Dem Leben Richtung geben

amerikanische Präsident Eisenhower pflegte seine Aufgaben in vier Quadranten einzuteilen:
Aufgaben, die wichtig und dringlich sind (Quadrant 1).
Aufgaben, die wichtig sind (Quadrant 2).
Aufgaben, die dringlich sind (Quadrant 3).
Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind (Quadrant 4).
    Schätzen Sie sich selbst ein: Wie viel Prozent Ihrer Zeit verbringen Sie in welchem Quadranten? Wenn Sie möchten, können Sie gleich Ihre Idealverteilung ergänzen. Wir haben unten nochmals typische Tätigkeiten aus den jeweiligen Bereichen aufgelistet, um Ihnen das Zuordnen zu erleichtern.
    Je mehr Sie im Dringlichkeitsbereich tätig sind, desto höher ist Ihr Adrenalinspiegel. Dies ist meistens verbunden mit Hektik, Stress, Lösungen in der letzten Minute. Einige Zeit lässt sich so etwas durchhalten, aber auf lange Sicht gesehen hält es kein Mensch aus. Wir haben Ihnen auch zusammengetragen, was typischerweise geschieht, wenn Sie viel Zeit in einem der Quadranten verbringen.
    Das Wichtige vom Dringenden unterscheiden
    Es ist erstaunlich, was an positiven Dingen passiert, wenn man sich Zeit für Quadrant-2-Tätigkeiten nimmt. Typischerweise investieren Führungskräfte 10 bis 30 Prozent ihrer Zeit in diesen Quadranten. Völlig klar: Wenn Sie die anderen drei Quadranten nur um wenige Prozentpunkte reduzieren und diese dafür in Quadrant 2 investieren, verändert sich Ihr Leben dramatisch!
    Mir sind zwei Manager bekannt, der eine hektisch, schlecht gelaunt, immer unter Strom. Eigentlich lebt er am Rande eines Burnout; er braucht regelmäßig Psychopharmaka. Sein Leben ist wie ein Feuerwehreinsatz. Ständig scheint es um Leben oder Tod zu gehen. Er arbeitet Tag und Nacht. Seine Ehe existiert nur noch auf dem Papier.
    Sein Kollege, gleiche Branche, gleiches Alter, gleiche Mitarbeiterzahl, gleiches Produkt, arbeitet im Schnitt 50 Stunden pro Woche. Aber er wirkt ruhig, ausgeglichen, überlegt und konzentriert, |188| er hat noch den Blick für das Kleine, die neue Frisur der Mitarbeiterin, Zeit für ein kurzes Schwätzchen mit dem Nachbarn.
    Selbstmanagement-Matrix: typische Tätigkeiten
    Wenn man beide kennen lernt, merkt man, der Letztere ist oft und hoch konzentriert in Quadrant 2 tätig. Er plant viel und intensiv und hat mit einer langfristigen Perspektive seine Mitarbeiter aufgebaut, während der andere diese aus Zeitdruck meist zu Befehlsempfängern degradiert.
    Jede wichtige Aufgabe, die Sie nicht erledigen, wird zu einer Aufgabe, die »dringend und wichtig« ist (Quadrant-1-Aufgabe). Ein wichtiger Mitarbeiter, der nicht die notwendige Aufmerksamkeit bekommt, verlässt die Firma wieder. Gleichzeitig entsteht ein weiteres, wichtiges Problem, nämlich die Regelung seiner Nachfolge.
    Quadrant-2-Aktivitäten haben eines gemeinsam: Wenn man sich |189| ihnen nicht widmet, passiert zunächst nichts. Das ist tückisch. Sie achten nicht auf Ernährung oder körperliche Fitness? Deswegen fallen Sie nicht gleich tot um. Doch langfristig werden Sie häufiger krank, sind weniger belastbar und so weiter. Sie planen nicht Ihren nächsten Karriereschritt? Sie werden vermutlich weiterhin viel zu tun haben und sich höchstens wundern, dass Nachwuchskräfte in immer kürzerer Zeit an Ihnen vorbeiziehen. Karriereplanung ist prinzipiell nicht dringend – kann aber ungeheuer wichtig sein.
    Selbstmanagement-Matrix: Ergebnisse
    Ordnen Sie zunächst Ihre Aufgaben den entsprechenden Quadranten zu. Aufgaben, die wichtig und dringend sind, sind die so genannten Quadrant-1-Aufgaben und haben höchste Priorität. Sie sollten diese Aufgaben sofort und selbst erledigen.
    Für Quadrant-2-Aufgaben sollten Sie regelmäßig viel Zeit einplanen |190| . Dies beugt massivem Stress vor. Entwerfen Sie beispielsweise ein System, mit dem Sie Ihre Finanzen im Blick behalten, bevor die Bank Ihnen einen Sanierungsplan auferlegen muss, oder arbeiten Sie immer donnerstags in Ihrem Home-Office, um abgeschirmt von der Hektik des Alltags konzentriert die wichtigsten Dinge anzugehen. Für wiederkehrende Aufgaben ist ein Jahres-Trainingsplan eine große Hilfe.
    Quadrant-3-Aufgaben, die nur dringlich sind, sollten Sie möglichst delegieren, wenn nicht sogar vermeiden. Schaffen Sie sich beispielsweise regelmäßig ungestörte Stunden, indem Sie für eine begrenzte Zeit alle Telefonate Ihrem Anrufbeantworter überlassen.
    Im Internet bummeln, Werbegeschenke auswählen, Kataloge, interessante Fachmagazine durchblättern – diese typischen Quadrant-4-Aufgaben üben keinen Druck