Selbstorganisation (TaschenGuide)

zusammenzuhängen. Wer sich daher über seine Prioritäten und Ziele Klarheit verschafft, tut sich leichter, auch für Klarheit an seinem Arbeitsplatz zu sorgen.
    Was tun, wenn es unübersichtlich wird?
    Bei solchen „historisch gewachsenen“ Ablagen bekommen viele regelmäßig ihren „Aufräumanfall“, meist vor dem Urlaub, vor Weihnachten oder Silvester. Dann wird zwar viel weggeschmissen – aber machen Sie sich nichts vor: Es dauert nur kurze Zeit, und schon beginnen die Stapel wieder von neuem zu wachsen. Die Hauptursache ist, dass es eben kein Ordnungssystem gibt, das laufend die hereinströmenden Informationen von ganz alleine sortiert. Also müssen wir es selbst tun!
    Eine einfache Erklärung für unser Verhalten des „Nicht-Wegschmeißen-Könnens“ ist wohl das archaische Jäger- und Sammlerverhalten. Unsere Vorfahren – bis nach dem Krieg –überlebten nur, wenn sie fleißig sammelten und Wiederverwertbares aufhoben. Nur haben sich die Zeiten inzwischen geändert. Eine unsystematische Vorratshaltung von Papier und Daten führt jedenfalls zu einer immer größer werdenden „Vermüllung“.
    Es gibt zwei sinnvolle Maßnahmen, die Sie ergreifen und auch langfristig durchhalten sollten:
Unbrauchbares sollten Sie regelmäßig entsorgen.
Räumen Sie Ihren Schreibtisch und Ihren Arbeitsplatz konsequent auf.
    Welche Vorteile haben ein übersichtlicher Arbeitsplatz und Schreibtisch?
    Ein überquellender Schreibtisch ist ein Hort der Ablenkung. Wenn Aufgaben einmal angefangen sind, springt einem natürlich irgendwann prompt die nächste ins Auge. Es ist dann ein leichtes, den gerade bearbeiteten Vorgang hinzulegen und einen neuen, lustvolleren zu beginnen. Dies geht jedoch auf Kosten der Effizienz (siehe auch Kapitel „Leistungsfresser“).
    Es hat also durchaus Sinn, auf dem Schreibtisch Ordnung zu schaffen:
Ein aufgeräumter Schreibtisch verhindert Ablenkungen.
Ein aufgeräumter Schreibtisch führt zu weniger innerem Druck („Ich müsste eigentlich noch dieses und jenes tun.“). Man sieht nicht laufend „diffus unerledigte“ Sachen rumliegen.
Ein aufgeräumter Schreibtisch verhindert, dass man Aufgaben anfasst, sie aber möglicherweise gleich wieder weglegt.
Ein aufgeräumter Schreibtisch verhindert auch, dass man verschiedene Aufgaben gleichzeitig, je nach Lust und Laune, bearbeitet und dadurch viel Zeit verliert.
    Wichtig
    Eine Prioritätenliste und ein aufgeräumter Schreibtisch unterstützen das Abarbeiten der wirklich wichtigen Aufgaben.
    Wie gehen Sie vor?
    Doch wie kommt man zu einem dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz?
Schaffen Sie günstige Voraussetzungen für die „Aufräumarbeiten“:
Reservieren Sie für die erste Aktion mindestens zwei bis vier Stunden Zeit.
Nehmen Sie sich vor, die ganze Aufgabe in einem Zug zu lösen. Sie müssen sich fest entschließen, diese Aufgabe ein für alle Mal zu lösen und den Arbeitsplatz komplett aufzuräumen. Erlauben Sie sich keinesfalls irgendwelche Nischen.
Weiter müssen Sie sich vornehmen, die neue Struktur des Arbeitsplatzes mindestens vier Wochen durchzuhalten.
Jeden Abend müssen Sie mit sich selber abmachen, ca. fünf Minuten Zeit in das nochmalige Aufräumen zu investieren. Sie müssen bereit sein, am Anfang etwas mehr Zeit aufzuwenden.
Holen Sie sich Verbündete: Möglicherweise hilft Ihnen eine Kollegin/ein Kollege bei dieser Aufgabe. Wenn Sie zu zweit aufräumen, fällt die Wegwerfentscheidung oft leichter.
Sie fangen an einer Stelle, z. B. links oben an, und gehen Stapel für Stapel und Bündel für Bündel durch. Klären Sie, ob Sie diesen Stapel wirklich täglich brauchen. Wenn Sie den ganzen Stapel wirklich täglich brauchen (z. B. die aktuellen Vorgänge), überlegen und entscheiden Sie, ob er bei Ihnen liegen muss. Möglicherweise können Sie diesen Vorgang auch so lange im Posteingangskorb, im Sekretariat oder in einem Hängeschrank lassen, bis Sie ihn brauchen.
Wenn Sie auf Papiere, Zeitschriften oder Vorgänge stoßen, die Sie nie gelesen haben und auch nicht weiter verwenden, dann werfen Sie sie einfach weg. Werfen Sie alles weg, was Sie im vergangenen Zeitraum von vier Wochen nicht verwendet haben. Sie werden im ersten Moment natürlich sagen, dass das nicht geht und dass man ja nicht weiß, ob man das Papier nicht doch noch einmal braucht. Seien Sie einfach ehrlich zu sich selber: Nutzen Sie das, was Sie in der Hand halten, wirklich?
Sie kommen dann auch an den Punkt, wo Sie auf Papiere und Vorgänge aufmerksam