Die 4-Stunden-Woche – Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben

Spam-Aufkommen oder jemandem außerhalb der Firma die Schuld zuzuschieben.
    Hier ist eine einfache Textvorlage, die Sie benutzen können:
    Liebe Freunde [oder: Sehr geehrte Kollegen],
    wegen hoher Arbeitsbelastung beantworte ich meine Mails derzeit nur zweimal täglich, nämlich um 12 und um 16 Uhr.
    In Notfällen, die nicht bis 12 bzw. 16 Uhr warten können (bitte nur, wenn es wirklich dringend ist), kontaktieren Sie mich telefonisch unter 555–555–5555.
    Ich bitte um Verständnis für diese Maßnahme, die effizienteres und effektiveres Arbeiten gewährleistet. Meine erhöhte Produktivität kommt auch Ihnen zugute.
    Mit freundlichen Grüßen
    Tim Ferriss
    So bald wie möglich sollten Sie Ihre Mails nur noch einmal täglich bearbeiten. Notfälle sind selten echte Notfälle. Die meisten Menschen sind einfach nicht in der Lage, den Ernst einer Situation einzuschätzen. Nebensächlichkeiten werden unnötig aufgeblasen, um Zeit zu füllen und sich wichtig zu fühlen. Wenn Sie die Autoreply-Funktion in beschriebener Weise nutzen, mindert das die kollektive Effektivität nicht im Geringsten. Im Gegenteil, es zwingt Ihre Kollegen und Geschäftspartner, sich zu fragen, ob es wirklich einen Grund gibt, Sie zu unterbrechen, und sorgt dafür, dass sinnlose und zeitaufwändige Kontaktaufnahmen auf ein Minimum reduziert werden.
    Anfangs hatte ich große Angst, wichtige Anfragen zu verpassen und eine Katastrophe heraufzubeschwören – möglicherweise geht es Ihnen genauso, während Sie diese Zeilen lesen. Aber nichts geschah. Probieren Sie es einfach aus und arbeiten Sie an den Feinheiten, wo sich Nachbesserungsbedarf zeigt.
    Ich verwende sogar eine sehr extreme Autoreply-Mail, die allerdings noch nie eine Beschwerde zur Folge hatte und die mir erlaubt, nur einmal pro Woche meine E-Mails zu beantworten. Schicken Sie einfach eine Mail an [email protected] , dann können Sie sich selbst ein Bild machen. Ich habe den Text drei Jahre lang immer wieder überarbeitet, bis ich die gegenwärtige Formulierung gefunden habe. Mittlerweile funktioniert sie wunderbar.
    Der zweite Schritt besteht nun darin, auch die hereinkommenden Telefonanrufe vorzusortieren und die Telefonate nach draußen zu begrenzen.
    Nutzen Sie, wenn möglich, zwei Telefonnummern – einen Festanschluss im Büro (für die weniger dringenden Anrufe) und ein Handy (für Dringendes). Das funktioniert natürlich auch mit zwei Handys oder mit einer Internettelefonnummer, die alle nicht dringenden Anrufe auf ein Voicemail-System umleitet ( www.skype.de , zum Beispiel).
    Nennen Sie die Handynummer in Ihrer Autoreply-Mail und nehmen Sie diese Anrufe immer an, außer wenn es sich um einen unidentifizierten Anrufer oder einen Anruf handelt, den Sie nicht annehmen möchten. Lassen Sie im Zweifelsfall den Anrufer auf Ihre Mailbox sprechen, hören Sie ihn sofort im Anschluss ab und entscheiden Sie dann, wie wichtig die Sache ist. Wenn es warten kann, lassen Sie es warten. Die Unterbrecher müssen lernen, zu warten.
    Das Bürotelefon sollte stummgeschaltet sein, damit alle Anrufe auf den Anrufbeantworter laufen. Der Ansagetext dürfte Ihnen bekannt vorkommen:
    Guten Tag. Sie sind mit dem Anschluss von Tim Ferriss verbunden.
    Ich höre den Anrufbeantworter zweimal täglich ab, um 12 und um 16 Uhr, und rufe Sie dann zurück, wenn Sie mir eine Nachricht hinterlassen. Bitte geben Sie auch Ihre E-Mail-Adresse an, weil die Antwort auf diesem Weg meist schneller geht. In wirklich dringenden Fällen, die nicht bis 12 bzw. 16 Uhr warten können, rufen Sie mich bitte auf meinem Handy unter 666–666–6666 an.
    So kann ich produktiver arbeiten, was auch Ihnen zugute kommt. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.
    Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.
    Wenn jemand Sie auf dem Handy anruft, dann ist es vermutlich dringend, und der Grund des Anrufs sollte dann auch im Vordergrund stehen. Andernfalls sollten Sie dem Anrufer nicht erlauben, Ihre Zeit in Anspruch zu nehmen. Es beginnt schon mit der Anrede. Vergleichen Sie diese beiden Beispiele:
    Jane (Angerufene): Hallo?
    John (Anrufer): Hallo, Jane, sind Sie das?
    Jane : Ja, am Apparat.
    John : Hallo Jane, hier ist John.
    Jane : Oh, hallo John. Was gibt es?
    John wird nun abschweifen und Jane in ein Gespräch über Nichtigkeiten verwickeln. Das Gespräch kann sich hinziehen, bevor sie endlich herausfindet, was der Grund seines Anrufs war. Besser ist das folgende Vorgehen:
    Jane : Jane am Apparat.
    John : Hallo, hier spricht John.
    Jane :