Selbstorganisation (TaschenGuide)

Informationen.
Stellvertreter, die Aufgaben übernehmen müssen, finden sich leichter zurecht.
Fairness: Ein klares Ablagesystem hilft anderen Kollegen Inhalte schneller zu finden.
Überblick: Als Projektleiter/Vorgesetzte kann man das Ganze besser im Auge behalten; damit wird die Ablage zum Führungsinstrument.
Der physische Raumbedarf wird in Grenzen gehalten.
Eine dünne Ablage sammelt weniger Papier und damit weniger Staub an. Damit werden Pantoffeltierchen und Schädlinge gering gehalten und die gesundheitliche Belastung verringert sich.
    Wie wird eine Ablage aufgebaut?
Analysieren Sie die eigenen Kernaufgaben.
Bilden Sie dann Blöcke, und zwar nicht mehr als 10 Hauptblöcke. Beispiele für Hauptblöcke könnten Kunden, Lieferanten, Produkte, Projekte, Werkzeuge, Mitarbeiter oder Verantwortungsbereiche sein.
Wenn Sie die Hauptblöcke identifiziert haben, bilden Sie Unterstrukturen. Eine mögliche Unterstruktur bildet die alphabetische Ordnung von A – Z, eine weitere die chronologische Sortierung.
    Eine Möglichkeit die Hauptblöcke zu identifizieren, zeigt das folgende Beispiel:
    Beispiel
    Sie erhalten von Lieferanten bestimmte Dienstleistungen oder Produkte. Somit ist die erste Hauptgruppe die der Lieferanten – von A bis Z. Die zweite Hauptgruppe ist das, was Sie an verschiedenen Dienstleistungen oder Produkten erhalten. Dann können diese Produkte in einer weiteren Hauptgruppe alphabetisch kategorisiert werden. Sie selber veredeln diese Produkte, arbeiten also mit diesen Produkten mittels bestimmter Werkzeuge. Diese Werkzeuge können nun selbst wieder kategorisiert werden. Eine nächste Hauptgruppe sind Ihre Mitarbeiter. Schließlich geben Sie die Produkte an jemanden weiter – die nächste Hauptgruppe wären also die Kunden. Eine weitere Hauptgruppe bilden die unterschiedlichen Informationsquellen und Informationen, die das Unternehmen an Sie heranträgt. Es könnten dies auch Besprechungsrunden innerhalb Ihrer Organisation sein, die nicht direkt an Ihre Aufgaben gebunden sind.
    Wie sehen die Unterkategorien aus? Wenn Sie z. B. in Projekten arbeiten, könnten Sie diese wiederum
nach Name alphabetisch oder
nach Datum chronologisch ordnen.
    Eine weitere Unterstruktur bei Projekten wäre der Projektablauf. Er setzt sich möglicherweise aus den Meilensteinen Vorstudie, Hauptstudie, Programmierung, Test und Übergabe an die Linie zusammen. Möglicherweise wiederholt sich dieser Ablauf immer wieder. Manchmal fehlen auch bestimmte Elemente, dann bleiben diese Unterordner einfach leer.
    Beispiele für Ablagestrukturen
    Der Aufbau der Ablage einer Führungskraft kann sich etwa nach deren Aufgaben richten:
Mitarbeiter
Einstellung
Kündigung
Entwicklung
Zielvereinbarung
Leistungsbeurteilung
Ausbildung
Pläne und Reporting
Monat
Quartal
Jahr
Fachaufgaben, z. B. Projekte
nach Projektstufen
Vorstudie
Konzept
Realisierung
Test
Einführung
Weitere administrative Infos (Prüfen, ob überhaupt abgelegt werden muss?)
spezielle Themen
…
    Wenn Sie mehrere Mitarbeiter, Fachaufgaben und Projekte haben, dann ordnen Sie diese alphabetisch oder chronologisch. Das erleichtert die Identifikation.
    Für einen Berater stellt sich die Systematik z. B. wie folgt dar:
    Ablagestrukturen eines Beraters
Produkte
Produkt A
Produkt B
Instrumente
Instrumente
Tests
Tests
Teilnehmerunterlagen Spiele Konzeptionen
Teilnehmerunterlagen Spiele Konzeptionen
Kunden
Kunde A
Kunde B
Verträge Schriftwechsel
Verträge Schriftwechsel
Abmachungen und Konditionen
Abmachungen und Konditionen
Lieferanten
Lieferant A
Lieferant B
Verträge
Verträge
Schriftwechsel
Schriftwechsel
Abmachungen und Konditionen
Abmachungen und Konditionen
Produktinformation
Produktinformation
    Von Ablageformen und Hilfsmitteln
    Dann gilt es, die richtige Ablageform auszuwählen. Die Auswahl richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten. Dabei gilt das Prinzip, dass Sie sich möglichst auf eine Ablageform einigen.
    Möglich sind folgende Ablageformen:
Ringordner
Hängemappe
Ablagekästen
Wiedervorlage-/Arbeitsmappen (1–31; A–Z; 1–7, etc.)
Schnellhefter
Karteikasten
Elektronische Systeme (E-Dokumente, Datenbanken, elektronische Archive).
    Arbeitshilfen werden täglich benutzt. Dazu zählen Instrumente, Papiere oder elektronische Geräte. Sie helfen den täglichen Arbeitsablauf technisch zu unterstützen. Es gibt dabei unserer Ansicht nach nicht das universelle Instrument. Wir unterscheiden zwischen solchen, die der eigenen Arbeitssituation und den persönlichen Neigungen