Die Büro-Alltags-Bibel

To-do-Listen oder Mindmaps können ein wunderbares Training sein, Tage, Wochen und Monate besser zu strukturieren, um eines Tages keine Listen oder Karten mehr zu brauchen. Sie sind ein Mittel, nicht der Zweck. Damit Sie von solchen Plänen dauerhaft profitieren, sollten Sie diese zu einer gedanklichen Routine werden lassen. Dabei hat es sich bewährt, sich die Listen und Maps regelmäßig vor Augen zu führen. Etwain Form eines Notizblocks oder Organizers, den Sie ständig bei sich tragen. Anstelle eines Tischkalenders. Oder indem Sie Kopien dorthin hängen, wo sie Ihnen immer wieder begegnen: am Kühlschrank, neben dem Monitor, auf Ihrem Schreibtisch als Unterlage, auf der Innentür der Toilette (das aber bitte nur zu Hause). Sie können Ihre Pläne auch online notieren und zu Ihrer Browser-Startseite machen oder als Bildschirmschoner einrichten. Alternativen gibt es viele. Hauptsache, Sie verinnerlichen das Prinzip und nutzen es kontinuierlich.
    Das Problem des Prokrastinierens
    All diese Planungsinstrumente haben die Eigenschaft, den Dingen den Nachdruck des Beschlossenen zu verleihen. Kritiker warnen jedoch, dass dies ebenso gut eine Illusion sein kann und sprechen von einer
planning fallacy
, dem Planungstrugschluss. Demnach sitzen die Menschen beim Planen von Projekten regelmäßig denselben Denkfehlern auf: Zuerst unterschätzen sie die benötigte Zeit, die Kosten und Risiken – nicht zuletzt, weil sie glauben, in Zukunft werde alles besser sein, sobald das Chaos geordnet ist. Zum Zweiten unterstellen sie sich in dieser Utopie ein künftig besseres Organisationstalent. Kurzum: Sie schmieden wunderbare Tagespläne, malen perfekte Gedankenkarten, weisen Projekten die richtige Priorität zu – und kommen trotzdem nicht zu Potte. Mal ganz konkret gefragt: Kommen Ihnen die folgenden Sätze bekannt vor?
    »Das hat noch Zeit.«
    »Erst mal einen Kaffee machen.«
    »Das bekomme ich heute eh nicht mehr fertig.«
    »Wo soll man denn da anfangen?«
    »Das Bürogeschirr müsste eigentlich mal wieder gespült werden.«
    Wenn Sie gleich an mehreren Stellen stumm genickt haben, sind Sie womöglich ein Aufschieber. Wer nur ab und an so denkt, muss sich freilich nicht sorgen. Jeder tut das irgendwann. Die Gründe? Trägheit, Verdruss, Unlust, null Bock, so was. Erst wenn die Aufschieberitis chronisch wird und jemand gewohnheitsmäßig Aufgaben vertagt, die eigentlich erledigt werden müssen, spricht man von Prokrastination. Das kann sich sogar zu einer regelrechtenKrankheit auswachsen. Bei Untersuchungen von Psychologen aus Deutschland und den USA kam heraus, dass weltweit fast jeder Fünfte von diesem Phänomen betroffen ist. Der U S-Psychologe Joe Ferrari von der DePaul-Universität in Chicago ist einer der führenden Forscher auf diesem Gebiet und sogar der Meinung, dass chronische Aufschieber nur durch eine Verhaltenstherapie geheilt werden können. Wobei Wissenschaftler zunächst zwei Typen unterscheiden:
Der Erregungsaufschieber. Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, nur so kreativ zu werden.
Der Vermeidungsaufschieber. Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.
    Egal, welcher Typ man selbst ist, das Kernproblem vieler Aufschieber ist häufig dasselbe: Sie tun sich schwer damit, sich lange auf eine Sache zu konzentrieren, Prioritäten zu setzen und leiden unter einem latent schlechten Gewissen, weil sie nicht schaffen, was sie sich vornehmen, was wiederum permanent an ihrem Selbstwertgefühl nagt. Also streben sie nach schnellen Erfolgserlebnissen. Bei zu großen Aufgaben liegen diese jedoch subjektiv zu weit entfernt, Folge: Die Prokrastinierer ziehen kurzfristige kleinere Aufgaben vor, wie aufräumen, abwaschen, beschäftigt aussehen. Die versprechen Instanterfolg. Und wer über zu viel Arbeit klagt, erntet außerdem meist noch Mitgefühl.
    In der Tat hat Aufschieben zuweilen Vorteile: Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich von alleine. Andere erledigen sich nach einiger Zeit leichter, weil man bis dahin bessere Informationen darüber hat. Und manche Entscheidungen stellen sich im Lauf der Zeit als gefährliche Irrtümer heraus. Gut also, dass man nichts zu deren Umsetzung unternommen hat! Langfristig aber sorgt Prokrastinieren für Frust. Dann beginnt ein Teufelskreis aus Aufschieben, Überforderungs- und