SEPA und SAP

im geringen Umfang genutzt wird und die Begleichung der Forderung auch per Überweisung (durch den Kunden ausgelöst) vorgenommen werden kann, so kann auf eine Ausprägung der Mandatsverwaltung verzichtet werden.
    Die Entscheidung, ab wann (quantitativ gesehen) oder bei welchem Kundenkreis (qualitativ gesehen) eine Mandatsverwaltung eingerichtet werden soll, ist für jeden Kunden individuell zu treffen. Die Experten von perdata können und wollen nur die kritische Betrachtung dieser Frage empfehlen.
6.4.2 Einmal-Mandat versus Mehrfach-Mandat
    Die technische Umsetzbarkeit steht dabei außer Frage. Im SAP-System handelt es sich lediglich um einen Parameter, der im Zahllauf entsprechend abgefragt wird. Und da beginnt die Diskussion bereits: Warum wird dieser Parameter im Zahllauf abgefragt? Anhand dieses Mandatstyps wird entschieden, welche Einreichungsfristen für den fälligen Betrag bei der Erstellung des Datenträgers zu berücksichtigen sind.
    Ein Einmal-Mandat muss immer mindestens fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit des Postens bei der Bank des Zahlers vorgelegt werden. Demgegenüber muss ein Mehrfach-Mandat diese Fünf-Tagesfrist nur bei der Ersteinreichung berücksichtigen. Die Folgeeinzüge sind mit einer Einreichungsfrist von zwei Bankarbeitstagen zu verarbeiten. Wie bereits erwähnt, ist die technische Umsetzung schnell erfolgt. Die jeweils betroffenen Abteilungen sollten jedoch sehr nachhaltig prüfen und Optimierungen suchen, auch wenn der Grund für einen derartigen Prozess lautet: „Das haben wir schon immer so gemacht“.
    Sinnvollerweise sollen die Soll-Prozesse dem tatsächlichen Bedarf entsprechen. Nach Anregung der perdata sollen diese „Non-Profit“-Prozesse so schlank wie möglich gestaltet werden. Bitte berücksichtigen Sie, dass aus diesen Prozesserweiterungen keine Wertschöpfung aus vertrieblicher Sicht entsteht.
6.4.3 B2B-Mandate oder doch nur B2C
    Vor der Entscheidung, welche Mandate zukünftig genutzt werden sollen, empfiehlt perdata mindestens die Anforderungen des Treasurys und des Vertriebs aufzunehmen und zu bewerten. Die Anforderung der Treasurer wird unmissverständlich lauten:
    Alle Forderungen sind mit klaren und eindeutigen Fälligkeitsterminen zu benennen
    Selbstbestimmung der Fälligkeit (eigenständiges Auslösen der Zahlung)
    Keine Ausfälle ohne Rückläufer
    Die Anforderung der Vertriebsverantwortlichen wird lauten, dass der vertriebliche Prozess in keinster Weise durch Zusatzaufwand für den Kunden beeinflusst werden darf.
    Durch diese beiden sich ausschließenden Anforderungsblöcke ist der in Abbildung 6.12 dargestellte Prozess der Mandatserteilung genau zu hinterfragen. Sollen die Forderungen von privaten Personen mittels SEPA-Lastschrift eingezogen werden, muss dies mit dem neuen SEPA-B2C-Mandat (Business to Customer) erfolgen. Dies ist dann die erste erfolgreich getroffene Entscheidung.

    Abbildung 6.12: Prozess der Mandatserteilung
    Werden Forderungen von Unternehmen mittels Lastschriften oder Einzugsermächtigungen eingezogen? Lautet die Antwort „Ja“, so sollte über die weitere Nutzung der SEPA-B2B-Mandate entschieden werden.
    Das B2B-Mandat wird ausschließlich im Geschäftsverkehr mit Unternehmen genutzt, siehe Abbildung 6.13 . Das B2B-Mandat muss unterschrieben als Kopie bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen. Diese Anforderung widerspricht der vertrieblichen Anforderung nach einer ungestörten Geschäftsbeziehung mit dem Kunden. Jeder Zusatzaufwand für den Kunden wird als kritisch in der Kundenbeziehung eingeschätzt und soll demnach vermieden werden.

    Abbildung 6.13: B2C und B2B-Mandate
6.4.4 Mandatsstruktur
    Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, mittels SAP FI-CA die Mandate zu organisieren:
    Sammel-Mandate
    Vertragskonto-Mandate
    Vertrags-Mandate
    Im nachfolgenden Abschnitt sollen die verschiedenen technischen Ausprägungen im Kontext der organisatorischen Fragestellungen vorgestellt werden.
Sammel-Mandate
    Grundsätzlich ist es möglich, Mandate auf Ebene der Bankverbindung anzulegen. Alle bestehenden und neu abzuschließenden Einzelverträge können einem Mandat des Geschäftspartners zugeordnet werden. Das hinterlegte Mandat ist dann für alle zugeordnete Verträge nutzbar. Diese Art der Mandate hat folgende Vorteile:
    Einfache Verwaltung der Mandate, da das Mandat nur einmal am Konto des Geschäftspartners hinterlegt und gepflegt werden muss.
    Es gibt nur einen Ersteinzug mit einer Vorlagefrist vor Fälligkeit von fünf Tagen.
    Einem