Simplify Your Life - Endlich mehr Zeit haben

Handlung in der Zukunft« beschreibt. Sagen Sie also nicht »Ich werde dieses unangenehme Gespräch mit dem Chef führen«, sondern »Ich werde dieses unangenehme Gespräch mit dem Chef geführt haben« – und es wird ein gutes Gespräch gewesen sein. Wenn Sie Ihre Aufgaben so formulieren, nehmen Sie nicht die Schwierigkeiten vorweg, sondern bereits die geglückte Lösung.
    Gehen Sie beim Ausführen der aufgeschobenen Aufgabe ökonomisch vor: Erledigen Sie die Sache gut, aber nicht perfekt. Genießen Sie den Fortschritt während Ihrer Arbeit. Spüren Sie, wie Sie Ihrem Ziel näher kommen. Das hilft Ihnen, die unangenehmen Seiten der Aufgabe zu ertragen (wäre sie angenehm, hätten Sie sie ja nicht so lange aufgeschoben). Lassen Sie sich nicht mehr ablenken.

Das Ende der To-do-Liste
    Nun haben wir Sie zum Erstellen einer Aufgabenliste mit Prioritäten motiviert. Das ist ein |54| wichtiger Schritt zu einem bewussten simplify-Leben, aber noch näher am simplify-Ideal sind Sie, wenn Ihre To-do-Listen immer kürzer werden oder Sie gar keine mehr brauchen – weil Sie die meisten Dinge sofort erledigen! Wie Sie dennoch den Überblick behalten, erfahren Sie hier.
     
    Beherzigen Sie die Drei-Minuten-Regel Ein typisches Beispiel für das Aufschieben ist Ihre tägliche Post. Sie öffnen die Briefe und bilden Häufchen: wegwerfen, weitergeben, selbst erledigen. Nun sind Antwortbriefe zu verfassen oder Formulare auszufüllen, was Sie gut sofort – beim ersten Anlesen des Schreibens – erledigen könnten. Sobald Sie dafür jedoch irgendwelche Informationen benötigen, landet die frisch begonnene Aufgabe meist auf einem Stapel und der Zeitpunkt ihrer weiteren Bearbeitung ist auf unbestimmt verschoben.
    Setzen Sie sich als Zeitlimit drei Minuten, und betrachten Sie die Sofort-Erledigung der Aufgabe als sportliche Herausforderung: |55| »Wenn ich die erforderlichen Infos innerhalb der nächsten drei Minuten bekomme, erledige ich das Ding sofort!« Sie werden überrascht sein, was sich in lächerlichen drei Minuten alles schaffen lässt: ein Anruf, in einem Ordner nachschlagen oder im Internet suchen. Auch die meisten Entscheidungen können Sie gut und gerne innerhalb von drei Minuten treffen: Kurze Nachfrage bei einem Kollegen, und Sie wissen, welche Kaffeemaschine angeschafft wird.
    Wenn Sie einen Brief sofort beantworten, spielt die Qualität Ihrer Antwort eine untergeordnete Rolle. Der Absender ist beeindruckt von Ihrer Verlässlichkeit und Ihrem Tempo, und die Sache ist erledigt. Besonders bequem funktioniert das bei E-Mails. Der Nachteil bei diesem Medium ist allerdings, dass Ihre Instant-Antwort meist erwartet wird und Sie damit nicht mehr besonders punkten können.
    In drei Minuten können Sie vor allem viele Dinge selbst erledigen, deren Delegation auch jeweils mindestens drei Minuten |56| dauern würde. »Tu es selbst!« ist (neben dem notwendigen Delegieren langwieriger Arbeiten) für kleine Jobs ein wichtiges simplify-Prinzip
    .
    Das goldene Büchlein Das Sofortsystem ist pures Gold wert, wenn Sie es zum Notieren Ihrer Einfälle nutzen. Berühmte Künstler jeder Richtung (Maler, Autoren, Komponisten, Philosophen) hatten meist in jeder Lebenslage ein Notizbuch zur Hand, in dem sie ihre spontanen Einfälle festhielten. Wenn Sie Ihren Zeitplaner als Ideenspeicher benutzen, sollten Sie ihn immer bei sich haben.
    Eine moderne Version des goldenen Ideenbüchleins ist eine Datei namens »Ideen.doc«, die Sie bei der Arbeit mit Ihrer Textverarbeitung stets geöffnet halten. Manche PC-Benutzer wissen gar nicht, dass Sie bei Word und allen anderen Textverarbeitungsprogrammen immer mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten können. Mit der Tastenkombination Strg-F6 schalten Sie schnell zwischen den einzelnen Texten hin |57| und her (oder über den Button »Fenster« in der Menüleiste). Dadurch ist Ihr elektronisches Notizbüchlein nie mehr als einen Tastendruck entfernt!
    Diese Technik sollten Sie auch nutzen, wenn Sie an einem Vortrag, einem Artikel, einer Predigt oder etwas Ähnlichem arbeiten. Sobald Sie während einer anderen Aufgabe am PC einen Gedanken dafür bekommen, können Sie per Strg-F6 schnell die Ideen-Datei öffnen und den Geistesblitz sofort dort hineinschreiben. Die geöffnete Datei erinnert Sie außerdem daran, an dem Projekt kontinuierlich weiterzuarbeiten.

Einfacher telefonieren
    Viel Zeit, die eigentlich Ihnen gehört, geht durch Telefonieren verloren. Wenn Sie angerufen werden, ist das ein klassischer Fall