Die Büro-Alltags-Bibel

Wir versuchen damit unsere Entscheidung zu begründen. Also etwa:
Ich kann dieses Stück Schokolade ruhig essen, denn heute Abend mache ich ja sowieso Sport.
Das Ganze basiert häufig auf dem psychologisch tief verwurzelten Bedürfnis, recht zu haben. Man könnte auch sagen: Wir neigen zum Selbstbetrug.
    Seien Sie sich dieser Wirkungen also bewusst, wenn Sie Ihre Prioritäten setzen oder Ihren Tag planen. Nicht selten spielen Ihnen dabei Ihre Vorlieben einen Streich, die der Verstand hernach auch noch rechtfertigt (»Das hat doch noch Zeit bis morgen …«). Und wo Sie schon einmal dabei sind: Ebenso essenziell für die Selbstorganisation ist, sich schon vorher zu überlegen, was man mit der gewonnenen Zeit anstellen will. Mehr Zeit zu haben, macht weder zufriedener noch haben Sie deswegen früher frei. Die Erfahrung lehrt vielmehr: Freunde, Chefs und Kollegen haben ein hoch entwickeltes Sensorium für Menschen mit Freizeit und nehmen ihnendiese gerne wieder weg, Motto: »Was, du bist schon fertig? Na, dann kannste ja gleich noch das hier erledigen …«
    Nun gibt es inzwischen gefühlte 15 Meter Ratgeber zum Thema Zeitmanagement mit – mehr oder weniger – hilfreichen Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten und Komponisten angeblich völlig neuer Managementtechniken. Ein paar Beispiele:
Die AB C-Methode etwa nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die dazu neigen, chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Einer Studie zufolge gehört nur eine Minderheit zu den Linkshirnern, dafür sind fast alle Kinder bis ins Teenageralter und rund 41 Prozent der Erwachsenen in Zentraleuropa eher Rechtshirner. Für sie gibt es die AB C-Methode : Sie steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Ist also eine ziemlich simple Sache –
AB C-Methode
klingt aber besser.
Die Eisenhower-Methode ist vermutlich der Ursprung der AB C-Methode . Sie geht auf den amerikanischen General und U S-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower empfahl damals, Aufgaben jeweils in zwei Kategorien zu unterteilen: Sind sie wichtig oder unwichtig, eilig oder nicht eilig? Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, empfahl er – wie in der Abbildung – ein Koordinatensystem für diese Kategorien anzulegen, in das die Aufgaben später eingetragen werden – wenn schon nicht physisch, dann wenigstens gedanklich. Der Quadrant rechts unten ist eigentlich nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das schon anders aus (unwichtigzwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben die Obliegenheiten oben links: eilig und wichtig. Also sofort erledigen! Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Prinzip zu verinnerlichen, sodass Sie es bald intuitiv anwenden können.
Die ALPE N-Methode ist so eine Art Tagesplan und steht für: A ufgaben aufschreiben, L änge einschätzen, P ufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), E ntschei dungen priorisieren und N achkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.
Das GT D-Prinzip wiederum steht für » G etting T hings D one« und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: