Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

und über ein Verrechnungskonto in der Finanzbuchhaltung die Vorgänge festhält. In jedem Fall ist ein Protokoll des Rechnungsausgleichs zu erstellen.
    Kontenlose OPOS-Buchhaltung
    Bei dieser Form der Kontokorrentbuchführung werden zur Arbeitsvereinfachung Grundbücher und ggf. auch das Führen von Konten durch eine Belegsammlung ersetzt, d. h., Sie führen das Hauptbuch weiterhin über die EDV, die Nebenbücher aber lediglich in Form einer Belegablage.
    Bereits in der herkömmlichen Buchführung, z. B. in einem amerikanischen Journal, bedeutete der Wegfall des Kontokorrentbuchs eine erhebliche Vereinfachung.
    Die geordnete Belegablage der Eingangs- und Ausgangsrechnungen erlaubt einen schnellen Überblick über die Forderungen und Verbindlichkeiten des Kaufmanns.
    In der EDV-Buchhaltung dient sie hauptsächlich Kontrollzwecken. Die offenen Posten auf den Kontokorrent-Konten stimmen mit den Belegen in den Ordnern überein. Abweichungen lassen sich leichter aufklären, und bei Mahnungen prüfen Sie eigenständig Ihre Maßnahmen und folgen nicht blindlings den Vorschlagslisten des Computers!
    Und so führen Sie – jeweils für Ihre Lieferanten- und Kundenrechnungen getrennt – die Offene-Posten-Buchhaltung kontenlos als Belegsammlung:
    Belegsammlung bei der Kreditorenbuchführung
    Eine erste Kopie der Eingangsrechnung Ihres Lieferanten wird chronologisch und mit fortlaufender Nummer abgelegt (= Nummernkopie) . Dies ersetzt das frühere Rechnungseingangsbuch.
Für die Finanzbuchhaltung ermitteln Sie auf Additionsstreifen jeweils die Tagessumme aller eingegangenen Rechnungsbeträge und verbuchen sie auf einem Lieferantensammelkonto.
Wenn Sie das Mahn- und Zahlungswesen per Computer abwickeln, buchen Sie die Rechnungen einzeln auf den entsprechenden Kreditorenkonten ein.
    Eine zweite Kopie der Eingangsrechnung Ihres Lieferanten wird bis zur Bezahlung in einer Akte „Offene Posten“ dem Namen nach abgelegt (= Namenskopie) . Dadurch wird gewährleistet, dass jederzeit die noch offenen Rechnungen gegenüber jedem einzelnen Lieferanten festgestellt werden können.
    Bei Zahlungsanweisung wird die Namenskopie wieder aus der Akte herausgenommen, als „ erledigt “ abgestempelt und nach der Verbuchung im Sammelkonto bzw. Kreditorenkonto endgültig unter dem Lieferantennamen als „bezahlte Eingangsrechnung“ abgelegt. Sammelüberweisungen und Tagessummen können in einem Betrag eingebucht werden, wenn auf einem Additionsstreifen oder im Buchungstext Einzelbeträge und Rechnungsnummern nachvollziehbar sind.
    Kontenlose Debitorenbuchführung
    Auch hierbei ersetzt die Belegablage das Grundbuch. Wenn das Kundenkontokorrent als Offene-Posten-Buchführung abgewickelt wird, werden ebenfalls je eine Nummern- und eine Namenskopie Ihrer Ausgangsrechnung abgelegt :
Die originale Ausgangsrechnung geht an Ihren Kunden.
Die erste Kopie wird chronologisch nach Rechnungsnummern geordnet. Sie verbuchen entweder die Tagessummen (Additionsstreifen abheften) auf einem Kundensammelkonto oder sprechen in der EDV-Finanzbuchhaltung jedes einzelne Kundenkonto an (z. B. Konten 10000-69999).
Die 2. Kopie wird zunächst unter dem Kundennamen als „offener Posten“ abgelegt. Bei Zahlung des Kunden (Rechnungsausgleich), buchen Sie den Geldeingang gegen das Kundensammelkonto bzw. Kundenkonto. Auch hier können Sie Tagessummen von einem Additionsstreifen einbuchen, auf demdie einzelnen Rechnungsnummern aufgelistet sind (alternativ als Buchungstext). Die Rechnungskopie wird dem Ordner entnommen, als „erledigt“ abgestempelt und unter dem Kundennamen als „bezahlte Ausgangsrechnung“ abgelegt.
    Wollen Sie wissen, wie viel Ihnen ein Kunde zurzeit schuldet, können Sie auf dem Debitorenkontoblatt der EDV-Buchhaltung nachsehen. Bei Unstimmigkeiten und Mahnungen sollten Sie sich nicht auf den Computer verlassen. Gleichen Sie vielmehr im Ordner „Offene Posten“ die einzelnen Rechnungen dieses Kunden mit dem jeweils verbuchten Betrag, der Rechnungsnummer und dem Datum ab. So finden Sie eventuell falsch zugeordnete Zahlungen.
    Anforderungen, die die Finanzverwaltung stellt
    Die Finanzverwaltung stellt an die in Form der Offene-Posten-Buchhaltung kontenlos geführte Kontokorrentbuchführung besondere Anforderungen , die Sie beachten müssen.
    Nehmen Sie diese nicht auf die leichte Schulter, da Sie bei einer nicht ordnungsmäßigen Buchführung dem Betriebsprüfer den Vorwand für Hinzuschätzungen liefern.
    Achten Sie darauf, folgende Regeln