Selbstorganisation (TaschenGuide)

Darstellung
Ausbaufähigkeit durch
ausreichende Freiflächen
    Checkliste: Prinzipien der Verwendung visueller Hilfsmittel
1
Komplizieren Sie als Präsentierender die Dinge nicht.
2
Verwenden Sie klar verständliche Wörter und Symbole.
3
Verwenden Sie Farben sparsam und sinnvoll.
4
Achten Sie auf die Wirkung von Lichtverhältnissen und die Entfernung von Bild und Betrachter. Falls Schrift zum Einsatz kommt: Lesbarkeit (Schriftgröße!) prüfen.
5
Verwenden Sie einfache Mittel, wenn diese den Zweck erfüllen.
6
Vermeiden Sie zu lange Präsentationszeiten.
7
Sorgen Sie für angepasste und verlässliche Präsentationsgeräte.
8
Beim Einsatz von einem Beamer: immer wieder abschalten (Laufgeräusch stört, Helligkeit ermüdet).
    Wie steht es mit akustischen Hilfsmitteln?
    Wenn Sie akustische Hilfsmittel verwenden, müssen Sie sehr lange Präsentationen auf jeden Fall vermeiden. Alles was mit Hilfe einer Tonaufnahme mitgeteilt wird, wird am besten aufgenommen, wenn es kurz und bündig ist. Der Hörer verliertin der Regel relativ schnell das Interesse, je nach Stoff schon nach 10 Minuten. Nicht vergessen werden sollte in diesem Zusammenhang, dass Menschen unterschiedliche Hörfähigkeiten haben. Hörschwierigkeiten sind gar nicht so selten. Deshalb muss sichergestellt werden, dass alle den Text hören können. Verwenden Sie nur die am besten geeigneten Hilfsmittel, damit Sie eine möglichst große Wirkung erzielen können.
    Ein weiterer Aspekt, wie die besten Ergebnisse mit visuellen und akustischen Hilfsmitteln erzielt werden, ist zu wissen, wo, wann und wie sie zu verwenden sind: Bringen Sie sie mit den anderen Teilen Ihrer Präsentation in Einklang. Selbst eine optimal vorbereitete Hilfe wird versagen, wenn sie zur falschen Zeit verwendet wird.
    Medien sind nur als Unterstützung von ganz bestimmten Punkten anzuwenden. Sie sind kein dramaturgisches Spielzeug, aber sie können ein dramaturgisches Mittel sein.

Wie Sie Ihren Arbeitsplatz perfekt organisieren
    Arbeitshilfen, wie z. B. Ordner, Fax, Outlook oder andere „Hardware“ nützen uns nur, wenn wir mit ihnen auch sinnvoll umgehen, d. h. wenn wir sie mittels bestimmter Verhaltensweisen beherrschen. Das beste Ordnungssystem bringt nichts, wenn sein Benutzer chaotisch ist und z. B. Briefe ohne Systematik irgendwo ablegt.
    In diesem Kapitel erfahren Sie
wie Sie Ihren Schreibtisch stets übersichtlich halten und
wie Sie ein strukturiertes Ablagesystem aufbauen.

Sorgen Sie für einen aufgeräumten Arbeitsplatz
    Der Arbeitsplatz, ob im Büro oder zu Hause, ist der Ort, an dem Sie Ihrer Kernaufgabe nachgehen können und an dem es Spaß machen sollte zu arbeiten. Idealerweise ist der Arbeitsplatz nur von den Hilfsmitteln und technischen Unterstützungen (Bildschirm, PC) umgeben, die man tatsächlich braucht.
    Der typische Arbeitsplatz sieht jedoch meist anders aus: Er enthält eine Reihe von Stapeln – alles Ablagen, die nicht strukturiert sind. In den Schränken finden sich verschiedene Ordner mit den unterschiedlichsten Themen und verschiedenen Zuordnungen. Möglicherweise gibt es auch noch auf Sideboards, am Boden und auf dem Fensterbrett, auf der Klimaanlage – oder wo sonst früher einmal eine freie Fläche war – eine Reihe von Vorgängen, Interessantem, Büchern, Prospekten und diesem und jenem.
    Auf dem Schreibtisch türmen sich neben Telefon, Kalender und Büromaterial Ablagen von aktuellen Aufgaben, vermischt mit Briefen, Besprechungsnotizen, etc. Daneben liegen alte Unterlagen, Zeitschriften und Briefe. Gelbe Haftzettel kleben hier und da. Oder es stapeln sich verschiedene Aufgaben in Klarsichthüllen und Ablagekästen, die in sich unterschiedlich hohe und niedrige Prioritäten bergen. Darunter viel Material, das „eigentlich“ schon längst in den Abfallkorb gehört.
    Auch die Ordner in den Schränken quellen oft über. Mit Unterlagen von Personen, die schon gar nicht mehr im Unternehmen, oder mit Dokumentationen von Aufgaben, die schon lange erledigt sind.
    Potenziert wird diese Unübersichtlichkeit noch dadurch, dass das papierlose Büro in der Regel zu noch mehr Papier führt. Meiden Sie unbedingt die Verhaltensweise, Mails, Präsentationen, Briefe etc. zur Sicherheit oder einfach, weil man das schon immer so gemacht hat, auszudrucken, denn das hat eine ungeordnete Papierflut zur Folge.
    Jedenfalls erfordert es viel zusätzlichen Zeitaufwand, das Chaos in der eigenen Ablage zu bereinigen. Häufig scheinen auch inneres und äußeres Chaos