Sie müssen sich nicht darüber ärgern, dass Sie bestimmte Punkte und Argumente Ihres Verhandlungspartners hätten vorausahnen müssen.
    Formulieren Sie Ziele für Ihr Gespräch!
    Gesprächsziele
Thema:
Teilnehmer:
Datum/Ort:
Sonstiges:
Was ist mein Hauptziel?
Welche Entscheidungen könnten/müssen getroffen werden?
Was muss ich erreichen?
Was muss ich vermeiden?
Was muss mein Gesprächspartner erreichen?
Was muss mein Gesprächspartner vermeiden?
Wo liegen unsere möglichen Zielkonflikte? Was heißt das für die Gesprächseröffnung?
    Beispiel: Gesprächsvorbereitung
    Thema: Mitarbeiterbeurteilung und Weiterentwicklung Teilnehmer: Sticker, Taylor
Datum/Uhrzeit/Ort: 20.01.20XX/11.30/sein Büro Sonstiges: Unterlagen für Vorbereitung am 7.1. abgeben
1
Was ist mein Hauptziel bei der Besprechung? Letzte Abmachungen überprüfen Klärung der Mitarbeiterbeurteilung Nächste Schritte gemeinsam festlegen
2
Welche Entscheidungen könnten/müssen getroffen werden? Termine? Kurse und weitere Aufgaben: besondere Ausbildungsmaßnahmen Welche Schwerpunkte sollen gesetzt werden?
3
Was muss ich erreichen (Mussziel)? Klarheit und Vertrauen Klärung: Steht etwas gegen die Mitarbeiterbeurteilung/ Laufbahnentwicklung sowie die verbundenen notwendigen Fördermaßnahmen?
4
Was muss ich vermeiden? Ausübung von Zwang Es darf nicht auf einen Wunsch nach einer Beförderung hinauslaufen. Es darf nicht auf Alibimaßnahmen oder etwa einen Anspruch auf bestimmte Maßnahmen hinauslaufen.
5
Was muss mein Gesprächspartner erreichen? Klare Informationen über unsere Einschätzung von ihm selber Klarheit über das weitere Vorgehen, das wir mit ihm planen
6
Wo liegen unsere möglichen Zielkonflikte?

Umgang mit Telefonkonferenzen
    Was ist das?
    Telefonkonferenzen verwendet man, um mit mehreren Personen gleichzeitig über das Telefon in Verbindung zu treten. Üblicherweise wird Teilnehmern die Einwahl selbstständig ermöglicht und je nach Telekommunikationsanbieter stehen dem Verwender verschiedene Möglichkeiten offen, die Konferenz zu moderieren.
    Welchen Nutzen bringen Telefonkonferenzen?
Telefonkonferenzen ersparen den Teilnehmern Wege und Unannehmlichkeiten von Reisen.
Sie können vom Arbeitsplatz aus geführt werden, weshalb dem Teilnehmer während der ganzen Konferenz seine gewohnte Infrastruktur zur Verfügung steht.
    Vorgehen
    Eine Telefonkonferenz ist einzusetzen, wenn es die Arbeit nicht zulässt, dass sich alle Teilnehmer persönlich treffen oder wenn durch mehrmaliges Hin-und-her-senden von E-Mails zu viel Zeit verschwendet würde.
    Was man vor einer Telefonkonferenz wissen muss:
Wer sind die Teilnehmer?
Wann findet die Konferenz statt und wie viel Zeit muss ich dafür einplanen?
Was sind die zu besprechenden Themen?
Wo befinden sich die Teilnehmer?
Was ist das Ziel der Konferenz? Ein Informationsaustausch oder eine Entscheidungsfindung?
Welche Unterlagen erhält dazu wer in welcher Form?
    Während der Telefonkonferenz gilt es zu beachten:
Grundsätzlich gelten die Regeln von Besprechungen, doch müssen diese noch konsequenter eingesetzt werden, da den Teilnehmenden i. d. R. nur der Hörsinn zur Verfügung steht.
Wichtig ist ein pünktlicher Anfang.
Ein Leiter der Telefonkonferenz ist festgelegt.
Eine klare und allen Teilnehmern bekannte Rollenverteilung ist definiert.
Alle Teilnehmer konzentrieren sich auf die Konferenz und machen nichts anderes nebenher (keine Mails lesen, beantworten etc.).
Ich vermeide Hintergrundgeräusche.
Wenn ich nicht sprechen muss, stelle ich mein Telefon auf stumm.
Ich mache Gesprächsnotizen.
Ich unterbreche einen Sprecher nicht und warte ab, bis er ausgesprochen hat.
Redezeiten sind