Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

überschreiben, korrigieren oder löschen können, sofern noch keine Verarbeitung bzw. Festschreibung erfolgt ist. Dialogbuchungen können Sie bei notwendigen Korrekturen dagegen nur stornieren.
    Eine „Programmverbindung im Dialog“ zur Offenen-Posten-Buchhaltung hilft Ihnen bei der richtigen Zuordnung zu den Personenkonten. Hierbei buchen Sie direkt in das Journal, sodass alle Buchungen, anders als bei der Stapelverbuchung, sofort „festgeschrieben“ werden.
    Der Vorteil solcher Dialogbuchungen ist, dass Sie am Bildschirm den Kontoauszug des aktuellen Kunden bzw. Lieferanten direkt sehen, und zwar wahlweise mit allen Rechnungen oder nur den offenen Posten mit dem Kontensaldo. Die Buchung erfolgt dann aktuell, d. h., der verbuchte Betrag wird in die Buchungszeile eingelesen und dann der betreffende Debitor bzw. Kreditor „ausgebucht“.
    Offene Rechnungen können Sie anklicken und zum Ausgleich vorsehen, wobei der Buchungssatz mit Rechnungsbetrag und -nummer automatisch erstellt wird. Überschreiben Sie den offenen Betrag indem Sie ihn „anbuchen“, so wird eine Kleindifferenz entsprechend Ihren Vorgaben ausgebucht und ansonsten eine Teilzahlung angenommen.
    Vor- und nachgelagert zur Buchungseingabe per Hand gibt es weitere Möglichkeiten zur Automatisierung :
Das Fakturierungsprogramm stellt gegebenenfalls direkt Buchungssätze für die Ausgangsrechnungen her.
Aus den Buchungssätzen können im Zahlungsverkehr zum Ausgleich für Kundenforderungen automatische Lastschriftsätze zum Einzug erstellt werden, für Lieferantenverbindlichkeiten Schecks gedruckt oder Überweisungen zur Vornahme der Zahlung gefertigt werden.
Eine weitere Arbeitserleichterung ergibt sich durch das Einlesen von elektronischen Bankauszügen . Hier analysiert das Programm den im Kontoauszug angegebenen Verwendungszweck anhand der Rechnungs- bzw. Beleg- und Kundennummer und schlägt automatisch den Ausgleich der Offenen Posten in der Nebenbuchhaltung vor. Dabei werden Buchungssätze als Buchungsvorschläge vorformuliert, die dann nur noch bestätigt bzw. übernommen werden müssen.
    Nachfolgend sehen Sie das Beispiel einer Buchungszeile aus dem Programm „Kanzlei-Rechnungswesen“ mit anschließenden Erläuterungen . Der Buchungszeile liegt das DATEV - System zugrunde.
    Buchungszeile aus dem Programm „Kanzlei-Rechnungswesen“
    Die einzelnen Bezeichnungen in der Grafik oben haben folgende Bedeutung:
WKZ: Währungskennzeichen (in der Regel ist dies der Euro). Hier legen Sie die Belegwährung fest.
Umsatz: Eingabe des steuerlichen Brutto-Betrages (inkl. Umsatzsteuer). Der Betrag muss mit Soll oder Haben ausgelöst werden (Taste „Enter“ = Soll; Taste „+“ im Ziffernblock = Haben). Damit legen Sie fest, ob das Konto im Feld „Konto“ das Soll- oder das Haben-Konto ist.
BU: Sie können in der Buchungszeile im Feld „BU Gegenkonto“ einen Steuer- bzw. Berichtigungsschlüssel (BU-Schlüssel) eingeben.
Gegenkonto: Eingabe der Kontonummer des Gegenkontos.
Belegfeld 1: Dieses Feld dient zur Eingabe der Beleg- oder Rechnungsnummer (maximal 12-stellig, alphanumerisch mit Sonderzeichen). Die Rechnungsnummer ist in der Offene-Posten-Buchführung (OPOS) das Kriterium zum Ausgleich der offenen Posten. Standardmäßig wird der Inhalt dieses Feldes automatisch in die nächste Buchungszeile übernommen (Schleppfeldfunktion). Falls dies nicht gewünscht ist, geben Sie eine 0 (Null) ein.
Datum: Eingabe des Belegdatums in Tag und Monat (3- bzw. 4-stellig, ohne Punkt). Es ist keine Jahresangabe erforderlich, da das Jahr durch die Daten des Vorlaufs bestimmt ist. Standardmäßig wird der Inhalt dieses Feldes automatisch in die nächste Buchungszeile übernommen (Schleppfeldfunktion).
Konto: Kontonummer (Soll- oder Haben-Konto abhängig vom Verlassen des Umsatz-Feldes). Wie das Belegfeld 1 besitzt auch dieses Feld standardmäßig eine Schleppfunktion, die Sie effizient nutzen können.
Skonto: Bei Zahlungen mit Abzug von Skonto wird hier der Skontobetrag (brutto) eingegeben (das ist nur für Buchhaltungen mit Kontokorrent, also für die hier behandelte OPOS-Verbuchung, relevant).
    Im DATEV- OPOS-Programm wird eine Zahlung einem offenen Posten zugeordnet, wenn die entsprechende Rechnungsnummer (Belegfeld 1) angegeben ist. Üblicherweise werden durch eine Zahlung mehrere Rechnungen beglichen. In diesem Falle haben Sie im OPOS-Programm die Möglichkeit, den Rechnungsausgleich automatisiert bei Sammelzahlung en für Debitoren und Kreditoren