Business English

The First Contacts / Die ersten Kontakte
    Internationale Geschäftsbeziehungen beginnen meist mit einem Telefonat, einem Fax oder einer E-Mail. Wie Sie sich in den verschiedenen Medien souverän ausdrücken und welche Konventionen Sie dabei berücksichtigen sollten, erfahren Sie in diesem Kapitel.
    The letter / Der Brief
    Example
    1
Miller Communications Inc.
    4 Pheasant Run, Chicago, IL 60607
    tel. 201-9349493
2
Our ref. MC / JD
3

30 th August, 2005
Fa. Hirsch GmbH
    Moellerstrasse 40
    70469 Stuttgart
    Germany
4
For the attention of Mr G. Horst
5
Dear Mr Horst,
6
Our annual clients' meeting
7          As you may have heard we annually arrange meetings for our clients in the States, Europe and Asia at which they have the opportunity to get informed about the latest innovations in telecommunications.
                Knowing of your experience in the field of electronic communications we would like to invite you as a guest speaker in our annual meeting in Chicago on October 15. Details on the program will be enclosed.
                We do hope that you will be present on this occasion and look forward to hearing from you soon.
8
Yours sincerely,
    Martin S. Chester
Enc.
    RSVP
(Anlage)
    (um Antwort wird gebeten)
c.c. (Verteiler)
    Die richtige Form
    Geschäftsbriefe folgen stets relativ strengen Richtlinien (siehe Musterbrief). Folgende Regeln sollten Sie beachten:
Unter dem Briefkopf steht
die Bezugszeichenzeile (Our ref. / Your ref.) am linken Rand und
rechts das Datum. Für die Schreibweise des Datums gibt es folgende Möglichkeiten:
    30th August / August 30 / 30 August / August 30th
    Formen wie 11/05/05 oder 11-05-05 sollten Sie vermeiden, da sie im britischen Englisch „11. Mai“, im Amerikanischen aber „5. November“ bedeuten.
    Wenn die Adresse des Absenders nicht schon im Briefkopf enthalten ist, steht sie rechts über dem Datum.
Besondere Anmerkungen wie confidential (vertraulich) oder for the attention of (zu Händen von) folgen meist der Adresse.
Die Anrede:
    Wenn der Name des Adressaten bekannt ist:
    Dear Mr Chester / Mrs Chester / Miss Chester
    Wenn der Name nicht bekannt ist:
    Dear Sir / Dear Madam / Dear Madam or Sir
    Wenn eine Firma angeschrieben wird:
    Dear Sirs (BE) / Gentlemen (AmE)
Die Betreffzeile folgt, im Gegensatz zum deutschen Geschäftsbrief, der Anrede und wird unterstrichen.
Der Briefanfang wird groß geschrieben.
Die Gruß- und Schlussformel ist abhängig von der Anredeform:
    Dear Mr / Mrs / Miss – Yours sincerely
    Dear Sir(s) or Dear Madam – Yours faithfully
    Amerikanische Briefe werden oft abgeschlossen mit:
    Sincerely (yours) oder Yours truly
    Schreiben Sie jemandem regelmäßig oder kennen Sie die Person sehr gut, können Sie auch folgende Schlussformeln verwenden:
    Best wishes / Kind regards / Best regards / Regards
Useful Phrases
    Starting a letter / Briefanfang
Thank you for your letter of August 30th.
With reference to / Further to …
In reply to your letter …
    Accepting an invitation / Eine Einladung annehmen
We shall be very happy to accept your invitation to …
I should like to accept …
    Rejecting an invitation / Eine Einladung ablehnen
We regret / are sorry to inform you …
Unfortunately we have to inform you that …
I am afraid that I will not be able …
    Confirmation / Bestätigung
We are pleased to confirm …
We acknowledge receipt of your letter of …
    Request / Bitte
We would appreciate if …
Could you please …?
I would be grateful if …
    Ending a letter / Brief abschließen
I look forward to hearing from you soon.
Thank you in advance …
I am looking forward to meeting you.
If you have any questions don't hesitate to contact us.
    Making a telephone call / Telefonieren
    Wichtig für ein gelungenes Telefongespräch in einer Fremdsprache ist eine gute Vorbereitung. Machen Sie sich vorab einige Notizen mit den wichtigsten Mitteilungen und Fragen und legen Sie sich eine Liste mit praktischen Redewendungen und Wörtern neben das Telefon. Sprechen Sie langsam und lassen Sie sich Zeit zum Überlegen. Sie werden sicherlich gebeten, Ihren Namen und den Ihrer Firma zu buchstabieren: Could you please spell your name? Benutzen Sie dazu die internationale Buchstabierliste im Anhang (siehe Seite 120). Vergessen Sie nicht, auch Ihre eigene Telefonnummer mit Landeskennzahl (country code) durchzugeben, damit Sie zurückgerufen werden können.
    Example
    A: Miller Communications. Good morning. Can I help you?
    B: This is Mr Horst speaking.