Selbstorganisation (TaschenGuide)

werden, die sie noch brauchen. Und stellen womöglich fest, dass Sie keine dafür strukturierte Ablage haben. An diesem Punkt könnten Sie an die Gestaltung Ihres Ablagesystems gehen, was Sie sicherlich ein bis zwei Stunden in Anspruch nehmen wird. Wie Sie diese Aufgabe lösen, steht im folgenden Kapitel.
    Ein Trick noch zum Abschluss: Wenn Sie unsicher sind, ob Sie etwas nicht doch noch brauchen, empfiehlt sich die Monatskiste: Im September z. B. schmeißen Sie alles in eine Kiste, was als „Wegwerfkandidat“ in Frage kommt. Was Sie davon im Laufe der Zeit nicht dringend benötigen und herausgeholt haben, brauchen Sie tatsächlich nicht. Schmeißen Sie dann am 31. Oktober den gesamten Inhalt unbesehen weg. Unbesehen deshalb, um nicht doch wieder schwach zu werden.
    Wichtig
    Wenn Sie in der nächsten Zeit nicht mindestens 3 bis 4 Mal etwas suchen, was Sie hatten, fahren Sie immer noch mit übergroßer Vorratshaltung. Sie bunkern mehr als Sie brauchen. Sie haben das Ziel, Unbrauchbares konsequent wegzuwerfen, noch nicht erreicht.
    Test: Wie gut ist Ihr Arbeitsplatz organisiert?
Test
Ja
Nein
Kommen Vorgänge durcheinander, wenn Sie Ihren Schreibtisch schnell aufräumen?
Stapelt sich Papier auf Ihrem Schreibtisch?
Wachsen die Papierstapel?
Bewegen Sie diese Papierstapel häufig hin und her, um das Gesuchte zu finden?
Liegen Vorgänge unsortiert auf Ihrem Schreibtisch?
Suchen Sie manchmal vor einer Reise Fahrkarten, Flugscheine, Hotelreservierungen oder wichtige Unterlagen im letzten Moment zusammen?
Kommt es vor, dass Sie bei Sitzungen oder Besprechungen wichtige Notizen nicht zur Hand haben?
Sind Ihnen schon mal Elemente oder Details Ihrer Projekte „entschlüpft“?
Suchen Sie ab und zu nach Rechnungen oder anderen Belegen?
    Auflösung
    0 × Ja: Herzlichen Glückwunsch! Sie führen Ihren Schreibtisch mustergültig.
    1 × Ja: Kümmern Sie sich um diesen Punkt. Machen Sie einen Aktionsplan, wie Sie das Problem zukünftig vermeiden.
    2 × Ja: Planen Sie Zeit ein, um auf Ihrem Schreibtisch „klar Schiff“ zu machen.
    Ab 3 × Ja: Sofortige Aktion ist notwendig!

Das Ablagesystem nach Maß
    Das Ablagesystem hilft, sich einen Überblick über gespeicherte Informationen in schriftlicher und bildlicher Form oder über ein sonstiges Medium zu verschaffen. Ein Ablagesystem sollte jeder für sich definieren und darin nur die Dokumente aufbewahren, die für die Bearbeitung der eigenen Aufgaben notwendig sind.
    Wichtig
    Typisch für ein nicht-funktionierendes Ablagesystem ist z. B., dass bei einem Umzug ein Rest an Unterlagen am alten Ort bleibt. Und später weiß niemand mehr, was damit gemacht werden soll.
    Es fällt immer wieder auf, dass viele Ablagesysteme unsystematisch aufgebaut sind. Sie sind in der Regel historisch gewachsen. Beispielsweise ist das Ablagesystem im Computer anders organisiert als im Ordner. Das führt zu unterschiedlichem Ablageverhalten, zu Doppelführungen und damit zur Verwirrung. Zum Teil ist die Ablage chronologisch organisiert, zum Teil alphabetisch. Dann gibt es wieder themenbezogene Informationsablagen. Manchmal ist der Nutzen unklar, und auch, ob die Dokumente jemals wieder gebraucht werden. Daraus entsteht eine Unmenge an unsystematisch archivierten Dokumenten.
    Das Chaos im PC ist zwar nicht sichtbar, aber doch vorhanden. Dort ist es nach ca. drei bis fünf Jahren fast unmöglich, bestimmte Texte, Tabellen, Präsentationen auf Anhieb zu finden. Viel Zeit wird mit Suchen verschwendet. Die Verhaltensweise, spontan Ordner, Unterordner und nochmals Unterordner auf dem Rechner zu schaffen und nach Bedarf alles darin abzuspeichern, führt früher oder später zu einer vollen Festplatte, zumindest aber zum Qualitätsverlust, weil nicht mehr transparent ist, welche Informationen überhaupt verfügbar sind und welche Informationen systematisch wohin gehören.
    Wichtig
    Gerade im Computer wird zwar fleißig abgelegt, aber nie bzw. sehr selten die komplette Ablage durchgesehen und Unnötiges entsorgt.
    Gesteigert wird dieses Problem für die Nutzer von Intranet und Internet, weil dort die Möglichkeiten von Informationssammlung schier unbegrenzt scheinen – aber die Möglichkeit, die Informationen zu ordnen, selten wahrgenommen wird (etwa durch ein Favoritensystem).
    Welchen Nutzen hat eine strukturierte Ablage?
    Die Vorteile einer strukturierten Ablage liegen auf der Hand:
Informationen können schnell eingeordnet und wieder aufgefunden werden.
Man erhält einen schnellen Überblick über alle