Die 4-Stunden-Woche – Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben

Anliegen knapp und präzise zu formulieren. Helfen Sie Ihrem Umfeld, diese Angewohnheit zu verinnerlichen.
    Wie die Begrüßung am Telefon, so sollte auch Ihre Kommunikation per E-Mail so optimiert sein, dass Sie überflüssiges Hin- und Hermailen verhindern. So sollte zum Beispiel eine Frage wie »Können wir uns um 16 Uhr treffen?« besser lauten: »Können wir uns um 16 Uhr treffen? Wenn ja, dann … Wenn nicht, nennen Sie mir bitte drei andere Termine, die Ihnen besser passen.« Diese »Wenn … dann«-Struktur wird umso wichtiger, je seltener Sie Ihre Mails abrufen. Da ich nur einmal pro Woche meine E-Mails bearbeite, ist es von großer Wichtigkeit, dass niemand in den sieben Tagen, nachdem ich ihm eine E-Mail geschickt habe, eine »Was ist, wenn …?«-Antwort oder andere Informationen von mir erwartet. Wenn ich zum Beispiel den Verdacht habe, dass eine Warenbestellung nicht im Versand angekommen ist, dann schicke ich meiner Versandleiterin eine Mail etwa mit folgendem Wortlaut:
    Liebe Susan,
    ist die neue Warenbestellung eingetroffen? Wenn ja, dann sagen Sie mir bitte, ob … Wenn nicht, dann kontaktieren Sie bitte Max Mustermann unter 555–5555 oder per E-Mail unter [email protected] (er ist auf cc gesetzt) und fragen Sie nach dem Lieferdatum und dem Stand der Lieferung. John, wenn es irgendwelche Probleme mit der Lieferung gibt, sprechen Sie sich bitte mit Susan ab, die unter 555–4444 erreichbar ist und die bis zu einem Warenwert von 500 Dollar für mich entscheiden kann. In Notfällen können Sie beide mich auf meinem Handy erreichen, aber ich vertraue Ihrem Urteil. Vielen Dank.
    Eine solche Mail beantwortet eventuelle Rückfragen im Vo-raus, verhindert, dass zwei Dialoge parallel geführt werden müssen, und sorgt dafür, dass Probleme auch ohne mich gelöst werden können. Gewöhnen Sie sich an, wenn Sie in einer E-Mail eine Frage stellen, immer automatisch zu überlegen, welche »Wenn … dann«-Abfolgen eingebaut werden sollten.
    Meetings sollten überhaupt nur stattfinden, um Entscheidungen zu treffen.
    Gewöhnen Sie sich Meetings ab, in denen ein Problem erst definiert werden muss. Das muss alles vorab geklärt sein, sonst verbringen Sie unnötig viel Zeit mit irrelevanten Themen. Wenn Ihnen jemand ein Treffen vorschlägt oder einen Telefongesprächstermin vereinbaren will, dann bitten Sie darum, dass er Ihnen eine E-Mail mit einer Agenda schickt, welche Punkte er besprechen möchte:
    Das hört sich praktikabel an. Können Sie mir bitte eine Mail mit einer Agenda schicken, damit ich mich vorbereiten kann? Also die Themen und Fragen, die wir klären müssen? Das wäre großartig. Vielen Dank im Voraus.
    Geben Sie Ihrem Gegenüber keine Chance, sich zu drücken. Die Äußerung »Vielen Dank im Voraus« sorgt in den meisten Fällen dafür, dass Sie umgehend eine Antwort erhalten.
    Das Medium E-Mail zwingt die Leute, das gewünschte Ergebnis eines Meetings oder einer Telefonkonferenz schriftlich festzuhalten. In neun von zehn Fällen ist das Meeting unnötig und Sie können die Fragen, wenn sie erst einmal formuliert sind, per Mail beantworten. Zwingen Sie anderen diese Vorgehensweise auf. In den mehr als fünf Jahren seit der Gründung meines Unternehmens hatte ich kein einziges persönliches Meeting und weniger als ein Dutzend Telefonkonferenzen, von denen keine länger als 30 Minuten dauerte.
    Legen Sie vorab die Dauer von Meetings fest.
    Halten Sie das Meeting kurz und lassen Sie keine Open-End-Diskussionen zu, wenn Sie die ganze Veranstaltung schon nicht haben verhindern können. Wenn die Fragen klar umrissen sind, dann sollte es nicht länger als 30 Minuten dauern, eine Entscheidung zu fällen. Führen Sie anderweitige Verpflichtungen an (ungerade Zeiten wirken dabei glaubwürdiger – also zum Beispiel 15:20 und nicht 15:30 Uhr) und zwingen Sie die Leute, auf den Punkt zu kommen, anstatt Smalltalk zu machen, sich gegenseitig zu bemitleiden oder abzuschweifen. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen müssen, das länger dauern soll oder kein festgelegtes Ende hat, dann teilen Sie dem Organisator mit, dass Sie Ihren Teil gern am Anfang abhandeln möchten, weil Sie in 15 Minuten einen anderen Termin haben. Wenn es sein muss, erfinden Sie einen wichtigen Anruf. Machen Sie sich vom Acker und lassen Sie sich später von jemand anderem über die Ergebnisse informieren.
    Eine weitere Möglichkeit ist, ganz offen zu sagen, wie unnötig dieses Meeting Ihrer Meinung nach ist. Wenn Sie sich für diesen Weg