Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

EUR
    Im August werden bis auf eine Rechnung über 20.000 EUR sämtliche Rechnungen bezahlt.
    Bei einer Rechnung über 35.000 EUR wird eine Gutschrift über 5.000 EUR verrechnet.
    Das Verbindlichkeitenkonto wird bei Zahlung der einzelnen Rechnungen nach und nach ausgeglichen. Achten Sie darauf, keinen Wareneingang mit Vorsteuer doppelt zu erfassen.
    Bei der Gutschrift machen Sie einen Teil des Wareneinkaufs mit Vorsteuerabzug rückgängig.
    Verbindlichkeiten aus L+L
5.000,00 EUR
an Wareneinkauf
4.201,68 EUR
an Vorsteuer 19 %
798,32 EUR
    Am nächsten Monatsende nicht ausgeglichene Rechnungen bleiben auf dem Heftrücken des Belegordners, damit sie auf den Folgemonat vorgetragen werden können. Es werden nur die Eingangsrechnungen des laufenden Monats neu erfasst.
    In diesem Beispiel steht Ende August auf dem Lieferantensammelkonto noch ein Betrag von 20.000 EUR. Offene Lieferantenrechnungen aus August können nun zusätzlich eingebucht werden.
    Verfahren Sie nach diesen Praktikerlösungen, solange Sie den Überblick bewahren und es die Zahl der Geschäftsfreunde zulässt.
    Darauf sollten Sie achten – Praxistipps zur Offene-Posten-Buchhaltung
    In der Praxis stellen sich erfahrungsgemäß nach Einführung der Kontokorrentbuchführung recht bald folgende Probleme ein, auf die es zu achten gilt:
Bei der Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, dem jeweiligen Rechnungsausgleich, bei Anzahlungen wird gelegentlich das falsche Personenkonto erwischt:
Verbindlichkeiten bzw. Forderungen bleiben bestehen,
während bei einem anderen Geschäftspartner eine unberechtigte Gutschrift erfasst ist.
Bei Gutschriften, Retouren, Rabatten und sonstigen Erlösschmälerungen wird die falsche Kontenseite bebucht :
eine Kundengutschrift wird ein zweites Mal versteuert oder
bei der Rücksendung an den Lieferanten sind nochmals Wareneingang und Vorsteuerabzug gebucht.
Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen wurden gar nicht oder über eine Kopie doppelt erfasst :
Es kommt im Bereich der Eingangsrechnungen zu scheinbaren Überzahlungen an Lieferanten bzw. doppeltem Aufwand und Vorsteuerabzug.
Im Bereich der Ausgangsrechnungen sind Kundenforderungen scheinbar noch vorhanden bzw. die Erlöse sind zu niedrig ausgewiesen mit Auswirkungen auch für die Umsatzsteuer.
    Praxis-Tipp: Buchführung genau planen
    Bei der Offene-Posten-Buchhaltung bleiben Fehlbuchungen leider oft unbemerkt. Nur wenn Sie eine Kontenabstimmung durchführen, können Sie auf Fehler aufmerksam werden. Bei den Finanzkonten hat man es dagegen leichter: Fehlbuchungen werden hier z. B. anhand des Abgleichs eines Ausdrucks des letzten Kontenblatts mit dem Saldo auf dem Bankkontoauszug oder über einen Kassensturz sichtbar. Stimmen Sie hier also die letzten Kontenblätter von Kasse, Girokonto, Sparguthaben, Festgeld, Wertpapieren usw. mit dem Kassenbuch zum Monatsletzten bzw. mit dem letzten Konto- oder Depotauszug ab.
    Es ist dringend anzuraten, Aufbau, Organisation und Ablauf der Kontokorrentbuchführung genau zu planen und Buchungsvorschriften verbindlich festzuhalten.
    Vorsicht ist auch bei der Vergabe der Kontennummern geboten. Lassen Sie genügend Platz bei der Nummernvergabe für weitere Geschäftspartner. Legen Sie beim Buchen stets den aktuellen Kontenplan aus. Bestimmen Sie die Kriterien (Umsatz, mehrmalige Kontakte, Größe des Geschäftspartners), unter denen die Konten „Diverse“ verwendet oder neue Kunden- und Lieferantenkonten angelegt werden.
    Legen Sie konsequente Regeln fest, unter welchem Buchstaben Sie sortieren.
    Praxis-Beispiel: Sortierregeln festlegen
    Anton Müller GmbH = Müller GmbH = Schuhhaus Anton Müller GmbH
    Hans Schäfer und Fritz Lang GbR = Schäfer und Lang GbR = Fritz Lang und Co.
    Wenn Sie zusätzlich die Konten der Diversen in Betracht ziehen, gibt es schier unerschöpfliche Möglichkeiten, Rechnungen auf Nimmerwiedersehen ein- und woanders auszubuchen. Legen Sie daher vorab fest, ob und nach welchen Regeln Sie bei Kunden, die Sie gleichzeitig beliefern, ein oder zwei Personenkonten führen wollen. Zwei Konten sind wegen möglicher Fehlbuchungen auf das andere Konto schwieriger abzustimmen, aber wegen des sog. Verrechnungsverbots (Saldierungsverbot) des § 246 Abs. 2 HGB zumeist angezeigt. Operieren Sie mit Anzahlungen und Aufrechnungen gegenseitiger Forderungen, ist ein einzelnes Kontokorrent in jedem Falle die bessere Lösung.
    Auch sollten Sie mit diesem Geschäftspartner zumindest am Jahresende „ Saldenbestätigungen “ austauschen,