Das Franzis-Handbuch fur Office 2013

Titel: Das Franzis-Handbuch fur Office 2013 Kostenlos Bücher Online Lesen
Autoren: Saskia Giessen

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Papierliste enorme Vorteile: Sie können die erfassten Listendaten direkt am Bildschirm sortieren, filtern und auswerten.
10.1Liste anlegen
    Damit die Inhalte eines Excel-Blatts als Liste erkannt werden, sind »nur« wenige Handgriffe notwendig. Sie erfassen in einer Zeile die Spaltenüberschriften. Diese müssen zuerst in der Liste stehen. Sie müssen allerdings nicht zwangsweise in der ersten Zeile des Tabellenblatts stehen. Geben Sie anschließend die Daten zeilenweise untereinander ein. Fertig ist die Datenliste.
    Die erste Überlegung hierbei ist, welche Informationen nebeneinander erfasst werden sollten. Im ersten Beispiel wird eine interne Personalliste erstellt. Die Überschriften werden erfasst und die Daten eingegeben.
    Tipp
    Die Überschriftenzeile muss hierzu nicht unbedingt in Zeile 1 eingetragen sein.

    Bild 10.1: Spaltenüberschriften erfassen, um eine Mitarbeiterliste zu erstellen.
    Im aktuellen Beispiel wurden acht Spaltenüberschriften erfasst. Jetzt müssen die Daten eingegeben werden. Sie können auch die Datei Sortieren.xlsx öffnen. Ihre Liste kann dann folgendermaßen aussehen:

    Bild 10.2: Die Mitarbeiterliste, mit der die nächsten Übungen durchgeführt werden.
    Eine Bedingung müssen Sie beachten, wenn Sie mit Excel-Listen arbeiten: Sobald eine leere Zeile bzw. leere Spalte auftaucht, ist normalerweise für Excel die Liste dort zu Ende. Alle nach der Leerzeile folgenden Datenzeilen gehören für Excel nicht mehr zur Liste. Das bedeutet, dass die weiter unten beschriebenen Sortier- und Filterfunktionen dort nicht mehr wie beschrieben wirken.
10.2Sortieren
    Listen im Computer haben den Vorteil, dass sie sich nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen. Excel bietet als einfache Lösung die Sortierung über die Schaltflächen in der Registerkarte Daten an.
    Sortieren nach Zellinhalten
    Öffnen Sie die Datei Sortieren.xlsx .
    Klicken Sie auf eine Zelle der Spalte, nach der Sie sortieren möchten, und entscheiden Sie dann, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
    Aufsteigend von A bis Z sortieren.
    Absteigend von Z bis A sortieren.
    Wenn Sie einige Zellen in einer Spalte markiert haben und das Sortieren über die Schaltflächen starten, erscheint der folgende Hinweis:

    Bild 10.3: Die Warnung vor dem Sortieren, wenn einige Zellen in einer Spalte markiert sind.
    Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Sortieren , wird die ganze Liste, d. h. bis zur ersten leeren Zelle, sortiert.
    Wenn Sie die Option Mit bestehender Markierung fortfahren aktivieren, werden nur die markierten Zellen sortiert. Damit könnte es sein, dass Ihre Daten nicht mehr in der korrekten Reihenfolge vorliegen.
    Excel bietet in einem Dialogfenster die Sortierung nach verschiedenen Spalten nacheinander an. Wenn die Liste Überschriften besitzt, lässt sich die Sortierreihenfolge über die Spaltenüberschriften festlegen.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren auf der Registerkarte Daten .
    Wählen Sie im ersten Listenfeld die Spalte aus, nach der zuerst sortiert werden soll, sowie die Sortierrichtung.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen .
    Wählen Sie im ersten Listenfeld in der zweiten Zeile das Feld aus, nach dem im Anschluss sortiert werden soll.

    Bild 10.4: Nach mehreren Feldnamen sortieren.
    Klicken Sie auf OK , um die Sortierung zu starten.

    Bild 10.5: Die Liste ist nach Abteilungen und dann nach Namen sortiert.
    Zuerst werden alle Zeilen der Abteilung AF zusammengefasst. Innerhalb dieser Zusammenfassung sind die Daten nach dem Nachnamen sortiert. Danach kommt die Abteilung BH, in dieser Gruppe sind wieder die Zeilen nach Nachnamen sortiert etc.
    Sortieren nach Farben
    Stellen Sie sich vor, Sie haben in einer Liste bestimmte Personen mit einer Füllfarbe gekennzeichnet. Jetzt möchten Sie nach der Füllfarbe sortieren.
    Aktivieren Sie in der Datei Sortieren.xlsx die Registerkarte Sortieren nach Farben . Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren auf der Registerkarte Daten .
    Wählen Sie im zweiten Listenfeld den Eintrag Zellenfarbe aus, nach der zuerst sortiert werden soll.
    Dann wählen Sie im dritten Listenfeld Reihenfolge die Farbe aus, die zuerst ange zeigt werden soll.
    Wenn Sie zusätzlich eine alphabetische Sortierung wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen und wählen die Spalte und die Sortierrichtung aus.
    Wenn Sie nach weiteren Farben sortieren möchten, klicken Sie auf die Schaltflä che Ebene hinzufügen und wählen die nächste Farbe aus.

    Bild 10.6: