Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

ein Geldkonto in einem Buchungssatz enthalten sind. Nur bei einem Zahlungsvorgang wird die Belegnummer in die Spalte „Belegnummer“ des Offene-Posten-Ausdrucks übernommen.
    Auswertungen
    Es besteht die Möglichkeit, eine sogenannte „Offene-Posten-Liste“ (OP-Liste) zu drucken, in der sämtliche offenen Posten aus dem Bereich der Personenkonten aufgeführt sind. So erhalten Sie einen Überblick über sämtliche ausstehenden Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten. Es handelt sich dabei um eine klassische Auswertung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
    Auf einer OP-Liste finden Sie demzufolge alle einzelnen Debitoren- bzw. Kreditorenposten, also jede offene Buchung. Der Endsaldo der OP-Liste muss sowohl identisch mit der Saldenliste als auch mit dem Saldo des jeweiligen Sammelkontos sein. Die Offene-Posten-Verwaltung ist in fast allen Fibu-Programmen integriert und ist besonders beim Buchen im laufenden Tagesgeschäft sehr hilfreich.
    Die Verwaltung der offenen Posten bedeutet einen Zusatzaufwand, der sich aber im Hinblick auf die Auswertungsmöglichkeiten rechnet. So ermöglichen manche Fibu-Programme die Analyse über verschiedene Eingabekriterien wie z. B. das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummern oder die Höhe des offenen Postens.
    Zusätzlich zu einer OP-Liste können in der Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) umfangreiche Analysen erzeugt werden. So lassen sich z. B. die offenen Forderungen bequem nach Alter oder der Höhe nach selektieren. Ebenso kann z. B. eine OP-Liste der Lieferantenverbindlichkeiten, die älter als 30 Tage sind, ausgedruckt werden.
    Für das Forderungsmanagement sind diese EDV-Auswertungen nicht nur sehr hilfreich, sondern geradezu unerlässlich. So kann über die OP-Verwaltung z. B. eine Außenstandsliste gedruckt werden, die alle einzelnen Forderungen beinhaltet, die älter als 3, 4 oder auch mehr Monate sind.
    Das regelmäßige Bearbeiten einer solchen Liste, die nach einem immer wiederkehrenden Schema (z. B. wöchentlicher Druck der Forderungen, die älter als 30 Tage sind) ausgedruckt werden soll, wird dabei zur Routine.
    Mit den Zahlen aus der Offene-Posten-Buchhaltung können Sie die kurz- und mittelfristige Finanzierung bzw. Verfügbarkeit liquider Mittel Ihres Unternehmens planen (siehe Kapitel „Forderungs- und Liquiditätsmanagement“):
Eine Offene-Posten-Liste gibt den Überblick über sämtliche ausstehenden Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten.
Eine Fälligkeitsliste zeigt die zu einem gewählten Stichtag fälligen Zahlungen.
Sie können das Kontokorrent abrufen, um Geschäftsumfang und Zahlungsverhalten eines jeden Geschäftspartners zu sehen. Dies kann zur Einstufung des Geschäftspartners (ABC-Analyse) wichtig sein.
Im Mahnwesen sortiert das Programm auf Vorschlagslisten alle Geschäftspartner mit fälligen Rechnungen entsprechend den Mahnstufen (0 für die freundliche Übersendung eines Kontoauszugs mit einer Zahlungserinnerung bis zur Mahnstufe 3, in der ein gerichtliches Mahnverfahren angedroht wird). Aus der jeweiligen Liste streichen Sie die nicht anzumahnenden Kunden. Nach den Vorgaben in den Stammdaten erstellt das Programm daraufhin Serien-Mahnschreiben der einzelnen Mahnstufen, indem es individuell die Adresse der Kunden und die fälligen Posten einsteuert.
    Ausziffern
    Beim automatischen Ausziffern werden vom Programm Rechnungen mit zugehörigen Zahlungen ausgeglichen.
    Ausgeglichene offene Posten erscheinen bei entsprechender Filterung nicht mehr im Kontokorrent, was die Lesbarkeit des Kontos sehr erleichtert:
Nur noch die tatsächlich offenen Rechnungen sind sichtbar und werden auch angemahnt.
Sind Rechnungsbetrag und Zahlung gleich hoch, so erfolgt der automatische Ausgleich problemlos. Bei mehreren gleich hohen Rechnungen wird die älteste Forderung ausgeglichen.
Bei Differenzen zwischen Rechnung und Zahlung prüft das System, ob zulässiges Skonto abgezogen wurde. Wird der festgelegte Kleindifferenzbetrag nicht überschritten, so erfolgt ebenfalls der Ausgleich. Die Kleindifferenz wird automatisch als Erlösschmälerung bzw. Nachlass ausgebucht.
Treffen mehrere offene Posten auf mehrere Teilzahlungen, so können intelligente Offene-Posten-Programme nur anhand der Rechnungs-/Belegnummer und im Zuge des Saldo-Null-Ausgleichs ausziffern. Soweit die Zahlungen reichen, werden die ältesten Rechnungen ausgeglichen.
    Praxis-Tipp: Ausziffern
    Es ist sinnvoll, wenn das Programm beim Ausziffern Buchungssätze formuliert