Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

einzuhalten:
Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichnet werden.
In angemessenen Abständen sind die offenen Posten abzustimmen – je nach Umfang jeden Monat bzw. jedes Quartal. Den Zeitpunkt und das Ergebnis halten Sie schriftlich fest.
Die Akten mit den Nummern- und Namenskopien sowie eventuellen Additionsstreifen sind – da sie „Grundbüchern“ der Buchhaltung entsprechen – im Gegensatz zu einfachen Belegen 10 Jahre lang aufzubewahren.
    Praxis-Tipp: Konten regelmäßig abstimmen
    Die Summe der offenen Posten in der Namensakte entspricht dem Saldo des Debitoren- bzw. Kreditorensachkontos. Je nach Umfang der Buchhaltung sollten Sie zumindest einmal pro Quartal die Konten abstimmen, nicht nur im Hinblick auf die Erfordernisse der Finanzverwaltung, sondern in eigenem Interesse.
    Verzicht auf Kontokorrentbuchhaltung
    Es ist nicht immer sinnvoll, Personenkonten oder Belegbuchhaltungen zu führen, nur um ausstehende Rechnungen überwachen zu können. Oftmals lässt sich die Anzahl der Kunden, Aufträge oder Forderungen leicht überschauen. Bei Sollversteuerung (USt-Regelversteuerung nach vereinbarten Entgelten) hat sich deshalb auch das im Folgenden beschriebene vereinfachte Verfahren ohne Kundenkonten bei Kundenforderungen in der Praxis durchgesetzt. Beachten Sie jedoch, dass diese einfache Lösung dann nicht mehr zulässig ist, wenn die Übersicht verloren geht und – was im Falle einer Betriebsprüfung schwerer wiegt – eine vollständige Besteuerung der Umsätze nicht mehr gewährleistet scheint.
Während des Monats sind sämtliche Zahlungseingänge aus Kundenrechnungen als Umsatzerlöse steuerpflichtig zu erfassen. Hier verhält man sich so, als ob nur die vereinnahmten Erlöse zu versteuern sind.
Am Ende eines Monats sind sämtliche ausstehenden Forderungen zu addieren und in einer Summe als vereinbarter Erlös steuerpflichtig einzubuchen.
Die Vormonatsforderungen sind am Monatsende in einer Summe auszubuchen , damit Altforderungen nicht mehrfach versteuert werden.
    Praxis-Beispiel: So buchen Sie richtig
    Die ausstehenden Forderungen belaufen sich Ende August auf brutto 35.700 EUR. Am Vormonatsende betrugen sie 23.800 EUR.
    Forderungen aus L+L
35.700 EUR
an Umsatzerlöse und USt
35.700 EUR
    Umsatzerlöse und USt
23.800 EUR
an Forderungen aus L+L
23.800 EUR
    Unabhängig davon sind sämtliche bezahlten Rechnungen im Monat als steuerpflichtige Erlöse einzubuchen.
    Mit diesem Rechentrick sparen Sie sich die Mühe, Ihre Umsätze doppelt als Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge zu erfassen und beides miteinander abstimmen zu müssen. Dennoch ist sichergestellt, dass in der Umsatzsteuervoranmeldung sämtliche Umsätze erscheinen, auch die noch nicht vereinnahmten. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn alle Ausgangsrechnungen steuerpflichtige Umsätze ausweisen. Gibt es dagegen auch steuerfreie Umsätze, ist dieses vereinfachte Verfahren nicht mehr möglich.
    Auch bei den Lieferantenrechnungen muss nicht immer die Alternative lauten: eine vollständige Kontokorrentbuchhaltung oder Erfassung der Verbindlichkeiten nur gegen Jahresende. Hier ist die im Folgenden beschriebene Praktikerlösung möglich :
    Ihnen steht der Vorsteuerabzug schon bei Rechnungseingang zu, nicht erst bei Zahlung, falls die Leistung bereits an Sie ausgeführt wurde. Sofern danach größere Vorsteuerbeträge vorhanden sind, Sie aber andererseits im Hinblick auf eine zu erwartende Umsatzsteuervereinnahmung eines Soll-Versteuerers mit einer Umsatzsteuerzahlung zu rechnen haben, lohnt es sich, ausstehende Lieferantenrechnungen auf einem einzigen Sammelkonto zu erfassen: Dies wirkt sich positiv auf die Liquidität aus!
    Hierdurch lassen sich zum Zwecke des Vorsteuerabzugs einzelne große Lieferantenrechnungen per Monatsende einbuchen . Vermerken Sie dann auf dem Original die besondere Erfassung und legen Sie wenn möglich bei Zahlung eine Kopie ab . Die Kopien ausstehender Rechnungen sind auf einem Heftrücken in einem Belegordner in jeder neuen Monatsbuchhaltung von den übrigen Belegen zu trennen . Dadurch lassen sich doppelte Vorsteuerabzüge vermeiden und scheinbar offene Rechnungen leichter nachprüfen.
    Praxis-Beispiel: So buchen Sie richtig
    Ende Juli lassen sich die Summen der zehn größten offenen Lieferantenrechnungen zu insgesamt 100.000 EUR aufaddieren. Es handelt sich ausschließlich um Wareneingänge zu 19 % USt.
    Wareneinkauf und Vorsteuer
100.000 EUR
an Verbindlichkeiten aus L+L
100.000