SEPA und SAP

Identifikation des Vertrages von Bedeutung. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Mandatsverwaltung zu organisieren. (siehe Abschnitt 6.4.4 „Mandatsstruktur“).

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    Abbildung 6.4: Mandat-Grunddaten
    In den G RUNDDATEN sagt der S TATUS aus, ob das Mandat erloschen ist, gerade eingeholt wird, oder aktiv genutzt werden kann. Nur im letzteren Fall kann eine SEPA-Lastschrift vom Zahllauf ausgeführt werden. Zusätzlich muss das Mandat natürlich gültig sein. Eine Differenzierung zwischen B2C und B2B-Mandaten ist in den Grunddaten (Markierung als B2B-Mandat) ebenfalls möglich.
    Neben einer strukturierten Ablage der Verwaltungsdaten für Ort und Datum der Mandatsunterschrift, können Sie mittels des Icons(D IENSTE ZUM O BJEKT ) auch das eingescannte Originaldokument aus einem Archivsystem zugänglich machen.
    Neben den Grunddaten beinhaltet das in SAP abgebildete SEPA-Mandat Informationen zum Sender (Debitoren), siehe Abbildung 6.5 , und Empfänger (Buchungskreis, Kreditoren), siehe Abbildung 6.6 .

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    Abbildung 6.5: Mandat – Sender

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    Abbildung 6.6: Mandat – Empfänger
    Die vierte Karteikarte V ERWENDUNG ist bei einer Neuanlage eines Mandates zunächst nicht vorhanden. Erst mit einem Zahllauf, der eine SEPA-Lastschrift erzeugt und dieses aktive und gültige Mandat berücksichtigt, wird ein Verwendungsnachweis dokumentiert. Im Beispiel der Abbildung 6.7 handelt es sich um einen Zahlungsbeleg vom 06.03.2012, der mittels Doppelklick auch im Detail betrachtet werden kann.

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    Abbildung 6.7: Mandat – Verwendung
    SEPA-Mandate können im SAP-System einzeln angelegt oder über einen Massenlauf generiert werden. Wie in Abbildung 6.8 dargestellt, beinhaltet das SAP-System in der Standardauslieferung ein Mandatsformular in deutscher und englischer Sprache.

    Abbildung 6.8: Mandat – Ausdruck
    In der Praxis werden Sie das vorhandene Formular „SEPA_ MANDATE“ anpassen müssen. Das betrifft nicht nur Ihr Corporate Design, sondern auch einen einheitlichen, in der Regel durchgängigen, deutschen Text für Deutschland. Eine Übersetzung der Texte für die einzelnen Länder finden Sie unter den folgenden Internetadressen:
    B2C Mandate: http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations
    B2B Mandate: http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations
    Gestaltung des Mandat-Formulars

    An dieser Stelle sei erwähnt, dass SAP hier kein SAPSCRIPT mehr ausliefert, d. h., Sie müssen sich ebenfalls mit neueren Technologien wie SMARTFORMS oder Adobe-Formularen auseinandersetzen.
    Das Customizing bietet Ihnen einige Optionen, um die Mandatsverwaltung zu aktivieren und für Ihr Unternehmen auszuprägen. Abbildung 6.9 illustriert den dazu passenden Customizing-Pfad.

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    Abbildung 6.9: Customizingpfad
    Bei den allgemeinen Einstellungen aktivieren Sie die Mandatsverwaltung wahlweise für FI-AR oder FI-CA. Muster-Funktionsbausteine stehen für eine individuelle Ausprägung des Mandatsprozesses ebenfalls zur Verfügung, siehe Abbildung 6.10 .

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    Abbildung 6.10: Allgemeine Einstellungen
    Änderung der Mandatsangaben

    Grundsätzlich können alle Mandatsangaben geändert werden. Sollte sich der Zahlungspflichtige oder Zahlungsempfänger ändern, ist ein neues Mandat erforderlich. Zieht der Zahlungspflichtige beispielsweise um, so ist eine Änderung ausreichend. Änderungen in der Person oder Firma (Name, Rechtsform), führen in der Regel zu einem neuen Mandat. Mit der Neueinführung der SAP-Mandatsverwaltung ist zwischen den bestehenden Mandaten und Neukunden zu differenzieren.
    Es stellt sich die Frage, welche Angaben des Mandates geändert werden können, ohne ein neues Mandat einholen zu müssen. Zumeist ist hier zunächst eine rechtlich verbindliche Antwort notwendig. Technisch können Sie die dann getroffene Entscheidung auf Feldebene im SAP-System konfigurieren.
6.3.3 AGB-Lösung für bestehende Einzugsermächtigungen
    Mit einer Änderung der Allgemeinen Bedingungen für Zahlungsdienste haben die Banken die Grundlage geschaffen, dass bestehende Einzugsermächtigungen auch für SEPA-Basislastschriften (B2C) verwendet werden können. In der Regel haben die Bankkunden im Mai 2012 hierzu einen Informationsbrief