Die Büro-Alltags-Bibel

Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag neue Prioritäten zu setzen.
Die PIDEWaWa-Methode steht für: P ositiv, I st-Zustand, D etail liert , E rreichbar, Wa nn, Wa rum und wurde von der Zeitmanagement-Autorin Cordula Nussbaum erfunden. Sie bedeutet eigentlich nichts anderes als seine Ziele positiv, im Präsens und konkret zu formulieren, damit man motiviert bleibt und sofort beginnen kann. Entscheidend ist dabei: Die Ziele müssenerreichbar, sprich realistisch sein. Man sollte sich dafür einen Zeitrahmen setzen (bis wann?) und auch begründen können, was einem daran so wichtig ist (warum?).
Die SMAR T-Methode soll beim Formulieren von Zielen helfen und steht für: Ziele so s pezifisch wie möglich beschreiben, sich dabei an m essbaren Fakten orientieren, a ktionsorientiert denken – heißt: so, dass man auch Lust hat, das umzusetzen – und schließlich ebenso r ealistisch wie t ermingerecht zu planen, also etwa: Bis Ende des Jahres will ich zehn Prozent mehr verdienen.
Edwards Gesetz wiederum ist gar keine Methode, sondern besagt nur, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Oder einfacher ausgedrückt: Je näher die Deadline rückt, desto mehr klotzt man ran. Auch eine Art, seine Dinge geregelt zu kriegen.
    Sie merken schon, bei alldem ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität dabei. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTE M-Methode nennen. Besser wird sie dadurch aber nicht.
    To-do-Listen und ihre Alternativen
    »Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt«, schrieb der Historiker Thomas Carlyle. Das klingt gut, aktiv und ist vermutlich auch das, was sich viele Bürokräfte jeden Morgen vornehmen. Es setzt aber voraus, dass man tatsächlich den sprichwörtlichen Durch- oder Überblick hat. Genau dafür hat sich irgendwann einmal ein schlauer Mensch die sogenannte To-do-Liste ausgedacht. Dabei macht man im Grunde nichts anderes, als zunächst alle Aufgaben, die an diesem Tag anstehen, aufzuschreiben, diese anschließend nach Wichtigkeit zu ordnen und daraus eine neue Liste zu erstellen mit dem wichtigsten und dringendsten Punkt auf Platz 1 und so weiter. So sieht man dann schnell, was man schaffen muss(und kann) und vermeidet gleichzeitig Überlastung oder Unterforderung. Also eigentlich ganz einfach?
    Auf den ersten Blick. Auf den zweiten steckt mehr drin. Der Nutzen solcher Listen besteht nämlich nicht nur darin, sich einen Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen, das ist trivial, sondern auch über jene Arbeiten, die bereits erledigt wurden. Todo-Listen sind beides: Plan und Erfolgskontrolle. Leider läuft es in der Praxis aber ganz anders. Derlei Punkt-für-Punkt-Programme werden oft nur sporadisch eingesetzt. Die Leute sehen vor sich das Chaos und einen riesigen Aufgabenberg und beginnen sofort, eine Liste zu schreiben. Die arbeiten sie dann Schritt für Schritt ab und fühlen sich kurzfristig enorm produktiv. Das sind sie auch, keine Frage. Aber danach sind sie es nicht mehr: Mit dem letzten Häkchen kehren sie zu ihren alten Gewohnheiten zurück – bis das nächste Chaos kommt. Das ist ineffektiv.
    Egal, was Neurologen über einen brillanten Geist und dessen Einfluss auf den Erfolg wissen – Selbstdisziplin ist wichtiger. So untersuchten die Psychologen Angela Duckworth und Martin Seligman von der Universität von Pennsylvania die Lebensläufe von 164 Studenten und stellten dabei fest: Die Selbstdisziplin entschied mehr als doppelt so stark über deren Erfolg wie deren Intelligenz.
    Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist nicht das Führen einer To-do-Liste selbst. Es ist vielmehr die Gewohnheit, solche Listen regelmäßig zu nutzen. Vor allem wenn man Probleme damit hat, seine Tagesaufgaben zu überblicken und zu erledigen. Entsprechend vielseitig können Sie Ihre To-do-Liste gestalten: Die simpelste Form ist die bereits oben beschriebene Tabelle mit nur einer Spalte: erstens, zweitens, drittens … Solche Listen können auch komplexer werden, wenn Sie zu den Aufgaben noch den geschätzten