Die Büro-Alltags-Bibel

Zeitaufwand, die benötigten Mittel, Abgabetermine und dergleichen ergänzen. Genauso gut können Sie die jeweiligen Aufgaben in Teilschritte zerlegen und diese wie in einem wissenschaftlichen Aufsatz subsumieren: 1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1. Das hat den Vorteil, dass unüberwindlich scheinende Problemberge überwindbarer werden und sich (Teil-)Erfolgserlebnisse schneller einstellen. Es verlängert aber leider auch die Liste.
    Eine weitere Gestaltungsalternative ist, Ihre Aufstellungen nicht handschriftlich, sondern am PC oder gar im Internet zu verfassen,um sie so anschließend mit Kollegen abzustimmen und zu koordinieren.
Ta-da-List
(tadalist.com) zum Beispiel ist das derzeit einfachste Internet-Werkzeug dafür und die dort erstellten Listen können anderen zugänglich gemacht werden. Das schmucklose Programm ist allerdings eher etwas für Puristen.
Remember the milk
(rememberthemilk.com) ist da schon deutlich eleganter, und auch bei diesem Dienst können die To-do-Listen bequem mit anderen Nutzern verwaltet werden. Der Service erinnert zudem per E-Mail oder Instant Messenger an zu erledigende Aufgaben. Und
Voo2do
(voo2do.com) ist ein schönes Programm, mit dem man seine Listen per E-Mail ergänzen, publizieren und in verschiedene Formate übertragen kann. Bevor Sie sich jetzt gleich durchs Internet klicken, bedenken Sie aber: Jede Variante hat ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Computerbasierte Listen sind relativ zeitaufwendig und ohne Internetzugang bleiben sie unsichtbar, dafür lassen sie sich sauber umstellen, ergänzen und korrigieren. Handschriftliche Notizen dagegen haben einen hohen Merkeffekt, können aber schnell zur Zettelwirtschaft entarten. Letztlich sollten Sie damit ein wenig experimentieren, um herauszufinden, welches Medium Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt.
    Für den Fall, dass Ihnen diese Listen-Schreiberei so gar nicht behagt und Sie eher auf starke visuelle Reize reagieren, können Sie auch eine sogenannte Mindmap oder Gedankenlandkarte anfertigen. Der Engländer Tony Buzan entwickelte sie in den Siebzigerjahren, um die Synergieeffekte zwischen beiden Gehirnhälften besser zu nutzen. Im Gegensatz zu linearen To-do-Listen werden die Gedanken (und Aufgaben) hierbei bildhaft in einer Art Baumstruktur notiert. Das geht dann so:
Verwenden Sie ein unliniertes (!) Papier im Querformat. Der Trick ist, dass so die Dominanz der linken Hirnhälfte (hierarchische Struktur: oben/unten) egalisiert wird. Beginnen Sie Ihre Zeichnung deshalb auch nicht oben links, sondern in der Blattmitte – möglichst mit einem einprägsamen Symbolbild, etwa dem Motto des Tages.
Drumherum lassen Sie Ihre Aufgaben in alle Himmelsrichtungen ausstrahlen. Verbinden Sie diese Unterpunkte per Linienmit dem Zentralmotiv. Von diesen Hauptaufgaben zweigen weitere Unterkapitel (oder Teilschritte) ab, bis eine Art Baumkrone entsteht. Es ist wichtig, dass Sie dabei nur Schlagworte verwenden, keine Sätze. Falls Sie diese auch noch in Versalien schreiben, können Sie Ihr kreatives Rechtshirn zusätzlich kitzeln: Es nimmt diese dann nicht als Wort, sondern als Bild wahr.
Damit das Ganze übersichtlich bleibt, sollten Sie zusammenhängende Punkte Farbfamilien zuordnen. Pfeile, Symbole oder unterschiedlich dicke Linien (wichtig/unwichtig) geben der Karte zusätzliche Struktur.
    Gerade eher optisch orientierten Menschen hilft die bildhafte Darstellung, die Komplexität mancher Projekte zu reduzieren und sie in übersichtliche Teilaufgaben zu zerlegen. Sie offenbart aber auch Lücken im Plan: Wo gibt es zu viele Punkte? Was ist immer noch zu komplex?
    Eine hübsche Weiterentwicklung dieser Idee fand ich übrigens neulich im Internet: das
Chronotebook
. Dazu nehmen Sie sich ein unliniertes Notizbuch, etwa ein klassisches Moleskin, und malen in die Mitte der Seite einen kleinen Kreis. Beginnen Sie mit einer Doppelseite – links schreiben Sie in den Kreis »V« für Vormittag und rechts »N« für Nachmittag. Nun sortieren Sie Ihre Termine wie bei einer Uhr ringförmig (aber nach dem Prinzip einer Mindmap) um den jeweiligen Kreis. So sehen Sie sehr schnell Ihre wichtigen Termine und der Tagesverlauf bekommt eine völlig neue, nichtlineare Struktur.
    Denken Sie aber bitte daran: All das sind nur Werkzeuge – keine Zwangsjacken. Sie sollten Ihre Übersichten deshalb immer wieder hinterfragen, überarbeiten, neu sortieren. Deadlines und Prioritäten können sich verschieben, Teilschritte obsolet werden – und damit zugleich die Pläne.