Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

durchzuführen. Mit einem Buchungssatz können Sie mehrere offene Posten ausgleichen, ohne die Zahlung auf die einzelnen Rechnungsnummern aufteilen zu müssen.
    Zusätzlich zum Belegfeld 1 können weitere Rechnungsnummern im 30-stelligen Textfeld (Buchungstext) eingegeben werden. Dadurch wird der Kontierungs- und Erfassungsaufwand erheblich reduziert. Programmgesteuert kann auch ein Belegfeld 2 aktiviert werden, welchem weitere Funktionen zugeordnet werden (insbesondere Hinweise zur Fälligkeit). Eine Angabe in der Skontospalte innerhalb einer Sammelzahlung wird selbstverständlich für die Betragsaufteilung und -zuordnung berücksichtigt. Eine Sammelzahlung kann in jeder zulässigen Eingabewährung eingereicht werden.
    Der Rechnungsausgleich bei Sammelzahlungen kann immer dann angewandt werden, wenn das Personenkonto, das Belegdatum, das Belegfeld 2 und die Eingabewährung gleich bleiben. Es können nur Sollwerte im Debitoren- bzw. Habenwerte im Kreditorenbereich per Sammelzahlung ausgeglichen werden. Die Aufteilung erfolgt in der Basiswährung. Die Sammelzahlung sowie die aufgeteilten Zahlungen werden auf dem Zuordnungsprotokoll mit der Basiswährungskennung ausgegeben.
    Gutschriften mit eigener Belegnummer können nicht berücksichtigt werden. Gutschriften können vom Programm nur dann zugeordnet werden, wenn sie mit der gleichen Rechnungsnummer gebucht werden wie der dazugehörige offene Posten. Hierauf haben Sie zu achten.
    Eine der auszugleichenden Rechnungsnummern muss im Belegfeld 1 angegeben werden. An der ersten Schreibstelle im Textfeld muss ein Komma gesetzt werden. Fehlt das Komma, erkennt das Programm die folgenden Ziffern nicht als Rechnungsnummer und die Zahlung kann nicht verteilt werden. Die Zahlung wird dann der im Belegfeld 1 angegebenen Rechnungsnummer zugeordnet.
    Nach dem Komma geben Sie die weiteren Rechnungsnummern an, jeweils durch ein Komma getrennt. Nach der letzten Rechnungsnummer muss noch einmal das Komma eingegeben werden. Fehlt das Abschlusskomma, wird die Zahlung nicht auf die letzte Rechnungsnummer verteilt (Hinweis im Zuordnungsprotokoll). Als Trennung zwischen den Rechnungsnummern sind folgende Angaben zulässig:
Komma
Komma und danach eine Leerstelle
    Einen Buchungstext können Sie nach dem Abschlusskomma eingeben. Falls das Abschlusskomma fehlt, wird im Zuordnungsprotokoll dann in der „HINWEISE/FEHLER“-Spalte der Vermerk „Kein Endezeichen“ gedruckt. Mehrere Kommas hintereinander (ohne Leerstellen) werden vom Programm überlesen und wirken sich nicht aus. Nicht zulässige Leerstellen oder Buchstaben führen zu einem Fehlerhinweis im Zuordnungsprotokoll.
    Sollten Sie aus organisatorischen Gründen nicht darauf verzichten können, Gutschriften mit eigener Rechnungsnummer zu buchen, sind bei Sammelzahlungen mindestens zwei Buchungssätze einzugeben. Hierzu gibt DATEV bei der Zahlung folgenden Vorgehenshinweis:
"Im Umsatzfeld geben Sie den Zahlungsbetrag zuzüglich des Gutschriftbetrages ein. Im Allgemeinen steht in der Kontospalte das Geldkonto, im Gegenkonto das Personenkonto. Im Belegfeld 1 und im Textfeld werden die Rechnungsnummern der auszugleichenden offenen Posten (nicht der Gutschrift) angegeben. Durch diesen Buchungssatz werden die offenen Posten ausgeglichen.
Jetzt muss das Geldkonto korrigiert und die Gutschrift ausgeglichen werden. Dazu wird im Umsatzfeld der Gutschriftbetrag gegengebucht. Als Konto wird das Geldkonto, als Gegenkonto das Personenkonto und im Belegfeld 1 die Gutschriftnummer angegeben."
    In der Spalte „Belegfeld 2/Fälligkeit“ können Sie zusätzlich Angaben machen, die nur das Programm OPOS und nur einen bestimmten Buchungssatz betreffen. Im „Belegfeld 2“ geben Sie nur Daten ein, wenn Sie OPOS-Auswertungen erhalten. Im „Belegfeld 2“ dürfen bis zu 12 Zeichen eingegeben werden. Bei der Erfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen können Sie über das Feld ein bestimmtes Fälligkeitsdatum eingeben oder individuell Zahlungsbuchungen steuern. Mit der Schlüsselung im Belegfeld 2 werden Standardschlüsselungen aufgehoben. Bei Zahlungsvorgängen haben Sie die Möglichkeit, im „Belegfeld 2“ neben (oder statt) der Rechnungsnummer die jeweilige Belegnummer anzugeben, z. B. Kassenbuchseite, Bankkontoauszugsnummer etc.
    Diese Belegnummer wird später in der Offene-Posten-Liste bzw. im Offene-Posten-Konto gedruckt und erleichtert die Abstimmung oder Korrektur. Ein Zahlungsvorgang liegt für das Programm dann vor, wenn ein Personenkonto und